Вопрос о необходимости ведения трудовой книжки у внешнего (или внутреннего) совместителя часто возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже – подробный разбор норм Трудового кодекса РФ, практики Онлайнинспекции.рф и практических рекомендаций для работодателей.
Что такое совместительство согласно ТК РФ
Совместительство – это выполнение работы по одной или нескольким профессиям (должностям) в дополнение к основной работе. Закон различает два вида:
- Внутреннее совместительство – работа у того же работодателя, но по другой должности или в другом структурном подразделении.
- Внешнее совместительство – работа у другого работодателя, при условии, что основное место работы у сотрудника уже есть.
Согласно ст. 282 ТК РФ, совместитель обязан уведомить своего основного работодателя о приёме на дополнительную работу, если иное не установлено трудовым договором.
Нормативное регулирование ведения трудовой книжки
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж (ст. 66 ТК РФ); Ведётся она:
- По основному месту работы (первому трудовому договору, где сотрудник работает не менее 0,5 ставки).
- По внешнему совместительству только в случае, если такая работа становится основной (например, сотрудник уволился с основного места и оставил только совместительство).
Если совместительство остаётся дополнительным, сведения о нём не вносятся в отдельную трудовую книжку. Вместо этого:
- Работодатель‑совместитель выдаёт справку оPerformed работе (форма по ТК РФ, ст. 65);
- Сотрудник предоставляет эту справку своему основному работодателю для внесения записи в его трудовую книжку.
Эта позиция подтверждена разъяснениями Онлайнинспекции.рф (см. запрос от ): работодатель может запросить копию трудовой книжки или сведения о стаже внешнего совместителя, но обязанность вести отдельную книжку возникает только при условии, что совместительство является основным местом работы.
Варианты оформления трудовой деятельности совместителя
Ведение отдельной трудовой книжки (редкий случай)
Отдельная книжка заводится, если:
- Совместитель уволился с основного места работы и теперь работает только по совместительству (0,5 ставка и более считается основной).
- Стороны договорились, что данное место работы будет считаться основным (например, по соглашению сторон).
В этом случае работодатель обязан:
- Получить от сотрудника копию его текущей трудовой книжки (или справку из ПФР о стаже);
- Завести новую трудовую книжку и внести запись о приёме на работу.
- Ежегодно обновлять сведения о работе (переводы, отпуска, награды).
Ведение справки о работе (основной вариант)
Если совместительство остаётся дополнительным, работодатель‑совместитель:
- Выдаёт справку оPerformed работе (указывает период, должность, размер ставки, основания для увольнения/перевода).
- Хранит копию справки в личном деле сотрудника (срок хранения – 50 лет).
- Не делает записей в трудовой книжке сотрудника.
- Если совместительство – основное место работы, работодатель формирует сведения в ЭТК.
- Если совместительство – дополнительное, сведения передаются в ЭТК основного работодателя через справку, которую тот загружает в систему.
- Приём на работу: запросить у сотрудника копию трудовой книжки (или справку из ПФР) и заявление о совместительстве.
- Определить статус: основное ли это место работы или дополнительное (с учётом ставки, продолжительности и согласия сотрудника).
- Если основное:
- Завести новую трудовую книжку (или открыть запись в ЭТК).
- Внести запись о приёме на работу.
- Ежегодно обновлять сведения.
- Если дополнительное:
- Выдать справку оPerformed работе (форма по ТК РФ).
- Хранить копию справки в личном деле.
- Не вносить запись в трудовую книжку сотрудника.
- При увольнении:
- Выдать справку оPerformed работе (включая период, причину увольнения).
- При основной работе – сделать запись в трудовой книжке (или ЭТК) об увольнении.
- Трудовая книжка ведётся строго по основному месту работы. Для внешнего совместителя, который сохраняет основное место у другого работодателя, отдельная книжка не требуется.
- Сведения о работе совместителя оформляются справкой, которую сотрудник предоставляет своему основному работодателю для внесения записи в его трудовую книжку.
- Исключение составляет случай, когда совместительство становится основным местом работы (например, после увольнения с предыдущего места или по соглашению сторон). Тогда работодатель обязан завести трудовую книжку (или сделать запись в ЭТК).
- Онлайнинспекция.рф подтверждает, что запрос копии трудовой книжки у внешнего совместителя допустим для проверки корректности сведений, но не порождает обязанности вести отдельную книжку.
- При использовании электронной трудовой книжки правила те же: сведения вносятся только в ЭТК основного места работы, а дополнительное место оформляется справкой.
Основной работодатель, получив такую справку, вносит запись в трудовую книжку сотрудника в соответствии с образцом, утверждённым постановлением Минтруда РФ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовой книжки возможно в электронном виде через ПФР. Для совместителя правила те же:
Онлайнинспекция.рф отмечает, что запрос копии трудовой книжки у внешнего совместителя допустим для проверки корректности сведений, но не является основанием для ведения отдельной ЭТК.
Практический алгоритм для работодателя‑совместителя
Следуя этому алгоритму, работодатель минимизирует риски штрафов за неправильное ведение трудовых книжек и обеспечит прозрачность кадрового учёта.
Соблюдение этих норм позволит избежать споров с инспекцией труда и обеспечит корректный учёт стажа сотрудников, работающих по совместительству;