Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Несмотря на постепенный переход на электронную кадровую отчетность (ЕФС-1), работодатели по-прежнему обязаны вести, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать эту работу в организации в соответствии с актуальными требованиями законодательства․
Нормативная база: чем руководствоваться?
В настоящее время основным документом, регулирующим порядок работы с трудовыми книжками, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н)․ Он пришел на смену устаревшим Правилам и Инструкции․
Стоит отметить, что ранее действовала Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от № 162 с изменениями от ), а также Постановление Госкомтруда СССР от № 620․ Сегодня эти документы фактически не применяються, однако некоторые базовые принципы, заложенные в них, сохранились и в современном законодательстве․
Кто несет ответственность?
Законодательство четко распределяет ответственность за работу с трудовыми книжками:
- Руководитель организации несет ответственность за организацию правильного ведения, учета и хранения трудовых книжек․
- Непосредственный ответственный — это начальник отдела кадров или специальное лицо, назначенное приказом руководителя․ Именно этот сотрудник отвечает за своевременное и правильное заполнение, хранение, учет и выдачу документов работникам․
Если в организации отсутствует кадровая служба, руководитель обязан назначить ответственным другого сотрудника (например, бухгалтера или секретаря), выпустив соответствующий приказ․
Обеспечение бланками и их учет
Несмотря на то, что с 1 января 2021 года при первом трудоустройстве бумажные трудовые книжки больше не оформляются, организации обязаны иметь запас чистых бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п․ 41, 44 Порядка № 320н)․
Требования к хранению бланков
Бланки трудовой книжки и вкладыша относятся к документам строгой отчетности․ Они должны храниться в безопасном месте (обычно в несгораемом сейфе или металлическом шкафу) и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, исключительно по его заявке․
Приходно-расходовая книга
Учет бланков ведется в Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․ Эту книгу ведет бухгалтерия организации․ В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка․
По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши (с приложением приходного ордера кассы организации)․
Книга учета движения трудовых книжек
Для фиксации фактов приема и выдачи документов работникам используется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ В ней регистрируются все трудовые книжки, поступающие от сотрудников при приеме на работу, а также оформляемые впервые или выдаваемые при увольнении․
Требования к оформлению книги учета
Книга учета должна соответствовать строгим критериям защиты от внесения незаконных изменений:
- Книгу необходимо пронумеровать (каждая страница получает порядковый номер)․
- Книгу необходимо прошнуровать․
- Она должна быть заверена подписью руководителя организации (или индивидуального предпринимателя) и печатью организации (при ее наличии)․
Можно ли вести книгу в электронном виде?
Часто возникает вопрос: можно ли автоматизировать процесс и вести книгу учета в электронном формате? Ответ: нет, нельзя․ Поскольку к книге предъявляются требования по прошнуровке, нумерации и заверению подписью и печатью руководителя, она должна существовать исключительно в бумажном виде․ Электронный журнал не позволит выполнить эти обязательные условия защиты․
Правила хранения трудовых книжек
Трудовые книжки сотрудников, находящихся в штате, должны храниться у работодателя․ Выдача оригинала документа на руки работнику в период действия трудового договора строго ограничена․
В каких случаях можно выдать оригинал?
- Для оформления пенсии (по заявлению работника)․
- В случае перехода сотрудника на электронный учет․
Во всех остальных случаях (например, для получения кредита или визы) выдается только заверенная копия или выписка из трудовой книжки․ При выдаче оригинала работник должен расписаться в книге учета движения, а при возврате — вернуть книжку работодателю также под роспись․
Локальный нормативный акт (ЛНА)
Работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренний нормативный акт, который будет регламентировать все процессы внутри компании․ Это может быть специальное Положение о ведении, учете и хранении трудовых книжек или Правила․
В этом документе целесообразно прописать:
- Порядок назначения ответственного лица․
- Место и условия хранения бланков и заполненных книжек․
- Сроки и порядок предоставления отчетов в бухгалтерию․
- Порядок выдачи оригиналов и копий документов сотрудникам․
Наличие такого ЛНА помогает избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и систематизирует работу кадровой службы․
Учет и ведение трудовых книжек — это процесс, требующий высокой дисциплины и внимательности․ Нарушение правил хранения, отсутствие обязательных регистрационных книг или несвоевременная выдача книжки при увольнении могут привести к серьезным штрафам для организации и судебным искам от работников․ Соблюдение актуальных требований Приказа Минтруда № 320н, правильное ведение прошнурованных книг учета и назначение ответственных лиц — залог безопасной и законной работы кадрового отдела․