Ведение трудовых книжек — это одна из важнейших кадровых процедур, которая требует строгого соблюдения правил и норм действующего трудового законодательства․ Любая ошибка или неточность в записях может повлечь за собой серьезные проблемы при назначении пенсии или подтверждении стажа․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о приеме на работу бухгалтером, какие существуют нюансы и на что стоит обратить особое внимание․
Нормативная база
Оформление трудовых книжек на территории Российской Федерации регламентируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (в частности, статья 66);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69․
Именно эти документы устанавливают единые требования к формулировкам, нумерации и датированию записей․
Общие правила внесения записи
Прежде чем привести конкретный пример, важно напомнить базовые принципы заполнения граф раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1 (№ записи): Нумерация должна быть сквозной и продолжать нумерацию предыдущих записей․ Недопустимо пропускать номера или дублировать их․
- Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, )․ Число и месяц записываются двузначными числами, год — четырехзначным․
- Графа 3 (Сведения о работе): В виде заголовка без номера и даты вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя․ Под этим заголовком пишется сама формулировка о приеме․
- Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись (обычно приказ или распоряжение о приеме на работу), его дата и номер․
Подробный пример записи о приеме бухгалтером
Рассмотрим стандартную ситуацию: сотрудник принимается в организацию на должность бухгалтера․ В разделе «Сведения о работе» это будет выглядеть следующим образом:
Внешний вид записи (структура)
Шапка (наименование работодателя):
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
Строка с записью:
- Графа 1: 11
- Графа 2: 14 05 2026
- Графа 3: Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера․
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Пошаговое оформление
Шаг 1․ Наименование организации
Перед внесением записи о приеме в графе 3 ставится , полное и сокращенное фирменное наименование работодателя․ Эта строка не нумеруется и не датируется․
Пример: Общество с ограниченной ответственностью «ФинансГрупп» (ООО «ФинансГрупп»)
Шаг 2․ Номер и дата записи
В графе 1 проставляется порядковый номер записи (например, 5, если это пятая запись у данного работника)․ В графе 2 — дата приема на работу (день, когда сотрудник фактически приступил к работе, или дата, указанная в приказе)․
Шаг 3․ Формулировка о приеме (Графа 3)
Это самая важная часть․ Формулировка должна максимально точно повторять формулировку приказа о приеме на работу и трудового договора; Для должности бухгалтера возможны следующие варианты:
- Вариант 1 (простой): «Принята на должность бухгалтера․»
- Вариант 2 (с указанием структурного подразделения): «Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера․»
- Вариант 3 (с указанием квалификации/категории): «Принята на должность бухгалтера II категории․» или «Принята на должность ведущего бухгалтера․»
Обратите внимание: наименование должности должно строго соответствовать штатному расписанию организации․ Если в штатном расписании должность называется «Бухгалтер по расчету заработной платы», то именно так и нужно писать в трудовой книжке․
Шаг 4․ Реквизиты приказа (Графа 4)
Вносяться данные приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого произведен прием на работу․ Указывается наименование документа (Приказ), его дата и номер․
Пример: Приказ от № 45-к
Важные нюансы и частые ошибки
Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов и самого работника, кадровику следует избегать типичных ошибок:
- Сокращения в тексте записи: Категорически запрещено сокращать слова (например, писать «пр․» вместо «Приказ», «бух․» вместо «бухгалтер», «расп․» вместо «распоряжение»)․ Все слова должны быть написаны полностью․
- Несоответствие должности: Расхождение между должностью, указанной в трудовом договоре/приказе, и записью в трудовой книжке недопустимо․
- Пропуск наименования организации: Каждая новая организация-работодатель обязательно выделяется в виде заголовка․ Если работник переведен из одного обособленного подразделения в другое той же компании, не пишется, но указывается новое подразделение в графе 3․
- Ошибки в датах: Дата внесения записи (в графе 2) должна совпадать с датой издания приказа или датой фактического начала работы, но не может быть позже недели с момента издания приказа․
Что делать, если допущена ошибка?
Если ошибка обнаружена в момент заполнения (до подписи инспектора по кадрам), испорченный бланк можно аннулировать и начать заполнение нового․ Если неточность выявлена позже, вносить исправления нужно в порядке, предусмотренном разделом III Правил ведения трудовых книжек․
Для этого:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер;
- В графе 2 указывается дата внесения исправления;
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна․ Принята на должность бухгалтера․» (или верная формулировка);
- В графе 4 повторно указываются реквизиты приказа, на основании которого вносится исправление (либо реквизиты нового приказа, если ошибка была именно в них)․
Запись о приеме на работу бухгалтером не содержит каких-либо уникальных, сложных требований, однако требует предельной внимательности․ Главное правило кадровика — строгое соответствие записи штатному расписанию, трудовому договору и приказу о приеме․ Отсутствие сокращений, правильная нумерация и точное указание дат гарантируют, что трудовая книжка будет оформлена безупречно, а у работника не возникнет проблем в будущем․