В 2026 году вопросы ведения трудовых книжек, включая записи о приеме на работу, увольнении и других кадровых событиях для государственных служащих, регулируются не только Трудовым кодексом РФ, но и специальными нормативными актами, регулирующими статус государственной службы. Несмотря на активное развитие электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников, включая государственных служащих, особенно тех, кто начал трудовую деятельность до 2020 года или не подавал заявление о переходе на электронный формат.

Основные правовые основы

Ведение трудовых книжек для государственных служащих регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (от № 197-ФЗ, ред. от ), основной источник правил ведения трудовых книжек;
• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает форму трудовой книжки и правила её заполнения;
• Федеральный закон от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» — определяет особенности службы в органах государственной власти;
• Приказ Минтруда России от № 585н — утверждает правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году.

Важно: государственные служащие — это не просто работники, а лица, занимающие должности в органах государственной власти, и их трудовые отношения регулируются специальными нормами. Однако в части ведения трудовой книжки они подпадают под общие правила, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом о государственной службе.

Ведение трудовой книжки: бумажная или электронная?

На 2026 год в России действует двойная система ведения трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка (БТК) — сохраняется для тех, кто не подавал заявление о переходе на ЭТК до , а также для новых сотрудников, не выбравших электронный формат при первом трудоустройстве после 1 января 2026 года.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — ведётся в Пенсионном фонде РФ. Все записи о трудовой деятельности, включая государственную службу, автоматически передаются работодателем в ПФР через систему СЗВ-ТД.

Ключевое правило 2026 года: если в бумажной трудовой книжке государственного служащего уже есть закрывающая запись о переходе на ЭТК (например: «Записи о трудовой деятельности ведутся в электронном виде на основании заявления работника от …»), то новый работодатель не имеет права вносить в неё никакие записи. В этом случае все кадровые события фиксируются исключительно в ЭТК.

Если закрывающей записи нет — работодатель обязан принять бумажную трудовую книжку, внести в неё все необходимые записи и продолжать вести её в соответствии с утверждёнными правилами.

Как правильно внести запись о приёме на государственную службу

Запись о приёме на работу государственного служащего вносится в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней со дня фактического начала работы (ст. 66 ТК РФ).

Образец записи:

1. Дата, число, месяц, год приёма на работу (например: ).
2. Номер записи — порядковый номер в трудовой книжке (например: 1).
3. Содержание записи — формулировка должна точно соответствовать приказу о приёме и должности.

Пример корректной записи:

№ 1
Принят на работу на должность секретаря-референта 1 класса в Администрацию города Москвы по договору о государственной гражданской службе (на основании приказа № 45 от ).

Важные нюансы:

• Название организации должно быть указано полностью, с учётом официального наименования (например: «Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере образования и науки»).
• Должность указывается в соответствии с квалификационным справочником и классным чином (если есть).
• Основание приёма — договор о государственной гражданской службе (не трудовой договор!).
• Все записи должны быть подписаны руководителем и скреплены печатью организации (если она используется).

Особенности для государственных служащих

Государственные служащие имеют ряд особенностей, которые влияют на ведение трудовой книжки:

• Запрет на совместительство — в большинстве случаев государственные служащие не могут работать по совместительству, кроме научной, преподавательской, медицинской и творческой деятельности. Если совместительство разрешено, запись о нём в трудовую книжку не вносится — она ведётся отдельно по договору ГПХ или по основному месту работы.
• Повышение по службе, при повышении в классном чине или занимаемой должности вносится дополнительная запись о переводе на новую должность. Например: «Переведён на должность советника 1 класса с ».
• Увольнение с государственной службы — запись должна содержать основание увольнения в соответствии с законом о государственной службе (например: «Уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 36 Федерального закона № 79-ФЗ»).
• Назначение на должность в другом органе — если служащий переходит из одного ведомства в другое, в трудовую книжку вносится запись об увольнении с предыдущего места и о приёме на новое. При этом не требуется выдача трудовой книжки — она передаётся по служебной командировке или через кадровую службу.

Записи о наградах и поощрениях

В трудовую книжку не вносятся записи о наградах, поощрениях, благодарностях, присвоении званий и т.п., даже если они связаны с государственной службой. Эти сведения фиксируются в личном деле государственного служащего и в служебных характеристиках.

Исключение: если награда связана с выполнением служебных обязанностей и включена в перечень, утверждённый законом о государственной службе (например, присвоение классного чина), то запись о присвоении классного чина вносится в трудовую книжку как изменение должности.

Ошибки при заполнении и их последствия

Неправильное заполнение трудовой книжки — серьёзное нарушение, которое может повлечь:

• Отказ в назначении пенсии из-за неполного стажа;
• Споры при трудоустройстве в будущем;
• Штрафы от Роструда (до 50 000 рублей для организации, до 5 000 — для должностного лица).

Частые ошибки:

• Указание «трудовой договор» вместо «договора о государственной гражданской службе»;
• Неполное наименование органа власти;
• Отсутствие ссылки на приказ;
• Использование сокращений (например, «г. Москва» вместо «город Москва»);
• Внесение записей карандашом или без подписи руководителя;
• Внесение записей о совместительстве, запрещено!

Что делать, если запись внесена задним числом?

В 2026 году внесение записей в трудовую книжку задним числом допускается только в исключительных случаях — например, при ошибке кадровика или при восстановлении трудового стажа по решению суда.

Порядок исправления:

1. Издать приказ о признании ошибки и внесении исправления;
2. В трудовой книжке сделать новую запись с указанием: «Запись № X от … признана недействительной»;
3. Внести новую корректную запись с датой фактического события;
4. Сохранить все документы, подтверждающие основание для исправления (приказ, решение суда, справка из ПФР и т.д.).

Важно! Записи не зачёркиваются, не исправляются корректором или штрихом — они аннулируются новой записью.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении государственного служащего трудовая книжка выдаётся в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если служащий увольняется по причине перевода в другой орган — книжка передаётся по служебной командировке или через кадровую службу, без выдачи на руки.

При увольнении по любому основанию в трудовую книжку вносится запись с указанием:

• Дата увольнения;
• Основание (статья закона о государственной службе);
• Номер приказа.

Пример:

№ 5
Уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 36 Федерального закона от № 79-ФЗ (на основании приказа № 89 от ).

Для корректного ведения трудовой книжки государственного служащего в 2026 году запомните:

1. Проверяйте наличие закрывающей записи, если она есть, бумажная книжка больше не используется.
2. Используйте только официальные формулировки — не заменяйте «договор о государственной гражданской службе» на «трудовой договор».
3. Все записи, только на основании приказа и с подписью руководителя.
4. Не вносите записи о наградах, поощрениях, совместительстве, они не относятся к трудовой книжке.
5. Соблюдайте сроки, внесение записи в течение 5 рабочих дней после приёма/увольнения.
6. Храните трудовые книжки в специальном сейфе или архиве до 75 лет после увольнения (для государственных служащих — до 50 лет после увольнения, но лучше — до 75).

Помните: трудовая книжка — это не просто документ, а история профессионального пути государственного служащего. Её правильное ведение — залог законности, прозрачности и защиты прав сотрудника в будущем.

Совет: Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда № 585н. Регулярно проходите обучение по кадровому делопроизводству — законодательство в 2026 году продолжает развиваться в сторону цифровизации, но бумажные трудовые книжки ещё долго будут оставаться важным элементом кадрового учёта.