Вопросы ведения трудовой книжки при работе по совместительству всегда вызывают множество споров у кадровиков. Связано это с тем, что совместительство бывает внутренним и внешним, а правила внесения записей для них различаются. Кроме того, с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) появились новые нюансы отчетности. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием и увольнение совместителя, как перевести его на основное место работы и какие записи для этого требуются.
Главное о совместительстве и трудовой книжке
Согласно трудовому законодательству, трудовая книжка внешнего совместителя хранится по его основному месту работы. Работодатель по совместительству не имеет права забирать или хранить у себя этот документ. Однако это не значит, что работа по совместительству не отражается в трудовой книжке.
Запись о работе по совместительству вносится только по желанию самого работника. Основанием для внесения записи служит справка или приказ от работодателя по совместительству, который работник должен предоставить по своему основному месту работы.
Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД) и совместители
С введением электронной трудовой книжки работодатели обязаны сдавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Это правило действует независимо от того, произошло кадровое событие с основным работником или с совместителем. Каждый работодатель (и по основному месту, и по совместительству) подает данные самостоятельно.
При направлении отчета СЗВ-ТД в электронном виде работа по совместительству отражается следующим образом:
- Используется специальный код «А».
- В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» необходимо вписать «1-совместитель».
Оформление записи о приеме по совместительству
Внешнее совместительство
Если работник трудится внешним совместителем и хочет внести запись об этом в бумажную трудовую книжку, ему нужно обратиться к работодателю по основному месту работы, предоставив подтверждающий документ. В трудовой книжке делается запись, например: «Принят в ООО «Ромашка» на должность менеджера по совместительству».
Внутреннее совместительство
Если сотрудник работает в одной организации и по основному месту, и по совместительству, запись о совместительстве вносится в эту же трудовую книжку. Важно: записи об основной работе и работе по совместительству имеют разные порядковые номера и вносятся как отдельные строки.
Увольнение совместителя: образец записи в трудовой книжке
Процедура увольнения совместителя (как внутреннего, так и внешнего) практически идентична увольнению основного работника. Если совместитель увольняется по собственному желанию, об этом он обязан предупредить работодателя за 14 дней.
Образец записи об увольнении внутреннего совместителя
При увольнении с работы по внутреннему совместительству в трудовую книжку вносится стандартная запись об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
Пример заполнения (образец):
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата увольнения.
- В графе 3 пишется: «Уволен с работы по внутреннему совместительству по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 4 указываются реквизиты приказа (дата и номер).
Особенности увольнения внешнего совместителя
Если внешний совместитель увольняется, работодатель по совместительству выдает ему справку или копию приказа об увольнении. С этим документом работник идет к своему основному работодателю, который и внесет запись об увольнении из организации-совместителя в бумажную трудовую книжку.
Важно: Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя, а также подписью самого работника.
Сложные ситуации: перевод совместителя на основное место работы
Часто возникает ситуация, когда работник увольняется с основного места работы и хочет сделать совместительство основной работой у того же работодателя. Как правильно оформить записи?
Вариант 1: Запись о совместительстве ранее уже была внесена
Если в трудовой книжке сотрудника уже есть запись о работе по совместительству, перевод на основное место работы отражается в бумажной трудовой книжке. В этом случае после записи об увольнении из компании, в которой сотрудник ранее работал по основному месту, необходимо внести запись с полным и сокращенным наименованием организации, в которой он теперь будет трудиться по основному месту. Затем делается запись о переводе (или прекращении совместительства и приеме на основную работу).
Вариант 2: Записи о совместительстве ранее не было
Если ранее запись о совместительстве не вносилась, после записи об увольнении с прежнего основного места работы впишите полное и сокращенное наименование своей организации и сделайте записи:
- О приеме на работу (с указанием даты фактического начала работы по совместительству).
- О переводе на основную работу (или о прекращении работы по совместительству и приеме на основную работу текущей датой).
Что делать, если работник уволился с основного места раньше, чем с совместительства?
Бывает и так, что сотрудник сначала увольняется с основного места работы, но продолжает трудиться по совместительству у другого работодателя. В такой ситуации возникает вопрос: кто внесет запись об увольнении с совместительства, если трудовая книжка уже на руках у работника?
В этом случае запись об увольнении с работы по совместительству внесет новый основной работодатель, когда сотрудник устроится на новую основную работу. Для этого работник должен предоставить справку или приказ об увольнении от работодателя-совместителя.
Резюме
Оформление трудовой книжке при работе по совместительству требует внимательности. Главные правила, которые нужно запомнить:
- Запись о совместительстве делается только по желанию работника.
- Внешний совместитель предоставляет документы для внесения записи основному работодателю.
- В электронном отчете СЗВ-ТД обязательно проставляется код «А» и пометка «1-совместитель».
- При переводе совместителя на основную работу важно соблюдать хронологию и правильно вносить наименование организации после увольнения с прошлого основного места.
Соблюдение этих правил позволит избежать кадровых ошибок и обеспечит корректный стаж работника для будущей пенсии.