Ведение трудовых книжек, это строго регламентированный процесс, требующий внимания к деталям. Один из самых частых вопросов, возникающих у специалистов по кадрам и бухгалтеров: где именно должна находиться запись о том, что работнику выдан вкладыш? Ошибки в этом пункте могут привести к признанию трудовой книжки недействительной при проверке или при оформлении пенсии.

В данной статье мы подробно разберем порядок действий, места внесения записей и правила нумерации, опираясь на актуальные требования законодательства РФ.

Основное правило: где ставится отметка?

Самое главное, что нужно помнить: запись о выдаче вкладыша вносится на ьный лист трудовой книжки. Это первая страница документа, где указаны фамилия, имя, отчество работника, дата рождения и образование.

Согласно действующим правилам (в т.ч. Порядку ведения трудовых книжек), процедура выглядит следующим образом:

• Когда в разделе «Сведения о работе» заканчиваются страницы для записей, работодатель обязан выдать работнику вкладыш.
• Непосредственно на ьном листе основной трудовой книжки ставится специальный штамп с надписью «Выдан вкладыш».
• В этом штампе (или рядом с ним, если штамп не содержит полей) указываются серия и номер выданного вкладыша.

Важно: если места на ьном листе основной трудовой книжки для штампа о втором или третьем вкладыше уже нет (все предыдущие штампы заняты), то запись о выдаче последующего вкладыша следует отразить на ьном листе предыдущего вкладыша.

Порядок нумерации записей во вкладыше

Частая ошибка — начинать нумерацию записей во вкладыше заново. Этого делать категорически нельзя.

Правила нумерации:

1. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки.
2. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей основной трудовой книжки.
3. Если последняя запись в основной книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 16.
4. Дублировать записи, которые уже есть в основной книжке (например, название организации или предыдущие места работы), не нужно. Вкладыш заполняется только новыми данными о трудовой деятельности.

Как правильно вшить вкладыш?

Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Обычно это делается в конце раздела «Сведения о работе», перед обложкой или после последней заполненной страницы, в зависимости от конструкции конкретной книжки. Главное требование, вкладыш должен быть надежно скреплен с основной книжкой, чтобы исключить его потерю или подмену. Прошивка заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Учет выдачи вкладыша в журнале

Недостаточно просто сделать запись в самой книжке. Факт выдачи бланка вкладыша должен быть зафиксирован в учетных документах работодателя.

В Журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо:

• Внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку (или сделать соответствующую пометку в графе примечаний).
• Зафиксировать дату выдачи вкладыша.
• Взять подпись работника в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки (вкладыша)».

Запись об оформлении вкладыша в книгу учета вносится отдельной строкой в день, когда он был заполнен и выдан на руки работнику.

Электронные трудовые книжки и вкладыши

Стоит отметить важный нюанс современного законодательства. С 2021 года для работников, впервые поступающих на работу, ведутся только электронные трудовые книжки (СТД-Р). Для них понятие физического вкладыша не существует, так как объем электронной базы данных не ограничен.

Однако для работников, у которых сохранились бумажные трудовые книжки (выданные до 2021 года или выбравшие бумажный формат), правила выдачи и оформления вкладышей, описанные выше, остаются полностью актуальными в 2026 году.

Краткий чек-лист для кадровика

Чтобы избежать ошибок, следуйте этому алгоритму:

1. Проверьте, действительно ли закончились страницы в разделе «Сведения о работе».
2. Приобретите бланк вкладыша (он является документом строгой отчетности).
3. Заполните ьный лист вкладыша данными работника (аналогично основной книжке);
4. На ьном листе основной трудовой книжки поставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
5. Продолжите нумерацию записей во вкладыше (следующий номер после последней записи в книжке).
6. Внесите данные о выдаче в Журнал учета движения трудовых книжек.
7. Вшейте вкладыш в трудовую книжку.

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документа и сохранение трудового стажа сотрудника в полном объеме.