Ведение трудовых книжек и передача сведений о трудовой деятельности — одна из важнейших задач кадровых служб и бухгалтерий. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) правила игры существенно изменились: теперь работодателям необходимо не только вести внутренний учет бумажных бланков, но и регулярно сдавать регламентированные отчеты в государственные фонды.
В данной статье мы подробно разберем, как организовать внутренний отчет в бухгалтерию по движению трудовых книжек, а также какие отчеты необходимо сдавать в Социальный фонд России (СФР) в 2024–2026 годах.
Внутренний учет: отчет по бланкам трудовых книжек для бухгалтерии
Несмотря на цифровизацию, у работодателей остаются на хранении бумажные трудовые книжки сотрудников, не подавших заявление о переходе на электронный формат. Кроме того, компании обязаны закупать новые бланки для сотрудников, впервые устраивающихся на работу (до 2021 года рождения).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности (БСО). В связи с этим в бухгалтерском учете необходимо отражать их движение. Работодатель обязан вести специальную Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Как формируется внутренний отчет?
Отчет в бухгалтерию от кадровой службы (или от ответственного лица) обычно составляется ежемесячно или ежеквартально и содержит следующие данные:
- Остаток на начало периода: количество чистых бланков трудовых книжек и вкладышей, хранящихся в организации.
- Поступление: количество приобретенных за период бланков с указанием реквизитов накладных.
- Расходование (выдача): количество оформленных и выданных сотрудникам бланков. Важно: в бухгалтерии при отражении оборота кадровых БСО отдельно указываются проводки по реализации (возмещению стоимости) трудовых книжек сотрудникам.
- Списание: испорченные при заполнении бланки, которые подлежат уничтожению по акту.
- Остаток на конец периода: фактическое наличие бланков.
К такому отчету прикладываются копии приходных и расходных документов, а также заявления сотрудников о возмещении стоимости бланков (если работодатель не берет эти расходы на себя).
Внешняя отчетность: СЗВ-ТД и ЕФС-1
Электронные трудовые книжки, это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах СФР (ранее ПФР). Дублирование всей информации происходит именно на базе отчетов, сдаваемых работодателями.
Форма СЗВ-ТД: основной отчет по ЭТК
По всем работникам без исключения кадровая служба должна вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в фонд в виде отчета СЗВ-ТД.
Ключевые сроки сдачи СЗВ-ТД:
- При приеме на работу или увольнении, не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- При кадровых переводах и других событиях (например, присвоение квалификации), не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Форма ЕФС-1 и переход на ЭТК
С 2023 года основная отчетность по работникам сдается по форме ЕФС-1. В контексте трудовых книжек эта форма актуальна при подаче заявлений о выборе варианта ведения трудовой книжки.
Если работник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую на руки и передать соответствующие сведения в СФР. Срок сдачи отчета по форме ЕФС-1 для данного случая — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Особенности сдачи отчетности по обособленным подразделениям
Часто у бухгалтеров возникает вопрос: куда подавать отчетность по трудовым книжкам за обособленное подразделение?
Согласно законодательству, если обособленное подразделение имеет свой регистрационный номер в СФР и самостоятельно начисляет выплаты физическим лицам, оно обязано сдавать отчеты (СЗВ-ТД и ЕФС-1) по месту своей регистрации. Если же подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет собственного регистрационного номера, сведения подаются централизованно по головной организации.
Автоматизация учета и отчетности в 1С
Современные учетные системы значительно упрощают формирование как внутренних отчетов, так и отчетности в фонды. В программах линейки 1С (например, 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1) поддерживается полный цикл работы с ЭТК.
Как сформировать отчет СЗВ-ТД в 1С:
- Перейдите в раздел Кадры или Отчетность, справки.
- Выберите раздел Электронные трудовые книжки или сервис 1С-Отчетность.
- Откройте папку Отчетность по физлицам.
- Нажмите кнопку Создать и выберите форму СЗВ-ТД.
Также в 1С есть возможность автоматического формирования формы СТД-Р — сведений о трудовой деятельности для выдачи сотрудникам при их увольнении. Для обмена документами с фондом необходимо подписать Заявление на подключение страхователя от ЭДО ПФР (ЗПЭД).
Корректировка отчетов
Если в отправленном отчете СЗВ-ТД была допущена ошибка (например, неверно указана должность или дата), важно знать, как сформировать и отправить корректировочный отчет. В форме СЗВ-ТД предусмотрены специальные признаки корректировки: отменяющие записи (для полного удаления ошибочной строки) и корректирующие (для исправления данных). Отправка корректировки происходит по тем же каналам связи, что и первичный отчет.
Преимущества ЭТК для работодателя и работника
Переход на ЭТК минимизировал риски, связанные с хранением бумажных бланков:
- Защита от утери: дублирование всей информации из отчетов СЗВ-ТД в базе СФР означает, что утеря трудовой книжки не приведет к необходимости восстанавливать данные в отделе кадров каждого предприятия, где ранее трудился гражданин.
- Доступность: информация предоставляется сотрудникам различными способами, в т.ч. онлайн. В этом случае не нужно тратить время на получение копии ТК — все сведения поступают сотруднику в электронном виде через портал Госуслуг или СФР.
- Прозрачность: новый работодатель сможет легко увидеть предыдущие места работы соискателя, если у него ведется электронная трудовая книжка.
Отчетность по трудовым книжкам в 2026 году — это симбиоз внутреннего бухгалтерского учета бланков строгой отчетности и регулярной передачи цифровых сведений в СФР; Главное правило для бухгалтера и кадровика, своевременность. Задержка сдачи СЗВ-ТД даже на один день при увольнении сотрудника грозит работодателю штрафными санкциями. Использование современных программных решений (таких как 1С и сервисы ЭДО) позволяет автоматизировать процесс и свести риск ошибок к минимуму.