Ведение строгого учета трудовых книжек (ТК) — это не просто бюрократическая формальность, а важнейшая юридическая обязанность работодателя, закрепленная в Трудовом кодексе РФ и подзаконных актах. Неправильное ведение учетных документов может привести к административной ответственности. Давайте разберем, какие именно «страницы учета» необходимы организации и как их правильно заполнять.
Два ключевых документа для учета
Законодательство обязывает работодателя вести два отдельных журнала (книги) на бумажном носителе:
Книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Цель: Учет фактического перемещения каждой трудовой книжки (и вкладыша к ней) внутри организации. В этот журнал вносятся данные о каждом сотруднике, которому выдана, передана или изъята ТК.
Что фиксируется:
- ФИО работника.
- Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
- Дата выдачи ТК работнику (при приеме на работу).
- Дата возврата ТК работником (при увольнении, временном переводе и т.д.).
- Основание для выдачи/приема (приказ о приеме, об увольнении и его номер).
- Подпись работника о получении/возврате ТК.
- Подпись ответственного лица (кадра), передавшего/принявшего ТК.
Важный нюанс: Если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой (ЭТК), информацию об этом НЕ отражают в этой книге. Учет ведется только для бумажных бланков.
Книга (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение 2 к Постановлению Правительства РФ)
Цель: Учет именно бланков — пустых форм ТК и вкладышей — от момента их получения от поставщика до списания (использования или уничтожения). Это документ финансово-материального учета.
Что фиксируется:
- Номера бланков (серия, номер от и до).
- Количество полученных, выданных (на конкретного сотрудника), возвращенных, списанных бланков;
- Дата каждой операции.
- Подписи ответственных лиц.
Ключевое отличие: В первой книге учитываются заполненные трудовые книжки (как объекты с данными о конкретном работнике). Во второй — пустые бланки (как материальные ценности).
Требования к ведению книг
Минтруд России в своих разъяснениях (письма, например, от 5 апреля 2016 г. № 14-1/ООГ-3124) недвусмысленно указал: вести эти журнаы необходимо именно на бумажном носителе. Электронный analogs законодательством пока не предусмотрен.
Основные правила оформления:
- Книги должны быть с пронумерованными листами, прошнурованы и опечатаны (или подписаны) руководителем организации.
- Все записи делаются чернилами (синими или черными), разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.
- Каждая запись должна содержать дату и подпись лица, ее внесшего, а также подпись второго лица (сверяющего).
- При увольнении сотрудника обязательно требуется его роспись о получении трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности). Отсутствие этой подписи, грубое нарушение.
Типичные нарушения и их последствия
Как отмечают контролирующие органы (Роструд), наиболее частые ошибки при ведении журналов:
- Неполное заполнение: отсутствуют даты, номера приказов, подписи.
- Неправильное отражение операций (например, списание бланка без указания, на какого работника он выдан).
- Исправления, зачеркивания, незаверенные дописки.
- Отсутствие росписи уволенного сотрудника в книге учета движения.
Такие нарушения могут быть квалифицированы как нарушение трудового законодательства, что влечет предупреждение или административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Можно ли передавать функции по ведению?
Да. Работодатель вправе передать обязанности по ведению этих журналов (например, бухгалтеру или другому специалисту) на основании внутреннего распоряжения (приказа). Однако ответственность за правильность и полноту ведения остается на работодателе (юридическом лице) и его руководителе.
Практический вывод
Для избежания проблем:
- Обеспечьте организацию двумя отдельными, правильно оформленными бумажными журналами.
- Назначьте конкретного ответственного сотрудника и закрепите его функции приказом.
- Контролируйте обязательность росписи работника при выдаче/возврате ТК.
- Не путайте учет бланков (материальные ценности) и учет движения заполненных книжек (кадровые данные).
- Учитывайте отдельно случаи с электронными трудовыми книжками — они не попадают в данные журналы.
Строгое и аккуратное ведение этих простых на первый взгляд документов, ваша гарантия соблюдения требований трудового законодательства и защиты от претензий со стороны работников и проверяющих органов.