Ведение трудовых книжек — один из самых ответственных процессов в кадровом делопроизводстве. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или возникновению трудовых споров. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила заполнения трудовых книжек в 2026 году, основываясь на действующем законодательстве и Приказе Минтруда № 320н.
Общие правила ведения записей в 2026 году
Современное регулирование требует строгого соблюдения хронологии и точности формулировок. Основные принципы, которые необходимо помнить кадровику:
- Все записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета (или печатным способом).
- Запрещены сокращения (например, нельзя писать «ст.» вместо «статья», «п.» вместо «пункт»).
- Дата проставляется арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- В графе 4 обязательно указываются дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись.
Раздел 1: Образец заполнения при приеме на работу
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Это делается в течение 5 дней с момента фактического начала работы сотрудника.
Порядок заполнения граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в рамках раздела).
- Графа 2: Дата приема на работу.
- Графа 3: Запись о приеме с указанием должности, профессии, специальности и структурного подразделения (если оно указано в приказе). Формулировка: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».
- Графа 4: Дата и номер приказа о приеме.
Важно: С каждой записью о приеме работника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке (форма Т-2), однако в самой трудовой книжке подпись работника не ставится.
Раздел 2: Образец заполнения при увольнении
Увольнение — критически важный момент. Запись вносится в день увольнения. Рассмотрим самые распространенные основания.
Увольнение по собственному желанию
Самый частый случай. Согласно статье 80 и пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, формули