Ведение трудовых книжек — один из самых ответственных процессов в кадровом делопроизводстве. Особые вопросы возникают, когда сотрудник трудоустраивается или переводится в обособленное подразделение, которое находится в другом городе. В 2026 году правила оформления документов остаются строгими, и любая ошибка может привести к штрафам или проблемам при подсчете стажа.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи, нужно ли указывать город в названии организации и приведем актуальные образцы записей.

Нужно ли указывать город в названии организации?

Самый частый вопрос кадровиков: «Если подразделение в другом городе, нужно ли писать этот город в графе 3?».

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике (включая разъяснения Роструда и Минтруда), в графе 3 раздела «Сведения о работе» в качестве названия организации указывается полное наименование юридического лица, которое указано в учредительных документах. Город нахождения обособленного подразделения в название организации вписывать не нужно.

Однако, сам факт работы в обособленном подразделении должен быть отражен. Это делается через указание должности или структурной единицы.

Ключевые правила заполнения:

• Графа 3: Пишется полное название компании-работодателя (как в уставе).
• Должность: В строке о приеме на работу после названия должности обязательно указывается наименование обособленного подразделения и его местонахождение (город).
• Графа 4: Указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Образец записи при приеме на работу

Рассмотрим ситуацию: Сотрудник Иванов И.И. принят в ООО «Вектор» (головной офис в Москве) на должность менеджера в обособленное подразделение «Юг», расположенное в г. Краснодар.

Ниже приведен образец того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке:

Важно: Обратите внимание, что название города (г. Краснодар) указывается именно в описании должности/подразделения, а не в шапке организации.

Запись при переводе в другое обособленное подразделение

Если сотрудник уже работает в компании и его переводят из головного офиса в филиал в другом городе (или из одного филиала в другой), это считается переводом. Такая запись вносится только с письменного согласия работника.

Пример формулировки при переводе:

1. В графе 3 пишется: «Переведен в отдел логистики обособленного подразделения «Север» (г. Санкт-Петербург) на должность старшего логиста».
2. В графе 4 указывается приказ о переводе.

Нюансы оформления в 2026 году

Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документооборот для тех, кто вел книжки до 2020 года или подал заявление о ведении бумажной версии, сохраняется. При заполнении бумажной трудовой книжки:

• Записи должны вестись чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Не допускается использование сокращений (кроме общепринятых, таких как «г.», «обл.», «ООО», «АО»). Однако название города лучше писать полностью или по стандарту «г. Москва», «г. Екатеринбург».
• Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).

Частые ошибки при заполнении

Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом (СФР) и трудовой инспекцией, избегайте следующих ошибок:

1. Указание города в наименовании организации: Нельзя писать «ООО «Вектор» г. Казань», если в уставе просто «ООО «Вектор»».
2. Отсутствие указания филиала: Если в трудовом договоре указано обособленное подразделение, оно должно фигурировать и в трудовой книжке для корректного отражения условий труда и стажа;
3. Несоответствие дат: Дата приема в трудовую книжку должна строго соответствовать дате приказа и фактическому началу работы.

Правильное оформление записей в трудовой книжке при работе в обособленном подразделении — гарантия юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником. Следуя приведенным образцам, вы минимизируете риски и обеспечите сотруднику беспроблемный учет стажа.