В современных условиях работники имеют право выбирать способ ведения трудовой книжки – бумажный или электронный. Если сотрудник желает вести трудовую книжку в традиционном бумажном формате‚ ему необходимо оформить заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде. Ниже представлена подробная инструкция‚ включающая нормативную основу‚ порядок заполнения‚ образец бланка и рекомендации по сдаче документа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации‚ ст. 66 – право работника выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
• Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5261 – разъяснения по порядку подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – утвержденная форма трудовой книжки и порядок её ведения.
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве‚ инструкция по работе с трудовыми книжками).

Согласно указанным нормативным актам‚ заявление подаётся один раз при приёме на работу или при изменении выбранного способа ведения трудовой книжки (например‚ переход с электронного на бумажный вариант).

Когда необходимо подавать заявление?

1. При приёме на работу – если новый сотрудник хочет вести трудовую книжку в бумажном виде с первого дня трудовой деятельности.
2. При смене способа ведения – если ранее трудовая книжка велась электронно‚ а работник решил вернуться к бумажному варианту (или наоборот).
3. При продолжении ведения бумажной трудовой книжки после перерыва в работе – например‚ после отпуска по уходу за ребёнком‚ декрета‚ длительного больничного и т.п.

Срок подачи заявления не регламентирован законом строго конкретным числом дней‚ однако рекомендуется оформить его в день приёма на работу или в течение первых трёх рабочих дней после принятия решения о выборе способа ведения.

Структура заявления

Заявление оформляется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты‚ установленные практикой и рекомендациями ведомств:

• Шапка – наименование организации (полное‚ согласно Уставу)‚ её адрес‚ ИНН/КПП (по желанию).
• Дата и место составления – например‚ «г. Москва‚ 23 мая 2026 г.».
• ФИО заявителя – полностью‚ как в паспорте.
• Должность (или профессия) – на которую принимается работник.
• Текст просьбы – формулировка о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде.
• Ссылка на нормативный акт – указание на ст. 66 ТК РФ и/или письмо Минтруда России.
• Подпись заявителя и расшифровка (ФИО).
• Примечание от работодателя (по желанию) – отметка о принятии заявления‚ номер incoming документа‚ дата регистрации.

Образец бланка заявления

Ниже представлен типовой шаблон‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать на листе формата А4.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ
О продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде

Наименование организации: _______________________________________________
Юридический адрес: _________________________________________________
ИНН / КПП: _________________________________________________

Заявление
Я‚ _____________________________ (ФИО полностью)‚
паспорт: серия ____ № ____________‚ выдан ___________________ «___» __________ 20__ г.‚
проживающий(ая) по адресу: _______________________________________________‚

прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации и письмом Минтруда России от № 14-6/ООГ-5261.

Должность‚ на которую принимаюсь: _______________________________________

Подпись: ___________________ / ______________________/
Расшифровка подписи: _______________________________________

Отметка работодателя:
Заявление принято ___________________ (ФИО ответственного лица)
Должность: _________________________
«__» __________ 2026 г. № incoming: __________

При необходимости можно добавить реквизиты отдела кадров или бухгалтерии‚ где будет зарегистрировано заявление.

Порядок сдачи и обработки заявления

1. Подготовка документа – распечатать заявление‚ поставить подпись сотрудника.
2. Передача в отдел кадров – сотрудник передаёт заявление специалисту по кадрам или непосредственно руководителю.
3. Регистрация – в журнале incoming документов или в электронной системе документооборота делается запись о получении заявления (номер‚ дата‚ ФИО заявителя).
4. Внесение в личное дело – заявление помещается в личное дело сотрудника (раздел «Кадровые документы»).
5. Оформление трудовой книжки – при приёме на работу в трудовую книжку делается первая запись о приёме‚ а также отмечается‚ что ведение ведётся в бумажном виде (в некоторых организациях делают пометку «Ведение – бумажное»).
6. Хранение – оригинал заявления хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).

При переходе с электронного на бумажный способ ведения трудовой книжки работодатель обязан:

• внести в бумажную трудовую книжку закрывающую запись о последнем месте работы (согласно образцу‚ утверждённому постановлением Правительства РФ № 225);
• сделать отметку о переходе на бумажный вид ведения (обычно в разделе «Сведения о трудовой деятельности» делается запись «Переход на ведение трудовой книжки в бумажном виде с ___.__.___»);
• обеспечить хранение электронной трудовой книжки в архиве организации в течение установленного срока.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да‚ если у организации принято электронное документооборота‚ заявление можно оформить в электронном виде и подписать ЭЦП. Однако для ведения бумажной трудовой книжки рекомендуется иметь также подписанный бумажный экземпляр‚ который будет храниться в личном деле.

Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Нет‚ нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи сотрудника и отметки отдела кадров о принятии документа.

Что делать‚ если сотрудник передумал и хочет перейти на электронный вид?

Сотрудник пишет новое заявление о переходе на электронный ведение трудовой книжки. Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку закрывающую запись‚ а затем начинает вести электронную трудовую книжку в соответствии с внутренними инструкциями.

Есть ли штрафы за отсутствие заявления?

Прямой штраф за отсутствие заявления не предусмотрен‚ однако несоблюдение ст. 66 ТК РФ может повлечь предписания Государственной инспекции труда и штрафы за нарушение порядка ведения трудовых книжек.

Можно ли использовать один бланк для всех сотрудников?

Бланк заявления является универсальным‚ но каждый сотрудник должен заполнить свои личные данные (ФИО‚ паспорт‚ должность‚ подпись).

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде – простой‚ но важный документ‚ который фиксирует выбор сотрудника в отношении формы учёта трудовой деятельности. Правильное оформление и своевременная сдача заявления позволяют избежать недоразумений при приёме на работу‚ при переходе между способами ведения трудовой книжки и при последующих проверках контролирующих органов.

Следуя представленному выше руководству‚ вы сможете быстро подготовить корректный бланк заявления‚ обеспечить его правильную регистрацию и хранение‚ а также соблюсти все требования трудового законодательства РФ.

Статья актуальна на май 2026 года. Информация основана на действующем Трудовом кодексе РФ‚ письмах Минтруда России и общепринятой практике кадрового делопроизводства.