Вопрос о ведении трудовых книжек индивидуальными предпринимателями (ИП) вызывает множество споров и недопонимания. Давайте разберёмся, что говорит законодательство и практика по этому поводу.

Что говорит закон?

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации и статье 309 ТК РФ, индивидуальные предприниматели обязаны:

• вести трудовые книжки на всех своих работников;
• вносить записи о приёме на работу, переводе и увольнении;
• хранить и предоставлять трудовые книжки по требованию работников.

Может ли ИП вносить записи в свою собственную трудовую книжку?

Законодательство однозначно запрещает индивидуальным предпринимателям вносить записи в свои собственные трудовые книжки. Почему?

1. ИП не является работником самому себе (статья 20 ТК РФ). Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность наёмного работника.
2. Индивидуальная предпринимательская деятельность не считается трудовой. Это самостоятельная хозяйственная деятельность, направленная на систематическое получение прибыли.
3. Внесение записи о своей деятельности в трудовую книжку ИП означало бы признание себя наёмным работником, что противоречит сути предпринимательства.

Как правильно оформить трудовую книжку при приёме на работу к ИП?

При приёме на работу к индивидуальному предпринимателю процедура оформления трудовой книжки аналогична оформлению у юридических лиц:

• В день приёма на работу ИП (или ответственное лицо) заводит трудовую книжку, если она не была заведена ранее;
• Вносится запись о приёме на работу с указанием:
• наименования должности;
• даты приёма;
• условий работы (если есть особенности);
• наименования ИП (полное и сокращённое, если есть);
• реквизитов приказа о приёме на работу.
• Запись заверяется подписью ИП или ответственного лица и печатью (если есть);
• В графе «Сведения о награждениях» ничего не указывается (если нет оснований).

Что делать, если ИП не ведёт трудовые книжки?

Нарушение правил ведения трудовых книжек может привести к:

• административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей);
• проблемам при проверках трудовой инспекции;
• трудностям для работников при оформлении пенсии или пособий.

Что делать, если вы — ИП и не вели трудовые книжки:

1. Немедленно начать их оформление для всех сотрудников, проработавших более 5 дней;
2. Учесть все периоды работы с момента, когда обязанность появилась (с 2006 года);
3. При отсутствии записей восстановить их на основании имеющихся документов (трудовых договоров, приказов, расчётных листков);
4. Провести инструктаж ответственного лица (если ведение трудовых книжек поручено сотруднику).

Особенности ведения трудовых книжек у ИП в 2026 году

С учётом цифровизации трудовых отношений, с 2021 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать, особенно в случаях:

• работы у ИП, который не перешёл на электронный формат;
• у сотрудников, которые предпочитают бумажный вариант;
• в организациях с численностью менее 10 человек (по решению работодателя).

Часто задаваемые вопросы

Может ли ИП уволить сотрудника без записи в трудовой книжке?

Нет. Увольнение без соответствующей записи в трудовой книжке считается нарушением трудового законодательства. В день увольнения работнику должна быть выдана трудовая книжка с записью об увольнении.

Нужно ли заверять записи в трудовой книжке у ИП печатью?

Законодательство не обязывает ИП иметь печать. Однако если печать есть, она должна использоваться для заверения записей. Если печати нет — достаточно подписи ИП или ответственного лица.

Может ли ИП нанять кадровика для ведения трудовых книжек?

Да. ИП может поручить ведение трудовых книжек своему сотруднику или нанять специалиста на условиях совместительства или по гражданско-правовому договору.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В этом случае ИП обязан:

1. Выдать дубликат трудовой книжки;
2. Восстановить записи на основании имеющихся документов (приказов, расчётных листков, свидетельских показаний);
3. Внести соответствующую запись в дубликат с пометкой «дубликат».

Соблюдение этих правил поможет избежать проблем с трудовой инспекцией, налоговыми органами и обеспечит прозрачность трудовых отношений для ваших сотрудников.

Если у вас остались вопросы по ведению трудовых книжек у ИП, рекомендуем обратиться к квалифицированному юристу или в территориальное отделение Роструда.