Ведение трудовых книжек — это обязанность любого работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ. Однако помимо кадрового и бухгалтерского учета, приобретение и выдача бланков строгой отчетности (БСО) имеют свои нюансы и в учете налоговом. Как правильно отразить расходы на трудовые книжки? Нужно ли платить НДС при их выдаче сотрудникам? Разберемся в этих вопросах подробно с учетом актуальных требований на 2025–2026 годы.
Правовые основы и актуальные бланки
В соответствии со статьями 66 и 66.1 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого работа в компании является основной. Если сотрудник решил отказаться от бумажного варианта в пользу электронного, ему достаточно сделать два шага:
- Шаг 1: Подать заявление на электронную трудовую книжку работодателю по основному месту работы.
- Шаг 2: Получить выписку из бумажной трудовой книжки за весь период работы.
Тем не менее, бумажные бланки все еще остаются в обороте. В 2025 году работодатели должны применять трудовые книжки, которые утверждены приказом Минтруда от № 320н. Правила оформления и учета, прописанные в этом приказе, продолжают действовать и в текущем периоде.
Налог на прибыль: можно ли учесть расходы?
Один из главных вопросов для бухгалтеров: можно ли отнести затраты на покупку трудовых книжек к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль?
Ответ однозначный: да, можно. Расходы на покупку трудовых книжек считаются экономически обоснованными и оправданными, поскольку обязанность их вести прямо установлена законом. Следовательно, они уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
К какой категории отнести расходы?
Здесь существует два подхода, и выбор зависит от условий трудового договора:
- Расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Вы можете прописать обязанность работодателя выдать трудовую книжку бесплатно в трудовом или коллективном договоре. Тогда затраты на их приобретение будут относиться к расходам на оплату труда. Однако важно помнить: это может привести к спорам с налоговыми инспекторами. Дело в том, что в данном случае две статьи Налогового кодекса будут прямо противоречить друг другу, так как выдача бланка не является вознаграждением за труд.
- Прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Большинство компаний предпочитают учитывать затраты на бланки именно здесь, чтобы избежать претензий со стороны ФНС.
Учет НДС при выдаче трудовых книжек
Вопрос начисления НДС является одним из самых коварных. Логика многих бухгалтеров такова: если компания купила бланк за 100 рублей и выдала его сотруднику за те же 100 рублей (без наценки), то объекта налогообложения по НДС не возникает.
Однако налоговая служба считает иначе. Объектом налогообложения НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Передача бланка трудовой книжки или вкладыша в нее работнику (даже по той же стоимости, по которой они были приобретены) признается реализацией. Следовательно, начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек обязательно.
При этом сумма НДС к уплате будет минимальной, так как налоговая база определяется как разница между ценой реализации и ценой приобретения (в случае реализации без наценки база равна нулю, но формально операция должна быть отражена в учете).
Бухгалтерский учет и движение бланков
Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности (БСО). Работодатели обязаны организовать ведение их учета в специальных журналах.
Приходно-расходная книга
В бухгалтерии организации должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек
Также используется книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда России от № 69). В ней фиксируются данные при приеме на работу: дата заполнения, фамилия, имя и отчество сотрудника, а также сведения о выдаче дубликатов или вкладышей.
Проводки в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете при отражении оборота кадровых БСО необходимо отдельно указывать проводки по реализации (выдаче) трудовых книжек сотрудникам. Бланки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
- Дебет 006 — оприходованы приобретенные бланки трудовых книжек;
- Кредит 006 — списаны бланки при их выдаче работникам;
- Дебет 73 (76) Кредит 60 — стоимость выданного бланка взыскана с сотрудника (если выдача не бесплатная);
- Дебет 70 Кредит 73 — удержана стоимость бланка из зарплаты сотрудника по его заявлению.
Цифровизация: ЭТК и учет в сервисах
В условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) процесс учета автоматизируется. Если ваша компания ведет бухгалтерский и налоговый учет в системах вроде «Экстерна», вы можете работать с ЭТК в разделе «Учет». Чтобы открыть электронную трудовую книжку, на вкладке «Зарплата и кадры» нужно нажать на нужное ФИО сотрудника и выбрать вкладку «Трудовая книжка» или «Трудовая деятельность».
Учет трудовых книжек требует внимания как к кадровому документообороту, так и к налоговым нюансам. Помните, что расходы на их покупку уменьшают базу по налогу на прибыль, а выдача бланка сотруднику является объектом обложения НДС. Тщательное ведение журналов учета БСО и корректное отражение проводок помогут избежать штрафов и споров с контролирующими органами.