Ведение трудовых книжек — одна из самых ответственных задач кадрового делопроизводства. Любая неточность или ошибка может повлечь за собой серьезные последствия как для работодателя, так и для сотрудника. Одним из частых вопросов, возникающих у специалистов по кадрам, является следующий: на основании чего вносится запись в трудовую книжку, если изменения условий труда оформлены дополнительным соглашением?
Общие правила внесения записей
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, основным документом, служащим основанием для внесения записей в трудовую книжку, является приказ (распоряжение) работодателя. Само по себе дополнительное соглашение к трудовому договору, несмотря на его важность и первичность в изменении условий труда, не является прямым основанием для внесения записи в трудовую книжку.
Дополнительное соглашение выступает документом-основанием для издания приказа. И уже на основании изданного приказа кадровик вносит соответствующие сведения в трудовую книжку работника. Таким образом, цепочка действий всегда выглядит так:
- Идание приказа работодателем, в преамбуле которого обязательно упоминается заключенное дополнительное соглашение.
- Внесение записи в трудовую книжку со ссылкой на этот приказ.
Случаи, когда дополнительное соглашение влечет запись в трудовую книжку
Не каждое дополнительное соглашение требует внесения записей в трудовую книжку. Рассмотрим типичные ситуации, когда это необходимо.
Перевод совместителя в основной штат
Очень часто возникает необходимость перевести сотрудника, работавшего по совместительству, на основную работу. В 2026 году актуальны два основных способа оформления:
- Через увольнение и последующий прием. В этом случае сначала подчиненного увольняют по общепринятым правилам. При этом запись о прекращении совместительского контракта в трудовую не вносят (если она ранее не вносилась по желанию работника). Затем оформляется новый прием на работу.
Изменение наименования организации
Если у работодателя изменилось наименование (например, после регистрации изменений в уставе), кадровику необходимо:
- Издать приказ о приведении кадровой документации в соответствие с новыми реалиями.
- Оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам (контрактам) всех работников, так как условия договора (в части наименования работодателя) изменились.
- Внести запись в трудовые книжки работников о переименовании работодателя. При этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается: «Организация такая-то переименована в такую-то», а в графе 4 ставится ссылка на приказ о переименовании.
Изменение основания увольнения
Иногда возникают ситуации, когда основание увольнения меняется уже после внесения записи. Например, работник был уволен за прогул, но по решению суда основание увольнения было изменено на увольнение по соглашению сторон (как разъяснял Минтруд РФ). В таком случае:
- Работодатель заключает с работником дополнительное соглашение о расторжении трудового договора по новым основаниям (или опирается на решение суда).
- Издается новый приказ об увольнении.
- В трудовой книжке ошибочную запись нужно зачеркнуть и от руки внести корректную. Внесенные поправки заверяются подписью должностного лица с указанием его фамилии и инициалов.
Возложение обязанности по ведению трудовых книжек
Часто ведение трудовых книжек поручают главному бухгалтеру или офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции изначально не связаны с кадровым делопроизводством. Чтобы сделать это на законных основаниях, помимо приказа о назначении ответственного лица, следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору этого сотрудника или внести изменения в его должностную инструкцию. В саму трудовую книжку ответственного лица запись о данной новой обязанности не вносится, но соглашение делает его действия легитимными.
Когда запись в трудовую книжку НЕ вносится
Законодательство предоставляет возможность внести изменения в трудовой договор дополнительным соглашением без издания приказа об увольнении и приеме, без прерывания стажа и без внесения записей в трудовую книжку и личную карточку. Это касается случаев, когда меняются условия, не требующие обязательной фиксации в трудовой книжке:
- Изменение размера заработной платы (оклада).
- Изменение режима рабочего времени.
- Временный перевод на другую работу (по соглашению сторон) сроком до одного года.
- Уточнение места работы (без изменения структурного подразделения, не указанного в трудовом договоре изначально).
В этих случаях заключается дополнительное соглашение, издается приказ (для ознакомления работника), но запись в трудовую книжку не требуется.
Важные нюансы оформления
При работе с дополнительными соглашениями и трудовыми книжками следует помнить о ряде важных правил:
- Данные о представителе работодателя: В образце дополнительного соглашения обязательно должны присутствовать данные о представителе работодателя, подписавшем документ, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.
- Место и дата: Обязательно указывается место и дата заключения как трудового договора, так и дополнительного соглашения к нему.
- Исправление ошибок: Если корректировки нужно внести в сам текст трудовой книжки, категорически нельзя использовать замазку. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), а рядом от руки вносится корректная информация.
- Заверение поправок: Внесенные поправки нужно обязательно заверить подписью должностного лица с указанием его фамилии и инициалов, а также печатью работодателя (при наличии).