Вопрос ведения трудовых книжек (ТК) для индивидуального предпринимателя (ИП), который нанимает сотрудников, является одним из ключевых и часто вызывающих вопросы в кадровом делопроизводстве. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что кардинально меняет подходы для всех работодателей, включая ИП.

Кто такой «работодатель» в контексте Трудового кодекса?

Важно сразу прояснить терминологию. Индивидуальный предприниматель (ИП), заключающий трудовой договор с работником, является работодателем в полном смысле Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Это означает, что на него полностью распространяются все обязанности по оформлению, ведению и хранению трудовых книжек, предусмотренные для юридических лиц.

Законодательная основа

• ТК РФ, Статья 66 – основное регулирование порядка ведения ТК.
• Постановление Правительства РФ № 1124 (с изменениями) – утверждает форму ТК и порядок ее ведения.
• Федеральный закон № 125-ФЗ – об обязательном социальном страховании (сведения о стаже).
• Постановление Правительства РФ № 1224 (от ) – о проведении электронных трудовых книжек.

Обязанности ИП по ведению трудовых книжек

ИП как работодатель обязан:

1. Оформить трудовую книжку каждому вновь принимаемому работнику, у которого она ранее не велась, или принять от работника уже имеющуюся ТК (в т.ч. электронную).
2. Внести обязательные записи о приеме на работу, переводах, увольнении, награждениях и др. в установленном порядке.
3. Хранить трудовые книжки в условиях, обеспечивающих их сохранность и конфиденциальность (обычно в сейфе или закрытом шкафу).
4. Передать трудовую книжку работнику при увольнении или при его письменном заявлении в течение 3 рабочих дней.
5. Вести книгу учета движения трудовых книжек (форма Т-21) и книгу учета бланков трудовых книжек (форма Т-22). По решению Минтруда России (письмо от № 14-1/ООГ-2404) эти книги могут вестись в электронном виде, но их данные должны быть доступны для проверки.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменилось для ИП?

С 1 января 2021 года работник имеет право выбрать способ ведения ТК: бумажный или электронный. С 1 января 2026 года переходный период завершается, и ЭТК становится основным, а не альтернативным способом.

Ключевые правила для ИП с 2026 года:

• Если работник выбрал ЭТК, ИП обязан:
  • Завести электронную ТК в информационной системе (ИС) «Работа в России» или иной аккредитованной системе.
  • Вносить все записи исключительно в электронный формат.
  • Не выдавать бумажный бланк ТК. Запись об электронном ведении ТК вносится в документ, подтверждающий трудовую деятельность (например, в трудовой договор или отдельное распоряжение).
• Если работник выбрал бумажную ТК, ИП продолжает вести ее в традиционном порядке на бумажном бланке строго установленной формы. Выбор бумажного формата возможен только по заявлению работника.
• При увольнении работника с ЭТК ИП не передает физический документ. Вместо этого он обязан направить в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) информацию о прекращении трудового договора, которая автоматически попадет в электронную ТК работника.

Практические шаги для ИП при приеме на работу

Алгоритм действий:

1. Уточнить у работника его выбор: вести ли ему бумажную ТК или ЭТК. Это фиксируется письменно (в заявлении или в трудовом договоре).
2. При выборе бумажной ТК:
   • Принять у работника имеющуюся ТК (если есть) или выдать новую (бланк строго установленного образца);
   • Внести первую запись о приеме на работу (дата, наименование организации-работодателя, ФИО руководителя, подпись, печать ИП).
   • Занести данные о работнике в книгу учета движения ТК (Т-21) и книгу учета бланков (Т-22).
3. При выборе ЭТК:
   • Зарегистрировать электронную ТК работника в выбранной ИС (чаще всего через портал «Работа в России» с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) ИП).
   • Внести запись о приеме на работу в электронный документ.
   • Уведомить работника о создании ЭТК.
4. При увольнении действовать по аналогии, исходя из выбранного формата ТК, и обязательно сдать корректный СЗВ-ТД в ПФР;

Ответственность ИП за нарушения

Ненадлежащее ведение трудовых книжек влечет для ИП административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• За неоформление ТК или внесение недостоверных сведений – штраф от 1 000 до 5 000 руб. (для ИП – от 1 000 до 5 000 руб. или дисквалификация до 1 года).
• За невыдачу ТК при увольнении – штраф от 30 000 до 50 000 руб. (для ИП – от 30 000 до 50 000 руб.).
• За утрату ТК – штраф от 20 000 до 50 000 руб. (для ИП – от 20 000 до 50 000 руб.).

Кроме того, неправильное оформление может привести к признанию стажа недействительным и проблемам с назначением пенсии работнику, что также является основанием для претензий.

Частые ошибки и нюансы

• Отказ от ведения ТК. Работник не может отказаться от ведения ТК в принципе. Он выбирает только формат (бумажный или электронный); Отказ от бумажной ТК в пользу ЭТК – это именно выбор формата, а не отказ от документа.
• Несоответствие записей. Записи в ТК (бумажной или электронной) должны в точности соответствовать данным в приказе (распоряжении) об приеме/увольнении и в трудовом договоре.
• Хранение бланков. Бланки бумажных ТК (даже неиспользованные) подлежат строгому учету. Их утрата приравнивается к утрате заполненных ТК.
• Переход с бумаги на электронику. Если работник изначально выбрал бумажную ТК, он впоследствии может подать заявление о переходе на ЭТК. ИП обязан обеспечить этот переход, создав электронную ТК и перенеся в нее все имеющиеся записи из бумажного документа.
• СЗВ-ТД. Независимо от формата ТК, ИП обязан в установленные сроки сдавать в ПФР корректные сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) по каждому работнику. Это основа для расчета пенсии.

Индивидуальный предприниматель, нанимающий работников, должен:

1. Четко понимать, что он – полноправный работодатель со всеми вытекающими обязанностями по ТК.
2. С 2026 года ориентироваться на ведение ЭТК как на основной, наиболее безопасный и современный формат, соответствующий требованиям закона.
3. Соблюдать процедуру выбора формата работником и фиксировать этот выбор документально.
4. Организовать системный учет (электронные или бумажные журналы учета движения ТК и бланков).
5. Своевременно и точно вносить записи и сдавать СЗВ-ТД.
6. Обеспечить сохранность как бумажных бланков и ТК, так и защиту доступа к электронной системе.

При малейших сомнениях в правильности действий рекомендуется консультироваться с кадровым специалистом или юристом, специализирующимся на трудовом праве, чтобы избежать дорогостоящих ошибок и административных штрафов.