Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей любого работодателя․ Для юридических лиц эта задача является не просто формальностью, а строгим требованием законодательства, за неисполнение которого предусмотрена ответственность․ В данной статье мы подробно разберем, как именно юридические лица должны вести трудовые книжки, какие изменения принесла цифровизация и на что обратить внимание кадровикам в 2026 году․
Законодательная база: что говорит ТК РФ
Основной нормой, регулирующей данный вопрос, является Статья 66 Трудового кодекса РФ․ Согласно ей, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него свыше пяти дней, при условии, что данная работа является для сотрудника основной․
Однако из этого правила есть исключения․ Трудовая книжка на работника не ведется в следующих случаях:
- Работодатель является физическим лицом, не зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя (то есть обычные граждане, нанимающие помощников по дому, нянь и т․д․)․
- Работа у данного работодателя не является для сотрудника основной (в этом случае оформляется совместительство)․
- Если в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом ведение трудовой книжки не предусмотрено․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С введением Федерального закона № 439-ФЗ от года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ Важно понимать: подача сведений для электронной трудовой книжки — это прямая обязанность страхователей, к которым относятся юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица, выступающие в роли работодателей․
Где хранятся данные ЭТК?
Вся информация из цифровой трудовой книжки сохраняется в новом разделе лицевого счета застрахованного лица․ Этот счет хранится в информационной базе данных Социального фонда РФ (СФР)․ Ведением самой базы занимается государство, но обязанность регулярно и корректно передавать туда данные полностью лежит на плечах работодателей, юридических лиц и ИП․
Какие сведения вносит работодатель в ЭТК?
Юридическое лицо обязано передавать в фонд следующую информацию о сотруднике:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- Сведения о работодателе (наименование юридического лица);
- Структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
- Сведения о приеме на работу, переводах, увольнении и другие кадровые события․
Можно ли продолжить ведение бумажной трудовой книжки?
Многие работодатели задаются вопросом: обязательно ли полностью отказываться от бумажного варианта? Согласно законодательству, за работником сохраняется право выбора․ Если сотрудник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе, юридическое лицо обязано вести её одновременно с электронной․ Если же работник выбрал электронный формат, бумажная книжка выдается ему на руки, и дальнейшие записи в нее не вносятся․
Особенности заполнения и оформления бумажных трудовых книжек
Несмотря на повсеместную цифровизацию, бумажные трудовые книжки все еще актуальны, и к их оформлению предъявляются строгие требования․
Заверение записей печатью
При заполнении сведений о работнике на первой странице (ьном листе) трудовой книжки запись обязательно заверяется подписью нанимателя или иного уполномоченного лица, а также печатью нанимателя (или индивидуального предпринимателя)․ Отсутствие печати делает запись недействительной․
Получение чистых бланков трудовых книжек
Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности․ Порядок их получения может отличаться в зависимости от региона․ Например, в некоторых регионах (как в случае с администрацией Советского района г․ Минска) для получения бланков требуется предоставить:
- Письмо на имя главы администрации с указанием Ф․И․О․ работника и даты приказа о приеме на работу;
- Доверенность на получение материальных ценностей (либо копию приказа/решения учредителей о назначении руководителя);
- Паспорт лица, получающего товарно-материальные ценности․
Важные нюансы для кадровиков в 2026 году
В 2026 году ведение трудовых книжек имеет ряд технологических особенностей, о которых необходимо знать:
Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП)
Для подачи сведений об ЭТК в Социальный фонд РФ юридическому лицу необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП / КЭП)․ Напомним, что с 1 января 2022 года изменились правила выдачи таких подписей․ Теперь подпись для руководителя юридического лица или ИП можно получить только в удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц․ В 2026 году ФНС также сообщила о возможности получения КЭП с использованием биометрических данных, что значительно упрощает процесс оформления․
Оформление при реорганизации компании
Эксперты Онлайнинспекции разъясняют: при реорганизации компании путем выделения нового юридического лица необходимо особое внимание уделить оформлению трудовых книжек работников․ Сотрудники, перешедшие во вновь образованное юрлицо, должны быть оформлены надлежащим образом, а сведения об их трудовом стаже должны быть корректно отражены как в бумажных документах, так и переданы в электронную базу СФР․
Обязанность юридических лиц вести трудовые книжки — это не просто бюрократическая нагрузка, а важнейший механизм учета трудового стажа и социальных гарантий работников․ Сегодня работодателям необходимо вести двойной учет: корректно заполнять бумажные бланки (если сотрудник от них не отказался) и своевременно передавать данные в электронную систему Социального фонда РФ․ Соблюдение требований ТК РФ, правильное использование КЭП и внимание к деталям при заполнении документов позволят избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечить законные права сотрудников․