Обязанности ИП по ведению трудовых книжек

Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), индивидуальный предприниматель, как работодатель, обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших у него свыше пяти дней, если эта работа является для них основной.

Это требование распространяется на:

• штатных сотрудников;
• совместителей;
• лиц, работающих по срочным трудовым договорам;
• работников, принятых впервые.

Важно: если сотрудник ранее не имел трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу), ИП обязан её оформить и заполнить.

Может ли ИП сделать запись в трудовую книжку самому себе?

Ответ: Нет, не может и не должен.

Обоснование:

• ИП не является работником сам у себя. Трудовая книжка — это документ о трудовой деятельности наёмного работника. Предпринимательская деятельность не оформляется как трудовая;
• Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка ведётся на лиц, работающих по трудовому договору. ИП не заключает трудовой договор с самим собой;
• Письмо Роструда от г. № 358-6-1 подтверждает, что ИП обязан соблюдать трудовое законодательство в части прав и обязанностей как работодателя, но не как работник;
• Запись о предпринимательской деятельности не являеться основанием для внесения в трудовую книжку, так как она не подтверждает трудовой стаж по найму.

Таким образом, в трудовую книжку ИП не вносится никаких записей о своей предпринимательской деятельности.

Как правильно заполнить трудовую книжку при приёме на работу к ИП?

При оформлении нового сотрудника ИП должен руководствоваться:

• Постановлением Правительства РФ от г. № 225;
• Постановлением Минтруда РФ от г. № 69;
• Приказом Минтруда России от г. № 320н (об утверждении формы трудовой книжки).

Правила заполнения:

1. Номер записи — сквозной по всей книжке;
2. Дата приёма на работу — указывается полностью (число, месяц, год);
3. Основание, приказ (распоряжение) о приёме на работу;
4. Наименование работодателя, указывается полностью, без сокращений, даже если это ИП;
5. Должность — указываеться в соответствии с трудовым договором;
6. Запись заверяется подписью ИП или уполномоченного лица и печатью (если есть).

Важно: Не допускается сокращение слов в наименовании работодателя. Например, нельзя писать «ИП Иванов И.И.», только «индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 1 января 2020 года в России введён формат электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2023 года все работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в СФР.

Что это значит для ИП:

• При приёме на работу впервые (если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки) оформляется электронная;
• Сотрудник может выбрать формат ведения трудовой книжки: бумажный или электронный;
• ИП обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в форме ЕФС-1;
• Записи в ЭТК вносятся так же, как и в бумажную, но хранятся в базе СФР;
• При увольнении ИП выдаёт сотруднику выписку из ЭТК или бумажную копию.

Важно: Даже при ведении электронной трудовой книжки ИП обязан правильно оформлять записи при приёме на работу, переводе и увольнении.

Ответственность ИП за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения, хранения или предоставления сведений о трудовой деятельности предусмотрена административная ответственность:

• Статья 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства;
• Штрафы:
• для ИП, до 5 000 рублей;
• для должностных лиц — до 20 000 рублей;
• повторное нарушение — до 70 000 рублей.
• В случае непредоставления сведений в СФР — штраф до 10 000 рублей.

Важно: Даже если ИП не ведёт трудовую книжку на себя, он обязан правильно оформлять её на своих работников. Нарушение правил может привести к проверкам и штрафам.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли ИП самому себе выписать трудовую книжку при регистрации?

Ответ: Нет. Трудовая книжка — это документ о трудовой деятельности наёмного работника. ИП не может быть сам себе работодателем и работником одновременно.

Вопрос 2: Нужно ли ИП ставить печать в трудовую книжку?

Ответ: Печать не является обязательной, если ИП не использует печать в своей деятельности. Однако, если печать есть, её можно поставить для заверения записи. Главное — чтобы подпись была разборчивой и соответствовала документу.

Вопрос 3: Что делать, если сотрудник просит внести запись о работе у ИП в свою трудовую книжку, но она утеряна?

Ответ: ИП обязан выдать дубликат трудовой книжки или новую, если предыдущая была утеряна по вине работодателя. Если книжка утеряна по вине сотрудника, он может обратиться в суд для восстановления записей.

Вопрос 4: Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет. Все записи должны вноситься своевременно, в день издания приказа. Записи задним числом не допускаются.

Вопрос 5: Нужно ли ИП вести трудовую книжку на совместителей?

Ответ: Да, если совместитель работает по трудовому договору и эта работа является для него основной.

Ведение трудовых книжек — это важная обязанность индивидуального предпринимателя как работодателя. Записи должны быть точными, своевременными и соответствовать законодательству. Однако ИП не может и не должен вносить записи о своей предпринимательской деятельности в свою собственную трудовую книжку.

С 2020 года многие работодатели перешли на электронные трудовые книжки, но правила их ведения остаются такими же строгими. Нарушение требований может привести к штрафам и проверкам.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовых книжек или вы хотите уточнить детали, обратитесь к юристу или в территориальное отделение Роструда.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.
Информация подготовлена на основе норм Трудового кодекса РФ, писем Роструда и Постановлений Правительства РФ.