Ведение трудовых книжек на гражданской службе — это ответственная задача, требующая строгого соблюдения норм трудового законодательства и кадрового делопроизводства. Поскольку государственные гражданские служащие являются работниками со специфическим статусом, оформление их трудового стажа имеет свои особенности. В 2026 году процесс ведения трудовых книжек неразрывно связан с глобальным переходом на электронный формат (ЭТК) и актуальными требованиями Социального фонда России (СФР).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии

Электронная трудовая книжка — это единая база данных, в которой хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Держателем этой базы с 1 января 2023 года является Социальный фонд России (СФР) (ранее данные хранились на серверах Пенсионного фонда).

В электронную книжку вносятся следующие данные:

• ФИО работника;
• Должность;
• Дата приема на работу, перевода или увольнения;
• Сведения о совместительстве;
• Информация о трудовой деятельности по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) — эти данные также отражаются в отчете ЕФС-1.

Переход на электронный формат: важные правила

При переходе на ЭТК в документе указываются ФИО, должность и дата перевода на электронный вариант. Кадровой службе крайне важно соблюдать следующий алгоритм:

1. Проверка бумажной книжки. Перед переходом рекомендуется тщательно проверить все данные в бумажной трудовой книжке, чтобы избежать переноса ошибок в цифровую базу.
2. Подача заявления. Работник подает заявление о переходе на ЭТК.
3. Внесение записи. Кадровая служба вносит соответствующую запись о переходе в бумажную книжку и фиксирует ее в журнале учета.
4. Передача данных в СФР. Данные передаются в Социальный фонд России, где они будут храниться в цифровом виде.

Важно помнить: вернуться к бумажному формату после перехода на электронную трудовую книжку невозможно. Это ключевое правило, о котором необходимо предупреждать каждого сотрудника перед подписанием заявления.

Особенности ведения бумажных трудовых книжек

Несмотря на цифровизацию, многие сотрудники государственных органов сохранили бумажные трудовые книжки. В этом случае кадровики гражданской службы обязаны вести их по классическим правилам, актуальным на 2026 год.

Записи о совместительстве

Все необходимые документы для внесения записи о совместительстве уже находятся в распоряжении службы кадров. Запись о приёме на работу вносится в оригинал трудовой книжки в обычном порядке, но с обязательной отметкой о совместительстве.

Использование печатей: требования Роструда

Одним из самых частых нарушений является неправильное использование печатей при увольнении. Роструд категорически настаивает на недопустимости заверения печатью отдела кадров записей в трудовой книжке при увольнении работника.

Действующая редакция Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей — юридических лиц (включая государственные органы) — ставить в трудовые книжки увольняемых работников печать своей кадровой службы. Заверять записи при увольнении можно только печатью самой организации (государственного органа) или не ставить печать вовсе, если организация отказалась от использования печатей.

Обязанности работодателя на гражданской службе в 2026 году

Кадровая служба государственного органа обязана своевременно и корректно взаимодействовать с базами СФР. Основные обязанности включают:

• Своевременная подача отчетов. Кадровая служба обязана подавать отчет по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после события (приема, перевода, увольнения).
• Выдача документов при увольнении. Если сотрудник перешел на ЭТК, при увольнении ему выдается форма СТД-Р вместо бумажной трудовой книжки.
• Возврат бумажной книжки. Если сотрудник сохранил бумажную книжку, при увольнении ее необходимо вернуть ему на руки, одновременно подав отчет в СФР о прекращении трудовой деятельности.

Как получить выписку из ЭТК

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде должны быть доступны самому работнику. Гражданский служащий может получить выписку СТД-Р несколькими способами:

1. У своего работодателя (в кадровой службе государственного органа);
2. В Многофункциональном центре (МФЦ);
3. В территориальном органе СФР;
4. Через портал Госуслуг (самый быстрый и удобный способ просмотра данных в реальном времени).

Ведение трудовых книжек на гражданской службе в 2026 году требует от кадровиков предельной внимательности. С одной стороны, необходимо строго соблюдать правила бумажного документооборота (не ставить печать отдела кадров при увольнении, правильно оформлять совместительство). С другой стороны, актуальной задачей стала корректная передача данных в Социальный фонд России (СФР) в рамках электронных трудовых книжек. Соблюдение сроков подачи ЕФС-1 и информирование сотрудников о невозможности возврата к бумажному формату после выбора ЭТК — залог безошибочного кадрового учета в государственном аппарате.