Открытие индивидуального предпринимательства (ИП) — это не только регистрация в налоговой, но и начало кадровой работы, если вы планируете нанимать сотрудников․ Одним из ключевых документов в этой сфере является трудовая книжка․ В этой статье подробно разберем, как ИП должен работать с этим документом, какие записи вносить и какие частые ошибки допускают предприниматели․
🚨 Самое главное
Индивидуальный предприниматель как работодатель ОБЯЗАН вести трудовые книжки на своих НАЁМНЫХ СОТРУДНИКОВ․ Однако сам ИП НЕ ДОЛЖЕН и НЕ МОЖЕТ делать запись о своей предпринимательской деятельности в свою личную трудовую книжку․ Это принципиально важное различие․
Обязанность ИП по ведению трудовых книжек для сотрудников
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66, 69) и Инструкции по ведению трудовых книжек, ИП, использующий наёмный труд, выполняет все те же функции, что и юридическое лицо; Это значит:
- Приём на работу — оформление трудового договора;
- Внесение первичной записи в трудовую книжку нового сотрудника (если у него она уже есть)․
- Внесение записей об увольнении, переводах, отпусках и других изменениях․
- Хранение книжек (или их дубликатов) у работника или в организации․
Когда вносить первую запись?
Запись о приёме на работу вносится в день фактического допуска к работе․ Важный нюанс: если работа у ИП является для сотрудника основной, запись вносится, даже если он проработал менее 5 дней․ Если же это временная или сезонная работа (до 2 месяцев), запись может не вноситься по заявлению самого работника․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке для сотрудника ИП?
Заполнение должно быть безупречным, так как ошибки могут повлиять на стаж работника при оформлении пенсии․
Реквизиты работодателя
В графе «Наименование организации (работодателя)» указывается полное и сокращенное наименование ИП․ Крайне важно: сокращения недопустимы․ Пишите полностью:
- Полное: Индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество]
- Сокращенное: ИП [Фамилия И․О․]
Пример:
Полное: Индивидуальный предприниматель Васильев Владимир Васильевич
Сокращенное: ИП Васильев В․В․
Заверение записи
Каждая запись должна быть заверена:
- Подписью самого ИП (как работодателя) или уполномоченного лица (например, бухгалтера), если такая доверенность оформлена․
- Печатью․ Печать для ИП не является обязательным реквизитом по закону, но её наличие значительно облегчает проверку документа и является хорошей практикой․ Если печать есть — её необходимо поставить․
Содержание записи
Запись делается без сокращений, с указанием даты, основания (номер договора, приказа), должности и подразделения (если есть)․
Образец записи о приёме:
Принят на работу с [число, месяц, год] на должность [полное наименование должности]․
Трудовой договор от [число, месяц, год] № [номер]․
А что с трудовой книжкой самого ИП?
Это самый частый вопрос и источник путаницы․ Ответ однозначен: запись о деятельности в качестве ИП в собственную трудовую книжку НЕ ВНОСИТСЯ․
❌ Почему это запрещено и не нужно?
- Статус лица․ ИП — это не работник у самого себя․ Он является собственником бизнеса․ Трудовая книжка ведётся исключительно на работников, состоящих в трудовых отношениях․
- Подтверждение стажа․ Для подтверждения страхового стажа в Пенсионном фонд (ПФР) предприниматель предоставляет не трудовую книжку, а иные документы:
- Свидетельство о регистрации ИП․
- Свидетельство о прекращении деятельности (при выходе из статуса)․
- Выписку из ЕГРИП․
- Документы об уплате страховых взносов (например, выписки из лицевого счета в ПФР)․
- Позиция контролирующих органов․ Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-4834 прямо указывает, что деятельность в качестве ИП не является трудовой и не отражается в трудовой книжке․
Пошаговая инструкция для ИП при приёме на работу
Если вы нанимаете сотрудника, следуйте этому чек-листу:
- Подготовьте штатное расписание (если у вас несколько сотрудников или это требуется по отраслевым нормативам)․
- Оформите трудовой договор с сотрудником в письменной форме в двух экземплярах․
- Запросите у сотрудника трудовую книжку (если она у него есть)․
- Внесите запись о приёме в трудовую книжку, указав полное наименование ИП, должность, дату и основание․ Заверьте подписью и печатью (при наличии)․
- Заполните личную карточку работника (форма Т-2) и храните её у себя․
- В течение 30 дней зарегистрируйте сотрудника в системе СФР (Социального фонда России) через личный кабинет налогоплательщика или МФЦ․
- Отдайте сотруднику его экземпляр трудового договора и трудовую книжку с внесённой записью․
Частые ошибки и вопросы
- Ошибка: ИП ставит в своей трудовой книжке запись «Индивидуальный предприниматель»․
Последствие: Такая запись не имеет юридической силы для подтверждения стажа и может вызвать вопросы при оформлении пенсии․ - Ошибка: Указывает в записи для сотрудника только «ИП Иванов И․И․» без слова «Индивидуальный предприниматель»․
Последствие: Нарушение требования об отсутствии сокращений в наименовании работодателя․ - Вопрос: А если я нанял себя в качестве сотрудника (например, на должность директора)?
Ответ: Невозможно․ Должностное лицо (директор) и собственник (ИП) — это одно и то же лицо․ Трудовые отношения с самим собой возникнуть не могут․ Управление бизнесом — это не трудовые отношения․ - Вопрос: Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?
Ответ: Оформляете его как вновь принятого работника, выдаёте ему новую трудовую книжку (за счёт средств работодателя) и вносите в неё первую запись․
Для индивидуального предпринимателя работа с трудовыми книжками сводится к одному простому правилу: вы ведёте их только для наёмных работников․ Все записи делаются чётко, по форме, с полным наименованием и заверением․ Для подтверждения же собственного предпринимательского стажа в ПФР предоставляйте совершенно иной пакет документов․
Соблюдение этих правил защитит и ваших сотрудников, и вас от проблем при проверках и при оформлении пенсий․