Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ, а точнее ст. 66 ТК РФ и пунктом 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. На практике в 2025‑2026 гг. были внесены несколько важных изменений, которые необходимо учитывать при оформлении записей.

Нормативная база

Статья 66 ТК РФ

В новой редакции статьи 66 указано, что порядок оформления записей о работе, выполняемой работником, определяется положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Все изменения в этих документах обязательны к исполнению.

Последние поправки (2025‑2026 гг.)

• В 2025 году вступил в силу приказ Минтруда от 24 декабря 2025 г. № 124, в котором уточнены сроки внесения записей и порядок оформления вкладышей.
• С 01 января 2026 г. вводятся новые формы вкладышей и уточнённые требования к подписи работника.

Общие принципы заполнения

Заполнение трудовых книжек должно происходить на языке Российской Федерации. При ведении бумажных книжек используются только официальные формы, утверждённые Минтрудом.

Типы записей

• Сведения о приёме на работу.
• Сведения о выполненной работе (трудовая функция).
• Сведения о награждении.
• Сведения об увольнении.

Порядок внесения записей

Приём на работу

Запись о приёме на работу вносится в день приёма сотрудника или в течение пяти календарных дней с даты начала работы (п. 1 ст. 66 ТК РФ). Образец оформления:

Запись о приёме на работу
Дата приёма: 
Должность: Инженер‑конструктор
Подразделение: Отдел разработки
Подпись работника: ______________________

Внесение изменений и исправлений

По правилам КонсультантПлюс, в книжке не допускается зачеркивание или исправление записи обычным карандашом. Неправильные записи признаются недействительными, после чего вводятся новые корректные записи.

1. Признание записи недействительной (например, ошибка в дате увольнения).
2. Внесение исправленной записи в том же разделе.
3. Подпись работника и подпись руководителя.

Записи об увольнении

При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудовых отношений. При обнаружении ошибки (неправильная дата) рекомендуется признать её недействительной и внести корректную запись, как описано выше.

Сроки и особенности

• Для сотрудников, впервые поступивших на работу, запись о приёме вносится в течение недели с даты приёма (п. 8 Правил 225).
• Если трудовая книжка была заведена до , в неё вносятся все последующие записи, пока не закончится свободное место.
• После заполнения всех строк в разделе «Сведения о работе» оформляется вкладыш в ту же книжку.

Электронные формы и закрывающие записи

С 2026 года многие организации переходят на электронный формат ведения трудовых книжек. При этом в бумажной книжке должна быть специальная закрывающая запись, подтверждающая переход на электронный вариант. После её наличия в бумажной книжке новые записи вносить нельзя – все изменения оформляются в электронной системе.

Частые ошибки и рекомендации

• Ошибка в дате – часто встречается при оформлении записи об увольнении. Рекомендуется сразу проверять дату и, при необходимости, вносить исправление согласно пункту 3.2.
• Отсутствие подписи работника – каждая запись должна быть подписана самим сотрудником.
• Неправильный язык заполнения – используйте только русский язык.
• Неучтённый вкладыш – при полном заполнении страниц обязательно оформляйте вкладыш, иначе запись будет признана недействительной.

Примеры оформления разных ситуаций

Приём на работу

Пример:

Запись о приёме на работу
Дата приёма: 
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел
Подпись работника: ______________________
Подпись руководителя: ______________________

Внесение исправления

Пример исправления ошибочной даты увольнения:

Запись об увольнении (исправленная)
Дата увольнения: (вместо )
Причина увольнения: По собственному желанию
Подпись работника: ______________________
Подпись руководителя: ______________________

Вкладка в уже заполненную книжку

Если в разделе «Сведения о работе» закончились свободные строки, оформляем вкладыш так:

Вкладыш к трудовой книжке
Номер вкладыша: 1
Сведения о работе: Инженер‑проектировщик, отдел разработки

Правильное заполнение трудовых книжек – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника; Соблюдайте требования ст. 66 ТК РФ, следуйте пункту 3.1 Инструкции, учитывайте последние изменения 2025‑2026 гг., и тогда все записи будут оформлены корректно, а возможные споры будет минимизировано.