Вопрос о ведении трудовых книжек физическими лицами — работодателями (в т.ч. индивидуальными предпринимателями) вызывает множество споров и недопонимания. Давайте разберёмся, что говорит законодательство Российской Федерации на этот счёт, и какие обязанности возникают у физических лиц как работодателей.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она содержит записи о приёме на работу, переводе, увольнении, награждениях и других важных событиях в трудовой биографии работника.
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Юридические лица
Все юридические лица (организации, компании, предприятия) обязаны вести трудовые книжки на всех своих работников, независимо от срока их работы; Это установлено статьёй 66 ТК РФ.
Индивидуальные предприниматели (ИП)
Вопрос с ведением трудовых книжек для ИП более сложный и претерпел изменения за последние годы.
С 28 января 2020 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ, согласно которым:
- Индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников, если те работают у них более 5 дней и эта работа является для работника основной.
- Если работник не имеет трудовой книжки, работодатель (ИП) обязан её приобрести и оформить.
- ИП не обязаны и не вправе вести трудовую книжку на самих себя.
Иные физические лица (без статуса ИП)
Физические лица, не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, не обязаны вести трудовые книжки.
Это связано с тем, что только юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют право заключать трудовые договоры с работниками. Обычные физические лица могут заключать только гражданско-правовые договоры (например, договоры подряда, оказания услуг), и на них не распространяются требования по ведению трудовых книжек.
На каких работников ИП обязаны вести трудовые книжки?
Согласно статье 309 ТК РФ и статье 66 ТК РФ, индивидуальный предприниматель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, который:
- Работает у него более 5 дней;
- Заключил трудовой договор (не гражданско-правовой);
- Работа является для него основной (не по совместительству).
Если работник принят на работу по совместительству или на срок менее 5 дней, оформление трудовой книжки не требуется.
Что делать, если у работника нет трудовой книжки?
Если работник поступает на работу впервые и у него нет трудовой книжки, работодатель (ИП) обязан:
- Приобрести бланк трудовой книжки;
- Оформить её на работника в течение 5 дней с момента приёма на работу;
- Сделать первую запись о приёме на работу с указанием должности, даты приёма и других обязательных реквизитов.
Важно!
Записи в трудовой книжке должны вноситься в точном соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Может ли ИП не вести трудовую книжку?
В некоторых случаях ИП могут избежать обязанности ведения трудовых книжек:
- Если работник принят на работу по гражданско-правовому договору (например, договор подряда);
- Если работа является для работника не основной (совместительство);
- Если работник принят на срок менее 5 дней.
Однако, если оформлен трудовой договор и работа основная, ведение трудовой книжки обязательно.
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
За нарушение правил ведения, хранения или оформления трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- В случае повторного нарушения, увеличение штрафа.
Кроме того, отсутствие или неправильное ведение трудовой книжки может привести к проблемам при начислении пенсии, получении льгот и подтверждении трудового стажа.
Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, не обязано вести трудовые книжки.
Индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки на своих работников, если они работают у него более 5 дней, заключён трудовой договор и работа является основной.
Рекомендации для ИП
- Всегда заключайте трудовые договоры в письменной форме;
- Своевременно оформляйте трудовые книжки на новых работников;
- Следите за изменениями в трудовом законодательстве;
- Используйте только официальные бланки трудовых книжек;
- Храните трудовые книжки в надёжном месте (в сейфе или специальном шкафу).
Своевременное и правильное ведение трудовых книжек поможет избежать проблем с проверяющими органами, налоговой инспекцией и работниками.
Важно: Настоящая статья носит информационный характер. Для точного толкования норм права рекомендуется обращаться к действующему законодательству или квалифицированному юристу.