Ведение трудовых книжек — одна из важнейших кадровых процедур, строго регламентированная законодательством. Особые вопросы у специалистов часто вызывает оформление отношений с работниками, принятыми по срочному трудовому договору. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме и увольнении, на какие нормативные акты опираться и каких ошибок следует избегать.
Нормативная база
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется следующими ключевыми документами:
- Трудовой кодекс РФ (в частности, ст. 66 ТК РФ, обязывающая работодателя вносить сведения о приеме, перемещениях и увольнении работников);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225 от г.);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69 от г.).
Главное правило: срочный характер не указывается
Самое важное правило, которое необходимо запомнить кадровикам: сведения о том, что трудовой договор является срочным, в трудовую книжку не вносятся. Этот факт не прописывается ни при приеме на работу, ни в графе «Сведения о работе».
Условие о сроке действия договора — это особенность соглашения сторон, но на правовой статус работника оно не влияет. Он состоит с работодателем в полноценных трудовых правоотношениях (за исключением совместительства, которое вносится по желанию работника). Поэтому запись о приеме делается по общим правилам, как и при бессрочном договоре.
Образец заполнения: прием на работу
При оформлении приема сотрудника по срочному договору заполняется раздел «Сведения о работе». В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации (или ИП). Под этим заголовком вносятся данные о приеме.
Структура записи о приеме:
- Графа 1 — порядковый номер записи.
- Графа 2 — дата приема на работу (арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3 — информация о приеме: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]». Указанная должность должна полностью соответствовать той, что прописана в трудовом договоре.
- Графа 4 — реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу (дата и номер).
Пример записи о приеме:
Предположим, работник принят в отдел продаж на должность менеджера 12 мая 2026 года.
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Ромашка». Принят в отдел продаж на должность менеджера.
- Графа 4: Приказ от № 24-к
Образец заполнения: увольнение при истечении срока
Алгоритм внесения записи об увольнении аналогичен порядку составления записи при найме, за исключением формулировки основания увольнения. Когда срок трудового договора истекает, работник увольняется по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Структура записи об увольнении:
- Графа 1 — порядковый номер записи.
- Графа 2 — дата увольнения (последний день работы).
- Графа 3 — причина увольнения: «Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Формулировки должны быть строго по ТК РФ, без сокращений.
- Графа 4 — реквизиты приказа об увольнении.
После внесения данных должностное лицо заверяет их печатью организации (при наличии) и подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Работник также ставит свою подпись в личной карточке и в трудовой книжке.
Пример записи об увольнении:
Договор, заключенный на 2 месяца, истекает 01 июня 2026 года.
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 31-к
Особые случаи и нюансы
- Работа на время отсутствия основного сотрудника. При приеме на работу по срочному трудовому договору на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, в трудовой книжке также не делается акцент на временный характер. Запись будет стандартной: «Принят на должность [должность]».
- Совместительство. Если сотрудник принят по срочному трудовому договору на условиях совместительства (ст. 59 ТК РФ), сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы по желанию работника.
- Испытательный срок. Помните, что если срочный трудовой договор заключен на срок от 2 до 6 месяцев, испытательный срок не может превышать 2 недель. Если договор свыше 6 месяцев — испытание не может превышать 3 месяцев. На записи в трудовой книжке испытательный срок никак не отражается.
- Досрочное расторжение. Если срочный договор расторгается до истечения срока (например, по собственному желанию работника-пенсионера или по соглашению сторон), в трудовой книжке указывается соответствующий пункт статьи 77 или 81 ТК РФ, а не пункт 2.
Ответственность за ошибки
За корректное заполнение трудовых книжек отвечает работодатель (или уполномоченное им лицо). Неверные записи, использование сокращений (например, «п.» вместо «пункт» или «ТК РФ» вместо полного наименования кодекса), а также указание на срочный характер договора могут привести к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Соблюдение Инструкции и Правил ведения трудовых книжек — гарантия того, что записи будут сделаны юридически грамотно, а работник не лишится стажа и пенсионных прав из-за кадровых ошибок.