Вопрос о том, может ли физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем (ИП), вести трудовые книжки и вносить записи, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у работников. Ниже разъясняем законодательную базу, практические нюансы и рекомендации по работе с трудовой книжкой в такой ситуации.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже, должностях, основаниях увольнения, а также награждениях за успехи в работе. Она является обязательной для всех работников, которые заключили трудовой договор с работодателем, если работа у данного работодателя считается основной.
Кому требуется трудовая книжка?
- Работник, который проработал у работодателя более пяти дней.
- Работа считается основной, если она занимает более 50 % рабочего времени.
Какие сведения фиксируются?
- ФИО, дата рождения, место жительства.
- Должность, место работы, дата начала и окончания работы.
- Основания увольнения.
- Награждения и премии.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у него является основной. Однако в этом списке есть исключения.
Исключения из обязанности вести трудовые книжки
- Физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках и оформлять их работникам, принимаемым на работу впервые.
- Индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки, но только в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными актами.
Таким образом, если вы – физическое лицо, не ИП, и нанимаете сотрудника впервые, вы не можете открыть ему новую трудовую книжку и вносить в неё записи. Вы можете лишь принять уже существующую бумажную или электронную трудовую книжку и заполнить её по общим правилам, если у работника она есть.
Что делать, если работник впервые приходит к вам?
- Проверка наличия трудовой книжки. Если работник пришёл с бумажной трудовой книжкой, вы можете её принять и внести записи. Если у него нет книжки, вы не можете оформить новую.
- Запрос электронной трудовой книжки. С 1 января 2021 года работодатели могут запросить электронную трудовую книжку (ЭТК) при приёме на работу. Это удобно, если работник не имеет бумажной.
- Выдача копии. По письменному заявлению работника в течение трёх дней вы обязаны выдать копию трудовой книжки или заверенную выписку.
Как оформить запись в существующей трудовой книжке?
- Дата начала работы.
- Должность и место работы.
- Нормативные основания (например, «трудовой договор»).
- Подпись работодателя и печать (если применимо).
Что делать, если работник хочет работать у физического лица, не ИП?
Если работник хочет устроиться у физического лица, не являющегося ИП, и у него нет трудовой книжки, то:
- Он может заключить договор с вами, но запись в трудовой книжке не будет возможна.
- В таком случае вы можете оформить договор в виде «договор о выполнении работ» или «договор подряда», но это не будет трудовым договором в смысле ТК РФ.
- Если работник позже получит трудовую книжку у другого работодателя, вы можете принять её и внести записи.
Практические рекомендации для работодателя‑физического лица
- Проверьте статус работника: есть ли у него бумажная трудовая книжка?
- Если нет, уточните, может ли работник предоставить электронную трудовую книжку.
- Убедитесь, что вы храните копии всех документов в соответствии с требованиями закона.
- При приёме на работу оформляйте договор в письменной форме и храните его в течение 5 лет.
- Если работник уходит, вы обязаны оформить в трудовой книжке запись об увольнении и основаниях.
Ключевые статьи Трудового кодекса РФ
- Статья 66 – обязанность работодателя вести трудовые книжки.
- Статья 303 – заключение трудового договора с работодателем‑физическим лицом.
- Статья 309 – правила оформления записей в трудовой книжке.
- Статья 311 – выдача копии трудовой книжки.
Физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права вести трудовые книжки и вносить записи для новых сотрудников. Однако оно может принимать уже существующие трудовые книжки и вести их в соответствии с ТК РФ. При отсутствии трудовой книжки работник может заключить с вами договор, но это не будет трудовым договором в смысле Трудового кодекса. Поэтому важно заранее уточнить наличие трудовой книжки и, при необходимости, запросить электронную версию.
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать юридических рисков и правильно оформить трудовые отношения с вашими сотрудниками.