Ведение трудовых книжек, ответственная задача кадрового специалиста. Ошибки в заполнении этого документа встречаются нередко, и одна из самых нестандартных ситуаций — необходимость отменить запись о приеме на работу. В отличие от исправления неверной даты или опечатки в должности, отмена самого факта приема требует особого подхода и знания законодательства. В 2025-2026 годах актуальность этого вопроса сохраняется как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек (ЭТК).
В каких случаях может потребоваться отмена записи о приеме?
Ситуации, при которых запись о приеме на работу должна быть признана недействительной, можно разделить на две основные группы:
- Техническая ошибка кадровика. Например, сотрудник был принят на работу, запись внесли, но потом выяснилось, что трудовой договор необходимо аннулировать (например, работник не приступил к обязанностям в установленный срок согласно ст. 61 ТК РФ), либо запись внесена ошибочно в отношении другого человека.
- Отмена приказа о приеме в судебном порядке. Если работник был восстановлен на предыдущем месте работы по решению суда, и, следовательно, последующий прием на работу к другому работодателю признается незаконным.
Главное правило: зачеркивать нельзя!
Согласно действующим нормативным актам (включая актуальные разъяснения на 2025-2026 годы), зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Это правило строго соблюдается в разделе «Сведения о работе». Единственное исключение — исправление данных на титульном листе (ФИО, дата рождения).
Любые неверные записи аннулируются исключительно путем признания их недействительными с последующим внесением правильных данных.
Пошаговая инструкция: как отменить запись о приеме
Чтобы грамотно отменить ошибочную запись о приеме на работу в бумажной трудовой книжке, необходимо действовать по следующему алгоритму:
Шаг 1. Издание приказа
Основанием для любых изменений в трудовой книжке служит приказ работодателя. Если запись внесена ошибочно, издается приказ о признании записи в трудовой книжке недействительной (или приказ об отмене ранее изданного приказа о приеме на работу).
Шаг 2. Внесение записи о недействительности
В разделе «Сведения о работе» после последней записи необходимо внести новую запись со следующим содержанием:
- Графа 1 (№ записи): указывается следующий порядковый номер.
- Графа 2 (Дата): вносится дата внесения исправления.
- Графа 3 (Сведения о приеме…): пишется: «Запись за номером [указать номер ошибочной записи] недействительна». Если отмена приема означает, что сотрудник вообще не работал в организации, новой записи о приеме не требуется. Если же прием был оформлен неверно (например, указана не та должность), после признания записи недействительной в этой же графе вносится правильная запись: «Принят в [отдел] на должность [правильная должность]».
- Графа 4 (Основание): указывается реквизит приказа работодателя, на основании которого вносится исправление. Обратите внимание: если правильной записи взамен отмененной не вносится, графа 4, по мнению экспертов (в т.ч. системы ГАРАНТ), может не заполняться, так как документа-основания для новой записи по сути нет. Однако на практике кадровики часто указывают там реквизиты приказа об отмене ошибочной записи.
Особенности отмены записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки процедура отмены записей приобрела новые нюансы. Если информация об увольнении или приеме уже передана в Социальный фонд России (СФР), просто удалить ее из программы нельзя.
Как разъясняют специалисты КонсультантПлюс (актуально для 2025-2026 гг.), если работник был восстановлен на работе решением суда, работодатель обязан:
- Издать приказ об отмене приказа (например, об увольнении).
- Признать недействительной запись в бумажной трудовой книжке (если она ведется).
- Отразить информацию об отмене в сведениях о трудовой деятельности, подав корректирующий отчет в СФР. В электронной трудовой книжке появится отметка о том, что предыдущая запись признана недействительной.
Суды отмечают, что отсутствие в ЭТК записи о каком-либо событии (если она была отменена) не свидетельствует о нарушении трудовых или пенсионных прав работника, если отмена произведена законным путем.
Частные ситуации
Отмена записи при аннулировании трудового договора
Если работник не приступил к работе в день начала работы, трудовой договор считается аннулированным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Если запись о приеме уже была сделана, ее необходимо аннулировать описанным выше способом (признать недействительной на основании приказа об аннулировании трудового договора).
Отмена записи о переименовании организации
Если ошибочно внесена запись о переименовании организации, ее также нельзя зачеркивать. После ошибочной записи указывается: «Запись за номером [N] недействительна», а затем вносится правильная запись о переименовании (если переименование действительно было) с указанием правильных реквизитов.
Ответственность за неверные записи
Неправильное или некорректное исправление записей в трудовой книжке может привести к проблемам для работника при назначении пенсии или трудоустройстве на новое место. За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Отмена записи о приеме на работу — процедура, требующая скрупулезности. Главное правило, которое должен запомнить каждый кадровик: в разделе «Сведения о работе» зачеркивать ничего нельзя. Только признание записи недействительной с обязательным документальным обоснованием (приказом) является законным способом исправления ошибки. При работе с ЭТК важно не забыть передать корректирующие сведения в СФР, чтобы электронный досье сотрудника всегда оставалось актуальным и не нарушало его пенсионных прав.