Ведение трудовых книжек — одна из важных обязанностей любого работодателя. Индивидуальные предприниматели в этом плане не являются исключением. Однако вокруг оформления трудовых книжек у ИП существует множество мифов, самый популярный из которых касается того, должен ли предприниматель вносить запись самому себе; В этой статье мы подробно разберем все правила, сроки и нюансы внесения записей в трудовые книжки при работе у индивидуального предпринимателя.
Должен ли ИП вносить запись в трудовую книжку самому себе?
Начнем с самого главного и распространенного вопроса, который волнует многих начинающих предпринимателей: нужно ли ИП делать запись в свою собственную трудовую книжку?
Ответ однозначный: нет, не нужно. Согласно законодательству РФ, трудовая книжка содержит информацию именно о трудовой деятельности гражданина, которая основана на трудовом договоре. Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя трудовой не является — это предпринимательская деятельность.
Подтверждением стажа ИП служат совершенно другие документы:
- Свидетельство о регистрации в качестве ИП (или лист записи ЕГРИП).
- Свидетельство о прекращении деятельности ИП.
- Выписка из ЕГРИП.
- Данные из базы Социального фонда России (СФР), куда уплачивались страховые взносы.
Таким образом, деятельность ИП трудовой не является, и запись в его трудовую книжку вносить категорически не нужно. Если предприниматель попытается сделать такую запись, она будет считаться недействительной.
Оформление сотрудников к ИП: общие правила
Когда ИП нанимает работников по трудовому договору, он становится полноценным работодателем и обязан вести их трудовые книжки. Для предпринимателей не предусмотрено никаких особых требований или отличий по сравнению с обычными организациями — все записи вносятся в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н.
Чек-лист по оформлению нового сотрудника выглядит так:
- Получить от работника пакет документов (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, медицинская книжка — если требуется по закону, и др.).
- Заключить трудовой договор.
- Издать приказ о приеме на работу.
- Внести запись в трудовую книжку (если работник ее предоставил).
- Заполнить личную карточку работника.
- Зарегистрироватся в едином Фонде пенсионного и социального страхования РФ (СФР) в качестве страхователя (если ИП нанимает сотрудника впервые).
Сроки внесения записей
Соблюдение сроков — важнейший аспект кадрового делопроизводства. Согласно актуальным правилам 2026 года:
- Запись о приеме на работу необходимо внести в пятидневный срок после заключения трудового договора.
- Запись об увольнении вносится в день увольнения (в последний рабочий день).
Как правильно внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку
Раздел «Сведения о работе» заполняется по следующим правилам:
Графа 1 (№ записи)
Проставляется порядковый номер записи. Если это первая запись у данного работодателя, ставится цифра 1.
Графа 2 (Дата)
Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, ).
Графа 3 (Сведения о приеме)
В виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование индивидуального предпринимателя. Например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И.И.). Под этим заголовком вносится сама запись о приеме: «Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера».
Графа 4 (Основание)
Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ или распоряжение работодателя. Вписывается наименование документа, дата и номер (например: Приказ от № 5-к).
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) в 2026 году
Не стоит забывать, что с 2021 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК). В 2026 году эта система работает полноценно. При приеме нового сотрудника ИП обязан:
- Внести сведения о начале трудовой деятельности в электронном виде в учетную программу работодателя (или напрямую через сервисы СФР).
- Выбрать кадровое мероприятие «ПРИЕМ».
- Внести запись о приеме в электронную трудовую книжку с указанием всех необходимых реквизитов (должность, подразделение, основание).
Конкретный порядок подачи сведений зависит от учетной программы или сервиса, который использует ИП для сдачи отчетности.
Что делать, если у ИП нет печати?
Многие индивидуальные предприниматели работают без круглой печати. Законодательство это позволяет. Если ИП работает без печати, возникают вопросы при оформлении трудовой книжки.
Согласно Порядку № 320н, если у работодателя (в т.ч. ИП) нет печати, то в бумажной трудовой книжке:
- Записи вносятся без заверения печатью.
- При увольнении работника подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, просто заверяется без проставления оттиска печати.
Отсутствие печати не делает запись недействительной, если она внесена в соответствии с правилами.
Ответственность
ИП несет полную ответственность за правильность и своевременность ведения трудовых книжек своих сотрудников. За нарушение правил ведения, хранения, учета или выдачи трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (штрафы от трудовой инспекции).
Ведение трудовых книжек у индивидуального предпринимателя подчиняется тем же правилам, что и в крупных организациях. Главное, что нужно запомнить: ИП никогда не вносит запись в свою собственную трудовую книжку, но при найме сотрудников обязан строго следовать Порядку № 320н, не забывая при этом про электронный формат сдачи сведений в СФР. Внимательность к срокам (5 дней для записи о приеме) и правильное указание наименования ИП в графе 3 помогут избежать типичных ошибок и штрафов.