Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей кадровой службы любого работодателя в России. Особенно важно правильно оформить первую запись в трудовой книжке при приеме на работу сотрудника, который поступает на работу впервые. Ошибки при этом могут привести к нарушениям трудового законодательства, проблемам при оформлении пенсии, а также к штрафам со стороны Государственной инспекции труда.

Кто считается работником, поступающим на работу впервые?

Согласно ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, работником, поступающим на работу впервые, признаётся лицо, которое:

• Никогда ранее не имело трудовой книжки (бумажной или электронной);
• Не имело ни одной записи о трудовой деятельности в трудовой книжке;
• Не было оформлено на работу ни по трудовому, ни по гражданско-правовому договору, требующему ведения трудовой книжки.

Такими работниками могут быть:

• Выпускники вузов, колледжей, техникумов;
• Лица, не работавшие после окончания военной службы (если не оформляли трудовую книжку);
• Домохозяйки, впервые вышедшие на рынок труда;
• Граждане, ранее работавшие за рубежом без оформления российской трудовой книжки.

Обязательно ли оформлять бумажную трудовую книжку впервые принятому работнику?

Нет, не обязательно.

С 1 января 2020 года вступили в силу новые правила, согласно которым:

1. При первом трудоустройстве работодатель не обязан оформлять бумажную трудовую книжку.
2. Вместо этого работнику автоматически открывается электронная трудовая книжка (ЭТК) в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
3. Бумажная трудовая книжка оформляется только по письменному заявлению работника.

Таким образом, в 2026 году работодатель должен:

• Предоставить работнику информацию о праве выбора формы трудовой книжки (бумажной или электронной);
• Получить от работника заявление о желании оформить бумажную трудовую книжку (если он хочет её получить);
• Если заявление не подано — вести только ЭТК, и никаких записей в бумажную книжку не вносить.

Как правильно оформить бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве?

Если работник подал заявление о желании получить бумажную трудовую книжку, работодатель обязан оформить её в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда России от № 69 и приказом Минтруда № 320н от .

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется только при первом трудоустройстве и содержит следующие сведения:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте;
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Образование — указывается по документу (например: «среднее профессиональное», «высшее»);
• Профессия, специальность — по документу об образовании;
• Дата заполнения — дата, когда книжка выдана работнику;
• Подпись работника — обязательно ставится в графе «Подпись работника»;
• Печать организации — ставится только в случае, если организация имеет печать (по закону не обязательно, но рекомендуется).

Важно: все записи вносятся только чернилами черного, фиолетового или синего цвета с водостойкими свойствами. Использование карандаша, красного цвета, корректора или шариковой ручки с неустойчивыми чернилами — нарушение!

Запись о приеме на работу

Первая запись в разделе «Сведения о работе» вносится на основании:

• Приказа о приёме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма работодателя);
• Трудового договора (заключённого в письменной форме).

Запись оформляется в следующем порядке:

1. Графа 1 (№ записи) — проставляется порядковый номер (в данном случае, «1»).
2. Графа 2 (Дата приёма) — дата начала работы, указанная в приказе и трудовом договоре (например: ).
3. Графа 3 (Сведения о работе) — полное наименование организации (как в учредительных документах), должность, профессия, специальность по штатному расписанию. Пример:
   
   «Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера по учету».
4. Графа 4 (Основание) — указывается номер и дата приказа о приёме на работу. Пример:
   
   «Приказ № 12-п от ».

Запрещается:

• Использовать сокращения (например, «бухг.» вместо «бухгалтер»);
• Вносить аббревиатуры без расшифровки;
• Писать «по договору» без указания должности;
• Вносить информацию на основании слов работника — только по документам.

Что делать, если работник ранее работал за границей?

Если работник ранее трудился за рубежом, но не имел российской трудовой книжки — он считается поступающим на работу впервые в РФ. В этом случае:

• Оформляется либо ЭТК, либо бумажная книжка по заявлению;
• Запись о работе за границей не вносится в российскую трудовую книжку — она не подтверждена российскими документами;
• Для подтверждения стажа за границей работник должен предоставить документы, заверенные в установленном порядке (нотариально, легализованные, с переводом на русский язык), но эти сведения учитываются только при назначении пенсии, а не в трудовой книжке.

Особенности для отдельных категорий работников

Работники, прошедшие военную службу

С 2021 года, согласно приказу Минтруда № 320н, период прохождения военной службы по призыву не вносится в трудовую книжку. Он учитывается при назначении пенсии на основании военного билета. Поэтому в графе 3 не пишут: «проходил службу в армии», это устаревшая практика.

Работники по срочному договору

Даже при заключении срочного трудового договора (например, на декретную ставку) запись о приёме обязательно вносится в трудовую книжку (бумажную или электронную), если работник не имеет предыдущей записи.

Работники, восстановленные на работе

Если работник ранее имел трудовую книжку, но её потерял, и восстановлен по решению суда — в этом случае оформляется дубликат трудовой книжки, а не новая. Запись о восстановлении стажа вносится на основании судебного акта.

Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку?

Записи в трудовую книжку вправе вносить только:

• Сотрудник кадрового отдела, уполномоченный приказом работодателя;
• Индивидуальный предприниматель (если ведёт кадровое делопроизводство самостоятельно);
• Работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учёта (в т.ч. при совмещении должностей).

Записи вносятся в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа о приёме на работу.

Ошибки, которые нельзя допускать

Частые нарушения при оформлении первой записи:

• Внесение записи без приказа или трудового договора;
• Использование печатных букв или машинописного текста (допускается только ручная запись);
• Неправильное написание наименования организации (например, «ООО Ромашка» вместо «ООО «Ромашка»»);
• Отсутствие подписи работника на ьном листе;
• Внесение сведений о военной службе в трудовую книжку;
• Оформление бумажной книжки без заявления работника — это нарушение закона.

Что делать, если работник уже имеет электронную трудовую книжку?

Если работник ранее уже имел ЭТК (например, работал в другой компании), то:

• Новая организация не оформляет новую бумажную книжку;
• Все записи о работе вносятся только в ЭТК;
• Работодатель должен запросить сведения о трудовой деятельности работника через ПФР (по согласию работника).

Если работник не знает, есть ли у него ЭТК — он может проверить это на портале Госуслуги или в личном кабинете на сайте ПФР.

1. Не оформляйте бумажную трудовую книжку без заявления работника. Это не просто рекомендация — это требование закона.
2. Если заявление подано, заполните ьный лист и первую запись строго по форме. Никаких сокращений, только чёткий почерк и документы.
3. Все записи вносятся только на основании приказа и трудового договора. Слова работника — не основание.
4. Военная служба не вносится в трудовую книжку. Учитывается по военному билету.
5. Ответственность за ведение трудовых книжек несёт работодатель. Нарушения могут повлечь штрафы до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
6. Электронная трудовая книжка — будущее. Все новые сотрудники, не подавшие заявление, автоматически получают ЭТК.

Правильное оформление первой записи в трудовой книжке, это не только формальность, но и залог законности, прозрачности и защиты прав работника при выходе на пенсию. Не пренебрегайте этими правилами — они созданы для того, чтобы ваша организация оставалась в рамках закона, а работник — с чистой историей трудовой деятельности.

Совет кадровику: всегда проверяйте, есть ли у работника ЭТК, прежде чем браться за бумажную книжку. Это сэкономит вам время, бумагу и избавит от рисков нарушений.