Одним из фундаментальных принципов трудового законодательства Российской Федерации является обязательное ведение трудовых книжек. Однако не все работодатели и сами сотрудники до конца понимают, на кого именно распространяется это правило. Ключевым критерием является продолжительность работы у конкретного работодателя.
Основное правило: свыше пяти дней
Согласно части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Это правило является основополагающим и универсальным.
Важно понимать, что речь идет именно о работе у одного конкретного работодателя. Если сотрудник работал у одного нанимателя 3 дня, а у другого – 10 дней, то трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) должна вестись только на второго работодателя.
Кого именно нужно обеспечить трудовой книжкой?
- Постоянные сотрудники (основная категория).
- Временные и сезонные работники, если их срок работы превышает 5 дней.
- Работники, выполняющие работу на условиях неполного рабочего времени (частичная занятость), если общая продолжительность работы у данного нанимателя составляет более 5 дней.
- Совместители, если работа по совместительству у данного работодателя длится более 5 дней.
- Лица, работающие по гражданско-правовым договорам (например, договор ГПХ), если в соответствии с законодательством они подлежат обязательному социальному страхованию и их работа у нанимателя длится свыше 5 дней.
Что считается «работой свыше пяти дней»?
Под «свыше пяти дней» понимается фактическая работа, включая:
- Рабочие дни.
- Выходные и праздничные дни, если они являются рабочими по графику данного работника.
- Период временной нетрудоспособности, если он наступает в период работы у данного работодателя.
- Отпускные дни.
Период испытания (если он установлен) также включается в общий стаж работы у данного нанимателя.
Исключения и особые случаи
Существуют ситуации, когда ведение бумажной трудовой книжки не требуется, даже если срок работы превысил 5 дней:
- Работодатель – физическое лицо. Он не обязан вести трудовые книжки, но должен выдавать работнику документы, подтверждающие трудовые отношения (справки, копии приказов).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в фонд ПФР. Если работник не имеет бумажной книжки или отказался от нее в пользу электронной, все записи вносятся только в ЭТК. Важно: если у работника уже есть бумажная книжка с записями, он может подать заявление о ведении сведений только в электронном виде. Вернуть бумажную книжку с последующим переносом записей в нее после перехода на ЭТК нельзя.
- Срочный трудовой договор на срок менее 5 дней. Если договор заключен, например, на 3 дня, ведение трудовой книжки не требуется.
Порядок действий работодателя
При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен:
- Определить, требуется ли ведение трудовой книжки. Если предполагаемая продолжительность работы превысит 5 дней – да, требуется.
- При наличии у работника бумажной трудовой книжки:
- Принять ее по акту приема-передачи.
- Внести первую запись о приеме на работу (дата, наименование организации, основание, подпись и печать).
- Передать книжку работнику под расписку в его личной карточке (форма Т-2) или ином документе.
- При отсутствии бумажной книжки или переходе на ЭТК:
- Оформить запись в электронном виде через сервисы ПФР или бухгалтерские программы, интегрированные с системой ЭТК.
- Уведомить работника о ведении сведений в электронном виде (обычно это происходит автоматически при передаче данных в ПФР).
- По письменному заявлению работника выдать him информационное письмо о том, что сведения о его трудовой деятельности ведутся в электронном виде (форма утверждена Приказом Минтруда № 320н).
Сроки и ответственность
Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в ПФР ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Для организаций с численностью свыше 25 человек передача осуществляется только в электронном виде.
За нарушение правил ведения трудовых книжек (неоформление, несвоевременное внесение записей, утрата) работодатель несет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
Практический вывод для работника
Если вы проработали у одного работодателя более 5 дней (даже по срочному договору или как совместитель), у вас есть право на:
- Оформление бумажной трудовой книжки (если вы ее не имеете и не отказались от нее).
- Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (обязательно для всех новых работников с 2021 года).
Проверяйте, чтобы в вашей личной карточке (Т-2) или в заявлении о выдаче сведений об электронной книжке была соответствующая запись или расписка о приеме документов.
Источники: Трудовой кодекс РФ (ст. 66), Приказ Минтруда России от № 320н, Письмо Минтруда России от № 16-3/10/В-5324, законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете.