Ведение трудовых книжек — это один из самых важных и строго регулируемых аспектов кадрового делопроизводства в России. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален для многих категорий работников. Часто под термином «соглашение на трудовую книжку» пользователи подразумевают целый комплекс документов: от заявления о выборе формы трудовой книжки до актов приема-передачи и соглашений об исправлении ошибок.

В этой статье мы подробно разберем, какие соглашения и документы необходимы при работе с трудовыми книжками, как их правильно оформлять и какие нюансы важно учитывать в 2024 году.

Переходный период: Выбор формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Ключевым моментом этого процесса стало право работника выбрать, хочет ли он продолжать вести бумажную версию или полностью перейти на электронный формат.

Заявление о выборе формы трудовой книжки

Хотя технически это не всегда называется «соглашением», именно этот документ фиксирует волю сторон. Работник, который впервые трудоустраивается после 1 января 2020 года, получает только электронную трудовую книжку. Те, кто уже имел бумажный документ, должны были подать заявление работодателю (до конца 2020 года, а в отдельных случаях — позже при восстановлении утраченных прав).

• Если работник выбрал электронную форму: работодатель выдает бумажную трудовую на руки и больше не ведет ее, внося сведения только в ЭТК.
• Если работник выбрал бумажную форму: работодатель продолжает вносить записи в бумажный бланк параллельно с отправкой данных в ПФР (СФР).

Соглашение об исправлении ошибок в трудовой книжке

Одна из самых сложных ситуаций — обнаружение ошибки в записях. Просто зачеркнуть неверную запись нельзя. Здесь требуется взаимодействие между текущим и предыдущим работодателем.

Важно: Исправление производит тот работодатель, который допустил ошибку. Если организация ликвидирована, исправления вносит текущий работодатель на основании архивных документов.

Алгоритм действий при обнаружении ошибки:

1. Работник обращается к работодателю, допустившему ошибку.
2. Работодатель издает приказ об исправлении записи.
3. Вносится новая запись с указанием номера и даты приказа об исправлении.

Часто между работником и работодателем заключается соглашение о признании записи неверной (в свободной форме или как часть служебной записки), чтобы зафиксировать факт обращения и согласия сторон на внесение изменений. Это защищает обе стороны от будущих претензий.

Акт приема-передачи трудовой книжки

При увольнении работника или при смене ответственного за ведение трудовых книжек внутри организации критически важно правильно оформить передачу документа.

Что должно быть в акте?

Акт приема-передачи — это документ, подтверждающий, что работодатель выполнил обязанность по выдаче трудовой книжки, а работник ее получил. В нем указываются:

• Дата передачи;
• ФИО работника и должность;
• Номер и серия трудовой книжки;
• Подпись работника о получении;
• Подпись ответственного лица работодателя.

Если работник отказывается забирать трудовую книжку при увольнении, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за документом. С момента отправки такого уведомления ответственность за хранение книжки с работодателя снимается (но не снимается обязанность выдать ее по первому требованию).

Соглашение о восстановлении трудовой книжки

В случае утери трудовой книжки (работником или работодателем) инициируется процесс восстановления. Здесь также может потребоваться письменное взаимодействие.

Если книжка утеряна работодателем:
Работодатель обязан собрать комиссию, провести расследование и восстановить записи на основании копий приказов, личных карточек и других документов. С работником может быть подписано соглашение о подтверждении стажа, где работник подтверждает, что предоставленные копии документов верны, и согласен на внесение таких записей.

Если книжка утеряна работником:
Основное место работы по последнему месту работы выдает дубликат. Работник пишет заявление с указанием периода работы и мест, где он трудился. Работодатель делает запросы в архивы и другие организации. Фактически, здесь работает механизм взаимодействия на доверии и подтверждении документов.

Основные правила заполнения и хранения

Независимо от типа соглашения или документа, связанного с трудовой книжкой, необходимо соблюдать базовые требования Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек:

1. Чернила: Записи в бумажной трудовой делаются чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
2. Язык: Записи ведутся на русском языке. В республиках РФ допускается дублирование на национальном языке.
3. Сокращения: Не допускаются (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ»).
4. Печати: Все записи заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она используется).

Правильное оформление документов, связанных с трудовыми книжками,, это залог отсутствия проблем с трудовой инспекцией и Пенсионным фондом (СФР). Будь то соглашение об исправлении ошибки, акт приема-передачи или заявление о выборе формата, каждый документ должен быть составлен грамотно и своевременно.

Помните: трудовая книжка — это основной документ о стаже работника, и ошибки в ней могут повлиять на размер будущей пенсии. Поэтому внимательность к деталям и соблюдение процедур согласования изменений здесь важнее всего.