Ведение трудовых книжек – одна из ключевых кадровых функций работодателя. Оно регулируется Трудовым кодексом РФ, нормативными актами Минтруда и социальной защиты, а также внутренними приказами организации. Ниже подробно рассмотрены полномочия, обязанности и порядок действий, связанные с ведением, хранением и выдачей трудовых книжек (в т.ч. в электронном виде);

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 66.1 (выдача сведений о трудовой деятельности), ст. 80 (увольнение).
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (для учета стажа).
• Внутренние нормативные акты организации: приказ о назначении ответственного лица, положение о кадровом учете, инструкция по работе с трудовыми книжками.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек (приказ № 320н), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя. Однако для практического исполнения работодатель обязан:

1. Издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек (указать должность, ФИО, структурное подразделение).
2. Обеспечить данное лицо необходимыми бланками, журналами учета и условиями хранения (сейф, металлический шкаф с ограниченным доступом).
3. Провести инструктаж и periodic обучение ответственного сотрудника.

Пример формулировки приказа:

«Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек сотрудницу отдела кадров Иванову Марию Сергеевну, табельный номер 12345».

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек

• Запись в трудовую книжку делается только от руки черной или синей пастой (или печатью, если предусмотрено бланком).
• Каждая запись должна содержать: дату приема/увольнения, наименование организации, должность, вид трудовой деятельности, основание (приказ, договор).
• Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если имееться).

Хранение трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (сейф, металлический шкаф с замком, журнал учета выдачи/приема).
• Ведется журнал учета трудовых книжек, в котором фиксируются: номер книжки, ФИО сотрудника, дата получения, дата возврата, подпись ответственного лица.
• Срок хранения – 50 лет после увольнения сотрудника (в соответствии с Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации»).

Выдача дубликата и справок

• При утрате трудовой книжки работник подает письменное заявление о выдаче дубликата. Дубликат оформляется на основании данных из личной карточки сотрудника и журнала учета.
• Сведения о трудовой деятельности выдаются по запросу работника (ст. 66.1 ТК РФ) в виде справки или выписки из трудовой книжки;
• Выдача осуществляется под расписку в журнале учета.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С введено ведение трудовых книжек в электронном виде через ПФР. Основные положения:

• Работник, подавший заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получает на руки бумажную трудовую книжку (если она ранее была выдана) и освобождается от обязанности работодателя по её ведению и хранению.
• Работодатель продолжает вносить сведения о трудовой деятельности в электронную форму (через СЗВ‑ТД) и, при желании, дублировать их в бумажную книжку.
• Ответственность за корректность и своевременность передачи данных в ПФР остается у работодателя.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• В случае умышленного уничтожения или подделки – возможная уголовная ответственность (ст. 327 УК РФ).
• Civil‑правовые последствия: возмещение ущерба работнику (например, невозможность подтвердить стаж для пенсии).

Рекомендации для работодателей

1. Ежегодно проверять актуальность приказа о назначении ответственного лица и обновлять его при кадровых изменениях.
2. Вести журнал учета трудовых книжек в электронном виде (с резервным копированием) для удобства поиска и аудита.
3. Обеспечить обучение ответственного сотрудника изменениям в законодательстве (например, новые требования к электронным трудовым книжкам).
4. При переходе на ЭТК сохранять бумажные копии в архиве не менее 5 лет после увольнения сотрудника (для возможных проверок).
5. Проводить внутренний аудит соответствия требованиям приказа № 320н не реже одного раза в год.

Полномочия по ведению трудовых книжек распределены между работодателем (который несет окончательную ответственность) и конкретным должностным лицом, назначенным приказом. Четкое соблюдение нормативных требований, правильное оформление записей, надежное хранение и своевременная выдача документов позволяют избежать штрафов, защитить права работников и обеспечить прозрачность кадрового учета в организации.

Статья актуальна на май 2026 года, основана на действующем законодательстве РФ и рекомендациях Минтруда России.