Фраза «ведение трудовых книжек не обязательно» часто встречается в заголовках и вызывает путаницу․ На самом деле речь идет не о полной отмене этого важного документа, а о фундаментальном изменении формата его ведения и о некоторых освобождениях для отдельных категорий работодателей․ Давайте разберемся подробно․
Ключевое изменение: приоритет электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Это главный фактор, который породил миф об «необязательности»․
Как это работает?
- По умолчанию с 2021 года все сведения о трудовой деятельности работника формируются в электронном виде в единой государственной системе (на базе Пенсионного фонда РФ)․
- Работник вправе выбрать: получить сведения только в электронном виде (полностью отказавшись от бумажной книжки) или продолжать получать бумажную трудовую книжку (ТК) одновременно с электронной․
- Работодатель обязан вести сведения в электронном виде для всех работников, независимо от их выбора․ Если же работник заявил о желании получать бумажный документ, работодатель обязан продолжать его ведение и выдачу․
Когда ведение бумажной трудовой книжки действительно необязательно?
Существует два основных сценария, когда работодатель не ведет бумажную ТК:
- Работник подал письменное заявление о переходе на ЭТК․ В этом случае работодатель:
- Выдает работнику на руки имеющуюся бумажную трудовую книжку (если она была)․
- Вносит в нее запись о подаче заявления․
- Освобождается от дальнейшего ведения и хранения этой бумажной книжки․ Ответственность за ее сохранность переходит к работнику․
- Продолжает вести все записи только в электронном виде․
- Работодатель относится к освобожденным категориям․ Согласно законодательству Республики Беларусь (и аналогичные нормы могут применяться в РФ для отдельных групп), не осуществляется ведение трудовых книжек нанимателями-физическими лицами в отношении:
- Домашних работников (няни, сиделки, помощники по хозяйству), нанимаемых физическими лицами․
- Работников, оформленных у индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов в рамках их личной практики (в определенных случаях)․
Важно: В Российской Федерации для ИП и физических лиц-работодателей также существуют упрощенные правила, но полное освобождение от ведения ТК (даже электронной) возможно только для указанных выше категорий работников․ Уточняйте актуальное законодательство․
Обязанности работодателя, которые остаются неизменными
Даже если бумажная книжка не ведется, работодатель обязан:
- Вносить все сведения в электронную трудовую книжку (приказы о приеме, увольнении, переводе, награждениях и т․д․) в сроки, установленные Трудовым кодексом (обычно не позднее дня издания приказа, а при увольнении — в день увольнения)․
- Организовать работу по ведению, хранению и учету электронных сведений․
- Предупредить работника о последствиях выдачи бумажной книжки на руки (сам несет ответственность за ее сохранность)․
- При наличии бумажной книжки (по заявлению работника) вести ее по старым правилам: записи должны точно соответствовать тексту приказа, скрепляться подписью и печатью (но без обязательного сургучного пломбирования)․
Что насчет «журнала учета движения трудовых книжек»?
Работодатели, которые ведут бумажные трудовые книжки (по заявлению сотрудников), обязаны вести и журнал учета их движения․ В 2026 году форма этого журнала может быть упрощена․ Согласно нововведениям, не обязательно включать в него графы для отражения должности и места работы сотрудника․ Основная цель журнала — отслеживать, где находится каждая книжка (у работника, в сейфе, на проверке и т․д․)․
Права работника: что он может выбрать?
Работник имеет неотъемлемое право:
- Получать сведения о трудовой деятельности только в электронном виде (бумажная книжка не ведется, все записи в ПФР)․
- Получать сведения в электронном и бумажном виде одновременно (работодатель ведет оба формата)․
- В любой момент подать заявление о переходе с бумажного формата на электронный (и наоборот, если это технически возможно)․
Резюме: что значит «не обязательно»?
Таким образом, утверждение «ведение трудовых книжек не обязательно» верно лишь в двух случаях:
- Для работодателя: если работник выбрал электронный формат, работодатель не обязан вести бумажный экземпляр․
- Для отдельных категорий нанимателей (физические лица): для домашних работников и работников некоторых ИП ведение вообще не требуется (но сведения все равно могут передаваться в ПФР в электронном виде)․
Важно: Для подавляющего большинства работников и работодателей трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) остается обязательным документом․ Изменение касается в первую очередь формата и распределения ответственности за хранение бумажного носителя․
Перед применением этих правил в конкретной ситуации всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ, Постановлением Правления ПФР и иными нормативными актами․ При спорных ситуациях консультируйтесь с юристом․