Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых аспектов кадрового делопроизводства в Российской Федерации․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот сохраняется для тех, кто подал соответствующее заявление, а также для корректного ведения архивов․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи при приеме на работу по трудовому договору, включая срочные контракты, и рассмотрим актуальные спорные вопросы 2026 года․
Общие правила внесения записей о приеме на работу
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и актуальным приказам Минтруда (в частности, порядку, утвержденному Приказом № 320н), каждая запись в трудовой книжке должна быть обоснована соответствующим приказом работодателя․ Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета․
При приеме сотрудника на работу в разделе «Сведения о работе» заполняются следующие графы:
- Графа 1: Порядковый номер вносимой записи (нумерация ведется сквозная по всей трудовой книжке)․
- Графа 2: Дата приема на работу (указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ)․
- Графа 3: Сведения о приеме на работу․ Здесь указывается название должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации․ Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, фраза «на постоянную работу» может не указываться, но часто вносится для ясности․
- Графа 4: Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (обычно это приказ о приеме на работу)․
Важно помнить: если в трудовом договоре не указано, что работа является временной или срочной, запись вносится как о приеме на постоянную работу․
Срочный трудовой договор: особенности записей
Один из самых частых вопросов касается оформления сотрудников, принятых по срочному трудовому договору․ Делается ли специальная отметка о сроке?
Согласно разъяснениям экспертов и нормам 2025–2026 годов, записи в трудовой книжке работника, принятого по срочному трудовому договору, делаются по общим правилам․ Это означает, что:
- В графе 3 не нужно указывать срок действия договора или причину его заключения (например, «принят на время декретного отпуска основного работника»), если только сам трудовой договор не содержит условий, требующих уточнения характера работы․
- Если место работы является для сотрудника основным, запись вносится обязательно, независимо от срока договора․
- При увольнении в связи с истечением срока договора в графу 3 вносится запись со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ․
Если сотрудник не имеет основного места работы и трудоится по совместительству, запись в его трудовую книжку вносится только по его желанию и только основным работодателем (или по месту работы по совместительству, если там хранится книжка)․
Повторное трудоустройство по срочному договору
Как быть, если с работником заключается новый срочный договор после окончания предыдущего? Согласно разъяснениям Минтруда (включая письма 2024 года и более поздние практики), каждый новый договор требует отдельной записи о приеме․
Даже если сотрудник работает у того же работодателя на той же должности, но сроки договоров разорваны (предыдущий истек, новый заключается позже или на новый период), необходимо:
- Издать новый приказ о приеме․
- Внести новую запись о приеме с актуальной датой․
- При окончании срока — внести запись об увольнении․
Непрерывность стажа при этом сохраняется автоматически в электронных базах, но в бумажной книжке должна быть отражена хронология событий․
Спорный вопрос: Мобилизация и приостановление договора
Особое внимание в 2026 году уделяется вопросам мобилизации․ Нужно ли вносить запись в трудовую книжку мобилизованного работника о приостановлении или возобновлении действия трудового договора?
Здесь существует правовая неопределенность:
- Позиция 1: Внесение сведений о приостановлении действия трудового договора и его возобновлении действующими нормативными актами не предусмотрено․ Следовательно, вносить такие записи не нужно․
- Позиция 2: Некоторые специалисты Роструда рекомендуют вносить соответствующие записи для фиксации правового статуса работника․
Рекомендация: На текущий момент (май 2026 года) преобладает мнение, что если трудовой договор не содержит специального условия о внесении записи о приостановлении, то вносить подобные сведения в трудовую книжку не требуется․ Работодателю следует ориентироваться на внутренние приказы и уведомления, которые хранятся в личном деле сотрудника․
Перевод на постоянную работу
Если сотрудник изначально был принят на временную должность (например, для замещения отсутствующего работника), а затем вакансия стала постоянной или сотрудника решили оставить, необходимо оформить перевод․
Пример записи в графе 3:
«Переведен на постоянную работу в отдел продаж на должность менеджера»․
Основанием служит дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе, реквизиты которого указываются в графе 4․
Ответственность и итоговые рекомендации
Правильное ведение трудовых книжек, это обязанность работодателя․ Ошибки в датах, отсутствие подписей или неверные формулировки могут привести к проблемам при назначении пенсии работнику и штрафам для организации․
Ключевые правила для кадровика в 2026 году:
- Вносите записи только на основании оригиналов приказов․
- При срочных договорах следуйте общим правилам заполнения, не указывая срок в графе о приеме, если это не требуется спецификой должности․
- Следите за обновлениями законодательства касательно мобилизованных граждан․
- Проверяйте данные перед выдачей трудовой книжки на руки работнику при увольнении․
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадровых документов и защиту прав как работодателя, так и сотрудника․