Ведение трудовых книжек – один из ключевых кадровых процессов, регулируемый Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовой книжке»․ В условиях перехода на электронный формат возникает множество вопросов: как правильно оформить выбор способа ведения, что делать с бумажными книжками сотрудников, как подтвердить наличие электронной трудовой книжки (ЭТК) и т․д․ Ниже представлен пошаговый гид, основанный на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях․

Общие правила ведения и хранения трудовых книжек

• Форма и порядок ведения установлены Приказом Минтруда России от № 697н (утверждает образец трудовой книжки и правила её заполнения)․
• Трудовая книжка хранится в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в условиях, обеспечивающих её сохранность и конфиденциальность․
• Записи вносятся только на основании документов, подтверждающих факты трудовой деятельности (приказы о приёме, переводе, увольнении, смене фамилии и т․п․)․
• Каждая запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется)․

Выбор способа ведения трудовой книжки: бумажная или электронная

С вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ, который предоставляет работнику право выбрать способ ведения трудовой книжки:

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, ведётся на бумажном носителе․
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – ведётся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР) и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги»․

Важно: выбор способа фиксируется в заявлении работника, которое хранится в личном деле сотрудника и отражается в форме СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) при увольнении․

Когда бумажная книжка не требуется?

• Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после , оформлять бумажную трудовую книжку не нужно – только электронный формат․
• Для сотрудников, принятых на работу до этой даты, сохраняется право выбора способа ведения․

Как оформить выбор способа ведения?

1. Работник подаёт письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная)․
2. В заявлении указываются:
• ФИО сотрудника;
• Выбранный способ ведения;
• Дата подачи заявления;
• Подпись сотрудника․
3. Заявление прилагается к личному делу и хранится не менее 50 лет после увольнения․
4. Если работник не подаёт заявление, по умолчанию считается, что он выбирает бумажную форму (до ) или электронную форму (после этой даты)․

Что делать, если новый сотрудник представил бумажную трудовую книжку?

Ситуация типична при приёме на работу человека, который ранее работал у другого работодателя и вёл трудовую книжку в бумажном виде․

Проверка подлинности и актуальности

• Сверьте данные на титульном листе (ФИО, дата рождения, серия и номер книжки) с документом, удостоверяющим личность (паспорт)․
• Убедитесь, что последняя запись соответствует факту увольнения с предыдущего места работы (запись об увольнении, дата, основание)․
• Если записей нет или они некорректны – запросите у сотрудника справку о трудовой деятельности или запрос в ПФР/СФР․

Оформление приёма на работу

1. Сделайте копию трудовой книжки (все заполненные страницы) и храните её в личном деле сотрудника․
2. Внесите запись о приёме в трудовую книжку сотрудника (если он продолжает вести бумажную форму) или оформите заявление о переходе на электронную форму (см․ п․2․2)․
3. Если сотрудник желает продолжить ведение бумажной книжки, сделайте отметку в графе 13: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»․ Подпись сотрудника ставится при получении книжки на руки․

Передача сведений в ПФР/СФР

Даже если сотрудник ведёт бумажную книжку, работник обязан передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в СФР (форма СЗВ‑ТД)․ Это делается ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным․

Как оформить заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ)

Статья 66․1 ТК РФ позволяет работнику потребовать от работодателя сведения о своей трудовой деятельности в виде выписки из трудовой книжки или электронного аналога․

1. Работник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме) с указанием:
• ФИО;
• Период, за который требуются сведения;
• Форма предоставления (бумажная выписка или электронный документ через Госуслуги)․
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней готовит выписку:
• Если у сотрудника бумажная книжка – делается заверенная копия нужных страниц․
• Если у сотрудника ЭТК – выписка формируется в личном кабинете СФР и направляется работнику․
3. Выписка заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при бумажном формате)․

Ведение электронной трудовой книжки: особенности и преимущества

• Отсутствие риска потери – сведения хранятся в защищённой информационной системе СФР․
• Быстрый доступ – сотрудник может в любой момент получить выписку через портал «Госуслуги»․
• Автоматическое формирование – при ежемесячной отправке СЗВ‑ТД данные сразу попадают в ЭТК․
• Снижение бумажного оборота – экономия на печати, хранении и обработке бумажных документов․

Переход на ЭТК осуществляется по заявлению сотрудника (ч․ 2 ст․ 2 Закона № 439‑ФЗ)․ После получения заявления работодатель:

1. Вносит отметку в трудовую книжку (если она бумажная) о переходе на электронный формат․
2. Направляет в СФР сведения о выборе способа ведения (форма СЗВ‑ТД с кодом «2» – электронная форма)․
3. Обеспечивает сотруднику доступ к личному кабинету СФР для просмотра и получения выписок․

Ответственность за ведение трудовых книжек

Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб․ для организаций)․ Основные нарушения:

• Несвоевременное внесение записей․
• Отказ в выдаче выписки по ст․ 66․1 ТК РФ;
• Нарушение порядка хранения (отсутствие условий сохранности)․
• Непередача сведений в СФР при наличии электронной формы․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли делать запись о выборе способа ведения в трудовую книжку?

Да․ При переходе на электронную форму в графе 13 делается запись: «Перешёл на ведение электронной трудовой книжки в соответствии с заявлением от ___․__․____»․ При сохранении бумажной формы запись не требуется, но необходимо сохранить заявление о выборе способа․

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у нового сотрудника?

Попросите сотрудника предоставить выписку из личного кабинета СФР (или скриншот с данными о выбранном способе ведения)․ Также можно запросить справку из СФР о наличии ЭТК через электронный запрос работодателя․

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?

Выдать дубликат трудовой книжки по форме, утверждённой Приказом Минтруда․ Дубликат оформляется на основании заявления сотрудника и подтверждающих документов (трудовые договоры, приказы, выписки из СФР)․

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной формы․ В этом случае работник имеет две параллельные записи: одна в бумажной книжке, другая – в ЭТК․ При увольнении выдаётся форма СТД‑Р, отражающая выбранный способ ведения․

С какого года обязателен только электронный формат для newly hired сотрудников?

С года для лиц, впервые поступающих на трудовую деятельность, оформление бумажной трудовой книжки не предусмотрено – только электронный формат․

Правильное ведение трудовых книжек требует внимательного соблюдения нормативных требований, своевременного оформления заявлений сотрудников о выборе способа ведения и регулярной передачи данных в СФР․ Независимо от того, предпочитает сотрудник бумажный или электронный формат, кадровая служба должна обеспечить:

• Хранение оригиналов и копий документов;
• Своевременное внесение записей;
• Выдачу выписок и дубликатов по первому требованию;
• Соблюдение сроков подачи СЗВ‑ТД и информирование сотрудников о выбранном способе ведения․

Следуя изложенным рекомендациям, вы minimизируете риски штрафов, обеспечите прозрачность кадрового учёта и создадите комфортные условия для сотрудников при подтверждении их трудового стажа․

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы (ТК РФ, Федеральный закон № 439‑ФЗ, Приказы Минтруда России) и практического опыта кадровых служб на ․