Ведение трудовых книжек, это один из ключевых процессов кадрового делопроизводства, требующий максимальной внимательности и знания законодательства. В 2026 году основные требования к заполнению этого документа регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными приказом Минфина России от № 320н. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых, бумажный формат остается актуальным для многих категорий работников.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме, переводе и увольнении, рассмотрим структуру разделов и приведем конкретные примеры формулировок.
Структура раздела «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе» является основным в трудовой книжке. Он состоит из четырех граф, каждая из которых имеет свое строго определенное назначение:
- Графа 1 (№ записи): Здесь проставляется порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сквозная в пределах раздела.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата события (приема, перевода, увольнения). Дата записывается арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год, четырехзначными).
- Графа 3 (Сведения о событии): Самая объемная часть. В ней указывается полное и сокращенное наименование работодателя, должность (специальность, профессия) работника, структурное подразделение (если это указано в трудовом договоре), а также ссылка на статью Трудового кодекса (при увольнении).
- Графа 4 (Основание): Вносится дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого сделана запись.
Образец записи о приеме на работу
При приеме сотрудника на работу важно точно указать название должности в соответствии со штатным расписанием. Запись вносится в течение 5 дней с момента издания приказа, но не позднее дня фактического начала работы (или в день увольнения, если работа была краткосрочной).
Пример заполнения:
-
Графа 1: 15
-
Графа 2:
-
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПрогресс» (ООО «ТехноПрогресс») принят в отдел логистики на должность менеджера по логистике.
-
Графа 4: Приказ от № 45-к
Важно помнить, что название организации в графе 3 пишется полностью, а в скобках указывается сокращенное наименование (если оно есть в уставе). Должность должна соответствовать квалификационным справочникам, если работа дает право на льготы или досрочную пенсию.
Образец записи о переводе
Если сотрудник переводится на другую должность или в другое структурное подразделение на постоянной основе, это также фиксируется в трудовой книжке. Временные переводы (например, на время декрета основного сотрудника) в трудовую книжку не вносятся.
Пример заполнения:
-
Графа 2:
-
Графа 3: Переведен в отдел международных перевозок на должность старшего менеджера по логистике.
-
Графа 4: Приказ от № 78-к
Образец записи об увольнении
Запись об увольнении вносится в день увольнения. В графе 3 обязательно указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 или статью 81 Трудового кодекса РФ.
Пример заполнения:
-
Графа 2:
-
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
-
Графа 4: Приказ от № 92-к
После внесения записи об увольнении трудовая книжка выдается работнику на руки. При этом в журнале учета движения трудовых книжек делается соответствующая пометка в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки».
Текст расписки или сопроводительной записи может выглядеть следующим образом:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (Фамилия Имя Отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Особенности заполнения в 2026 году
Современные требования к ведению трудовых книжек подразумевают отсутствие ошибок и помарок. Если ошибка все же допущена:
- Зачеркивания в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещены.
- Неверная запись признается недействительной путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Затем вносится правильная запись.
На титульном листе при изменении данных (например, фамилии или образования) старые сведения не зачеркиваются. Новые данные вписываются рядом через запятую или на следующей строке, если места недостаточно. Изменения подтверждаются ссылкой на документ-основание (свидетельство о браке, диплом) и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Использование печати
В 2026 году наличие печати у работодателя не является обязательным требованием законодательства, если она не предусмотрена уставом организации. Однако, если печать имеется, ею заверяются записи на титульном листе и при увольнении. Если печати нет, это не является основанием для отказа в приеме трудовой книжки или признания записей недействительными.
Соблюдение этих правил гарантирует работнику корректный трудовой стаж, а работодателю, отсутствие проблем при проверках и судебных разбирательствах.