Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для каждого работодателя в Беларуси․ Правильное оформление и своевременное заполнение бланка позволяют избежать ошибок, штрафов и проблем при оформлении трудовых отношений․ В этом материале мы разберём все этапы: от выбора формы до заполнения последней графы, а также расскажем, как оформить дубликат и электронную версию․

Какие формы трудовых книжек существуют?

Согласно Порядку заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки, утверждённому постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 40 (ред․),

• Бумажная форма – традиционный вариант, который используется до перехода на электронный формат․
• Электронная форма – вводится с 2026 года, позволяет вести записи в электронном виде и автоматизировать их хранение․

Обе формы имеют одинаковую структуру, но отличаются способом оформления и хранения․

Бумажный бланк

Бумажный трудовой книжный бланк состоит из ьного листа, нескольких вкладышей (страниц) и заключительного листа․ На ьном листе указываются:

1. наименование организации;
2. ФИО работника;
3. дата рождения;
4. паспортные данные;
5. номер трудового договора;
6. дата начала работы․

Каждая последующая страница – вкладка, в которую вносятся сведения о трудовой деятельности: места работы, должности, даты, Dauer, условия работы и т․д․

Электронный бланк

Электронная трудовая книжка создаётся в системе, утверждённой Министерством труда․ При переходе на электронный формат необходимо:

• заполнить графу 2 – дату выдачи бумажной копии;
• сделать запись о подаче заявления работником;
• указать дату заявления и номер его регистрации;
• подписать запись подписью руководителя или ответственного лица;
• поставить печать организации (если она есть)․

После этого бумажный документ выдаётся сотруднику, а отдел кадров больше не несёт ответственность за его хранение․

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Заполнение должно соответствовать требованиям Приказа Минтруда № 320н от ․ Ниже – пошаговая инструкция․

Подготовка бланка

Выберите актуальную форму (бумажную или электронную)․
Убедитесь, что бланк подписан руководителем и имеет печать организации․
При необходимости закажите дубликат – можно использовать как старый, так и новый образец․

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• ФИО работника (по паспорту);
• Дата рождения;
• Паспортные данные (серия, номер, кем выдан);
• Номер трудового договора;
• Дата начала работы;
• Должность и подразделение․

Важно: все данные вводятся чётко, без сокращений и орфографических ошибок․

Заполнение последующих страниц (вкладышей)

Каждая страница посвящена определённому периоду или событию․ Примеры заполнения:

1. Приём на работу – указываем дату, место работы, должность, условия труда․
2. Переводы и изменения условий – фиксируем дату перехода, новую должность, изменённые условия․
3. Отпуск, увольнение, прекращение трудовых отношений – указываем дату увольнения, причину, расчётные выплаты․

В каждом случае в графе «Сведения о трудовой деятельности» вводятся:

• наименование организации‑работодателя;
• дата начала работы;
• дата окончания (если отношения прекращены);
• должность;
• разряд/категория;
• основание увольнения/перевода (по трудовому договору, соглашению и т․д․)․

Подписи и печати

После заполнения каждой страницы необходимо:

1. Поставить подпись руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
2. Установить печать организации (если она есть);
3. При необходимости – подпись работника (в случае согласования изменений)․

Как оформить дубликат в случае потери?

Если оригинальная трудовая книжка потеряна, работник может запросить дубликат․ Порядок оформления:

• Работник подаёт заявление в отдел кадров (в произвольной форме или по шаблону, разработанному работодателем)․
• Кадровый отдел оформляет дубликат, используя:
• бумажный бланк старого образца (если он был выдан);
• или новый образец, утверждённый в 2026 году․
• Заполняются те же графы, что и в оригинале, с указанием «дубликат» в соответствующей графе․
• Дубликат подписывается руководителем и печатается․
• В системе электронного ведения отмечается переход на электронный формат (если он применяется)․

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы не столкнуться с проблемами при проверке, учитывайте следующие рекомендации:

• Ошибки в датах – используйте только цифры в формате ДД․ММ․ГГГГ․
• Недостаток подписи – каждая страница должна быть подписана уполномоченным лицом․
• Отсутствие печати – если в организации действует печать, её необходимо ставить на каждой странице․
• Неправильное оформление перевода – указывайте дату перехода, а не дату начала работы в новой организации․
• Неучтённые данные – не забывайте вносить сведения о праздничных и служебных днях, если они влияют на расчёт отпуска․

Примеры заполнения

Ниже представлены типичные примеры записи в разных ситуациях․

Приём на работу

Трудовая книжка․ Вкладка № 1․
Работник: Иванов Иван Иванович, дата рождения ․
Начало работы: ․
Место работы: ОАО «Беларуснефть», отдел технического обслуживания․
Должность: Инженер‑техник, разряд 3․
Основа: Трудовой договор № 123 от ․

Перевод в другое подразделение

Вкладка № 3․
Перевод с в отдел маркетинга ОАО «Беларуснефть»․
Должность: Маркетолог, разряд 2․
Дата перехода: ․
Основание: Приказ № 45 от ․

Увольнение

Вкладка № 5․
Увольнение по собственному желанию․
Дата увольнения: ․
Причина: личные обстоятельства․
Последний рабочий день: ․

Электронная трудовая книжка: особенности и плюсы

С 2026 года многие организации переходят на электронный формат․ Преимущества:

• Автоматическое сверение данных;
• Удобный поиск и архивирование;
• Снижение риска потери документов;
• Быстрый доступ к информации для проверок․

Для перехода необходимо:

1. Заполнить графу 2 – дату выдачи бумажной копии;
2. Сделать запись о подаче заявления работником;
3. Указать дату заявления и номер регистрации;
4. Подписать запись и поставить печать (если есть)․
5. После выдачи бумажной копии – прекратить ответственность отдела кадров за её хранение;

Образец записи при переходе на ЭТК (электронную трудовую книжку) можно скачать здесь․

Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент юридической дисциплины․ Следуя рекомендациям Минтруда, используя актуальные формы и учитывая особенности электронного ведения, вы минимизируете риск ошибок и ускорите процесс кадрового документооборота․ Помните, что каждая страница должна быть подписана, поставлена печать и хранится в соответствии с установленными правилами․

Если у вас возникнут сомнения по заполнению отдельных граф, рекомендуется обратиться к образцам, опубликованным на официальном сайте Минтруда РБ, или к специалисту по кадровому делу․

Автор: кадровый отдел, 2026 год․