С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник имеет право вести свою трудовую книжку в электронном виде‚ а работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Федеральный сервис «Электронная трудовая книжка». При этом‚ если работник желает продолжать вести бумажный вариант‚ он обязан подать письменное заявление о сохранении бумажной формы.
Содержание статьи
- Правовая база и сроки
- Когда необходимо подавать заявление
- Как правильно оформить заявление
- Образец заявления
- Куда и как подавать заявление
- Последствия отказа от подачи заявления
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база и сроки
Основные нормативные акты‚ регулирующие электронную трудовую книжку:
- Федеральный закон № 112‑ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (вводит ЭТК).
- Приказ Минтруда России № 1н от г. – утверждает порядок ведения и использования электронных трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ № 1242 от г. – устанавливает переходный период до г.
Согласно этим документам‚ до 31 декабря 2020 года каждый работник обязан был подать работодателю письменное заявление о том‚ желает ли он продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде. После завершения переходного периода заявление становится обязательным только в том случае‚ если работник действительно хочет отказаться от электронного формата.
Когда необходимо подавать заявление
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (или об отказе от электронного формата) следует подавать в следующих ситуациях:
- При приёме на работу – работодатель обязан уточнить предпочтения нового сотрудника.
- При переводе‚ реорганизации или смене работодателя – новое юридическое лицо должно получить согласие работника.
- В любой момент‚ когда работник желает изменить форму ведения трудовой книжки (например‚ перейти с бумажного на электронный вариант или наоборот).
Важно помнить‚ что заявление должно быть подано до начала расчётного периода‚ в котором планируется изменение формы трудовой книжки. Иначе работодатель может продолжать вести только бумажную форму‚ а сведения о стаже не будут автоматически передаваться в электронный реестр.
Как правильно оформить заявление
Заявление – это простой документ‚ но он должен соответствовать требованиям законодательства. Ниже перечислены обязательные элементы:
Обязательные реквизиты
- Шапка документа: «Заявление» (по центру‚ крупным шрифтом).
- ФИО работника полностью‚ как указано в паспорте.
- Дата рождения‚ паспортные данные (серия‚ номер‚ кем и когда выдан).
- Трудовой договор (номер‚ дата заключения) – для идентификации.
- Точное наименование работодателя (Юр. лицо‚ ИНН‚ ОГРН).
- Текст заявления (см. образец ниже).
- Подпись работника и дата составления.
Формулировка текста
Текст должен быть лаконичным‚ без излишних оборотов. Пример формулировки:
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) в системе «Электронная трудовая книжка» (Федеральный сервис). Отказываюсь от ведения бумажной трудовой книжки.
Если работник желает сохранить бумажный вариант‚ формулировка меняется:
Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в бумажном виде и не переводить сведения в электронный реестр.
Образец заявления
Ниже представлен полностью оформленный образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Заявление Я‚ Иванов Иван Иванович‚ дата рождения г.‚ паспорт: серия 45 12 № 123456‚ выдан Отделом УФМС России по г. Москве г.‚ действующий на основании Трудового договора № Т/2023/045 от г.‚ работаю в ООО «Ромашка»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127746578901. Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) в системе «Электронная трудовая книжка» Федерального фонда социального страхования. Отказываюсь от ведения бумажной трудовой книжки.
Куда и как подавать заявление
Заявление может быть подано в любой из следующих форм:
- Лично – в отдел кадров или бухгалтерию работодателя.
- По почте – заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Электронно – через корпоративный портал‚ если у работодателя предусмотрена такая возможность (в этом случае заявление подписывается электронной подписью).
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести запись в электронный реестр в течение трёх рабочих дней.
- Если работник отказался от бумажного варианта‚ уничтожить (или вернуть) бумажную трудовую книжку в соответствии с инструкциями Фонда социального страхования.
- Выдать работнику подтверждение о переходе (скриншот из системы‚ печатный документ).
Последствия отказа от подачи заявления
Если работник не подал заявление о желаемой форме ведения трудовой книжки‚ применяются следующие правила:
- По умолчанию ведётся электронная трудовая книжка. Работодатель обязан передать сведения в электронный реестр.
- Бумажный вариант может быть выдан только по инициативе работника (требуется заявление).
- Отсутствие заявления может привести к задержкам в учёте стажа‚ особенно при смене работодателя.
- В случае спора о трудовом стаже суд будет рассматривать электронные записи как первоочередные доказательства.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно иметь электронную и бумажную трудовую книжку?
Да. Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта‚ обе формы могут использоваться одновременно. Однако все новые записи вносятся в электронный реестр‚ а в бумажный – только копируются.
Как проверить‚ что сведения переданы в ЭТК?
Работник может зайти в личный кабинет на портале ЭТК с помощью ЕГРН/Госуслуги. Там отображаются все записи о трудовой деятельности.
Что делать‚ если работодатель отказывается вести ЭТК?
Согласно Приказу Минтруда‚ отказ от ведения ЭТК является нарушением. Работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с требованием о принудительном ведении электронного реестра.
Нужно ли подписывать заявление у нотариуса?
Нет. Заявление подписывается собственноручно (или электронной подписью). Нотариальная заверка не требуется.
Как оформить заявление‚ если я работаю удалённо и не могу прийти в офис?
Отправьте заявление по электронной почте в отдел кадров‚ приложив скан подписи или используйте электронную подпись через сервис «Госуслуги». Сохраните копию письма с подтверждением получения.
Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Чтобы процесс прошёл без проблем‚ каждый работник должен своевременно оформить и подать заявление о желаемой форме ведения трудовой книжки. Правильно составленное заявление‚ поданное в установленный срок‚ гарантирует:
- Корректный учёт трудового стажа;
- Доступ к сведениям в любой момент через онлайн‑сервис;
- Отсутствие риска потери бумажных документов.
Помните: правильность оформления и своевременность подачи заявления – ваш ключ к безболезненному использованию электронного формата трудовой книжки.