Ведение трудовой книжки, одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 69. Особое внимание при этом уделяется записям об образовании, особенно о получении высшего. Неправильное оформление таких записей может привести к юридическим спорам, отказу в трудоустройстве, проблемам при оформлении пенсии или при проверке трудовой инспекцией.

Когда и где вносится запись об образовании

Запись о получении высшего образования вносится только на титульном листе трудовой книжки при первичном трудоустройстве сотрудника. Это делается на основании оригинала диплома о высшем образовании, заверенного в установленном порядке. Допускается также внесение информации на основании дубликата диплома, если оригинал утерян, но только при наличии официального подтверждения его выдачи.

Важно: Запись об образовании вносится только один раз — при первом трудоустройстве. Если сотрудник уже имеет трудовую книжку с записью об образовании, то при последующем трудоустройстве новая запись не делается, даже если он получил более высокий уровень образования (например, перешёл от бакалавра к магистру).

Как правильно оформить запись: основные правила

Согласно Инструкции № 69 и актуальным разъяснениям Роструда, запись об образовании должна содержать:

• Полное наименование уровня образования (в соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»);
• Наименование специальности или направления подготовки, указанное в дипломе;
• Форму обучения (очная, заочная, очно-заочная — указывается по желанию, но необязательно);
• Год окончания учебного заведения.

Не допускается:

• Использование сокращений (например, «в/о» вместо «высшее образование»);
• Внесение информации на основании копий, справок или устных заявлений;
• Изменение уже сделанной записи без официального основания (новый диплом).

Образцы записей в трудовой книжке (2026 г.)

С 2013 года в России действует многоуровневая система высшего образования. Ниже приведены корректные образцы записей в зависимости от полученного уровня.

Получено высшее образование по программе бакалавриата

Запись:
«Высшее образование, бакалавриат, специальность: Экономика»

Получено высшее образование по программе магистратуры

Запись:
«Высшее образование, магистратура, специальность: Финансы и кредит»

Получено высшее образование по программе специалитета

Запись:
«Высшее образование — специалитет, специальность: Лечебное дело»

Получено высшее образование до года (по старой системе)

До 2013 года в России действовала система «высшее профессиональное образование». Если сотрудник получил диплом до этой даты, запись должна быть оформлена следующим образом:

Запись:
«Высшее профессиональное образование, специальность: Юриспруденция»

Важно: Не используйте дефисы, тире или скобки. Запись должна быть чёткой, без лишних слов. Например, неправильно: «Высшее образование (специалитет)» или «Высшее — бакалавр».

Получено несколько уровней образования

Если сотрудник впервые устраивается на работу и имеет несколько образований (например, среднее специальное и затем высшее), в трудовую книжку вносится только последнее — наиболее высокое.

Пример:
Сотрудник окончил техникум по специальности «Бухгалтерский учёт», а затем — университет по специальности «Экономика».
В трудовую книжку вносится только:
«Высшее образование, бакалавриат, специальность: Экономика»

Сведения о среднем специальном образовании в этом случае не вносятся.

Как внести изменения при получении нового образования

Если сотрудник уже работает в организации и получил новое высшее образование (например, перешёл из бакалавриата в магистратуру), вносить новую запись в трудовую книжку не требуется. Запись об образовании делается только при первичном трудоустройстве.

Однако есть исключение: если сотрудник впервые устраивается на работу с новым дипломом (например, ранее у него был диплом бакалавра, а теперь — магистра), то в трудовую книжку вносится запись по новому диплому.

Пример корректировки:
Ранее в трудовой книжке было: «Высшее образование — бакалавриат, специальность: Экономика»
Сотрудник предоставил новый диплом магистра по той же специальности.
Новая запись:
«Высшее образование — магистратура, специальность: Экономика»

При этом старая запись не зачёркивается. Вместо этого делается новая запись в свободной строке, а в графе «основание» указывается: «На основании диплома о высшем образовании № … от …».

Кто и как вносит запись

Запись в трудовую книжку об образовании вносится:

• Сотрудником кадрового отдела или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек;
• На основании оригинала диплома или его заверенной копии;
• Чётко, разборчивым почерком или с помощью печатающего устройства;
• С указанием номера и даты приказа о приёме на работу (если запись делается одновременно с приёмом).

Обязательно:

• Поставить печать организации (если она есть);
• Подпись ответственного лица (кадровика);
• Подпись сотрудника о ознакомлении с записью (в специальной графе на титульном листе).

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если запись об образовании внесена с ошибкой (например, неверное название специальности, опечатка в году окончания), её необходимо аннулировать по правилам, установленным Инструкцией № 69.

Порядок исправления:

1. Зачеркнуть неверную запись одной сплошной линией (не закрашивать и не использовать корректор);
2. Напротив зачёркнутой записи сделать новую, правильную;
3. Указать в графе «основание»: «Исправлено по заявлению работника и на основании диплома № … от …»;
4. Поставить печать организации и подпись ответственного лица.

Важно: Зачёркивать нельзя, если запись была сделана не на титульном листе, а в разделе «Работа». Там ошибки исправляются иначе — через дополнительную запись.

Нормативные основания

Правила внесения записей об образовании регулируются следующими документами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68);
• Федеральный закон № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 10, 108);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 69);
• Приказ Минтруда России от № 772н (об утверждении формы трудовой книжки);
• Разъяснения Роструда (письма от 2014–2025 гг.).

Запись об образовании в трудовой книжке — это не просто формальность. Это важный юридический документ, подтверждающий квалификацию работника. Неправильное оформление может привести к отказу в приёме на работу, проблемам с пенсионным обеспечением или при проверке трудовой инспекцией.

Ключевые принципы:

• Запись делается только при первичном трудоустройстве;
• Основание — оригинал диплома;
• Используйте точные формулировки по закону (бакалавриат, магистратура, специалитет);
• Не вносите информацию о более низких уровнях образования, если есть высшее;
• Исправления — только по строгой процедуре, с указанием основания.

Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки и защитит как работника, так и работодателя от возможных рисков.

Рекомендация: Всегда сохраняйте копии дипломов и приказов о приёме на работу — они станут вашей страховкой в случае споров.