Ведение трудовых книжек, одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с российским трудовым законодательством. Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (в редакции от ), каждая организация, ведущая трудовые книжки в бумажном виде, обязана вести две книги учета:

• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе книги являются документами строгой отчетности и подлежат обязательной нумерации страниц, прошивке (прошнуровке), заверению подписью руководителя и, при наличии, скреплению печатью организации. Нарушение этих требований может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Что значит «прошить» и «пронумеровать»?

Перед тем как приступить к процедуре, важно понимать термины:

• Пронумеровать — присвоить каждой странице книги уникальный порядковый номер, начиная с первой (ьной) до последней. Номера ставятся в правом верхнем углу каждой страницы арабскими цифрами (1, 2, 3 и т;д.).
• Прошить (прошнуровать) — сшить все листы книги с помощью прочного шнура (обычно хлопкового или льняного) так, чтобы невозможно было заменить, добавить или изъять страницы без нарушения целостности сшивки.

Эти меры обеспечивают юридическую целостность документа и предотвращают подделку или несанкционированное внесение записей.

Пошаговая инструкция: как прошить и пронумеровать книгу учета

Шаг 1: Подготовка книги

Убедитесь, что книга:

• Имеет все необходимые страницы (в соответствии с утвержденной формой);
• Не содержит исправлений, помарок или лишних записей;
• Заполнена ьный лист (наименование организации, дата начала ведения, ФИО ответственного лица).

Шаг 2: Пронумерация страниц

Пронумеруйте все листы книги арabicскими цифрами в правом верхнем углу. Нумерация начинается с первой страницы, ьного листа. Не пропускайте ни одной страницы, даже если она пустая.

Важно! Нумерация должна быть непрерывной. Если книга состоит из 50 листов — номера идут от 1 до 50.

Шаг 3: Прошивка (прошнуровка)

Прошивать книгу можно двумя способами:

1. Традиционный способ (с использованием шнура):

• Сделайте три отверстия по левой стороне книги (на расстоянии примерно 2–3 см друг от друга).
• Пропустите шнур (длиной не менее 1,5 м) через отверстия в шахматном порядке: снизу вверх — сверху вниз — снизу вверх.
• Завяжите шнур на обратной стороне книги узлом, оставив концы длиной 10–15 см.

2. Современный способ (с использованием специального сшивного аппарата):

• Используйте перфоратор и металлические заклепки или пластиковые кольца (если это допускается внутренними регламентами организации).
• При этом важно, чтобы сшивка была несъемной и не позволяла заменить листы без повреждения.

Шаг 4: Заверение прошивки

После прошивки необходимо:

1. Закрепить пломбу или сургучную печать на концах шнура. Пломба (или сургуч) накладывается так, чтобы скрепить концы шнура и одновременно наложить оттиск печати (если организация ее использует).
2. Написать надпись на последней странице книги (или на отдельном листе, прикрепленном к книге):

«Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов»
(число указывается цифрами и прописью)

Например: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов».

Под этой надписью ставятся:

• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица, например, главного бухгалтера или кадровика с доверенностью);
• Расшифровка подписи (ФИО полностью);
• Дата заверения (день, месяц, год).

Если организация не использует печать — это допускается законом (п. 41 Правил № 225). В этом случае надпись будет выглядеть так:

«Прошито, пронумеровано и заверено подписью руководителя ___ листов»
(число указывается цифрами и прописью)

Шаг 5: Регистрация в учете

После прошивки и заверения книга вводится в эксплуатацию. В ней начинают вносить записи о:

• Поступлении новых бланков трудовых книжек и вкладышей (с указанием серии и номера);
• Выдаче трудовых книжек работникам (с указанием ФИО, даты выдачи, подписи получателя);
• Возврате трудовых книжек при увольнении;
• Потере, порче или замене трудовых книжек.

Все записи вносятся в соответствии с Приказом Минтруда России от № 588н и должны быть четкими, без помарок и исправлений.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Нумерация начинается не с ьного листа. → Исправление: Все листы, включая ьный, нумеруются.
• Ошибка 2: Использование карандаша для нумерации. → Исправление: Нумерация выполняется только чернилами (синими или черными).
• Ошибка 3: Нет подписи руководителя или расшифровки. → Исправление: Подпись обязательна, расшифровка — обязательно.
• Ошибка 4: Печать наложена не на шнур, а на бумагу. → Исправление: Печать должна перекрывать концы шнура и часть последней страницы.
• Ошибка 5: Не указано количество листов прописью. → Исправление: Обязательно указывать и цифрами, и прописью (например, «50 (пятьдесят)»).

Электронные трудовые книжки — исключение?

С 2020 года в России действует возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. Однако это не освобождает работодателя от ведения бумажных книг учета, если он использует бумажные трудовые книжки для хотя бы одного работника.

Если организация полностью перешла на электронные трудовые книжки (и ни один работник не требует бумажную версию), то ведение книг учета не обязательно. Но если хотя бы один работник имеет бумажную трудовую книжку — книги учета должны быть прошиты и пронумерованы в полном соответствии с законом.

Прошивка и пронумерация книги учета движения трудовых книжек, не формальность, а юридически значимая процедура, обеспечивающая сохранность и достоверность кадровой документации. Несоблюдение требований может привести к штрафам от Государственной инспекции труда, а также к оспариванию стажа работника в Пенсионном фонде.

Рекомендация: Регулярно проверяйте состояние книг учета, проводите инвентаризацию бланков, обучайте ответственных сотрудников правилам ведения. Храните книги в сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченным лицам.

Помните: правильно прошитая и пронумерованная книга — это залог легитимности всей кадровой документации вашей организации.

Источники: Постановление Правительства РФ от № 225, Приказ Минтруда России от № 588н, КонсультантПлюс, Актион Кадры и HR.