Ведение трудовых книжек и вкладышей – это обязательный элемент кадрового учета в любой организации, регулируемый Трудовым кодексом РФ, постановлениями Правительства РФ и приказами Минтруда. Ниже приведён подробный разбор правил, образцов заполнения и практических рекомендаций, которые помогут вам правильно вести учет трудовых книжек.

Что такое трудовая книжка и вкладыш?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, начисленные отчисления и т.д. Вкладыш – это отдельный лист, который вставляется в трудовую книжку и содержит более подробную информацию о конкретном периоде работы.

Зачем нужны вкладыши?

• Упрощают заполнение и редактирование данных.
• Позволяют хранить более подробную информацию о работе.
• Соблюдают требования закона о сохранности данных.

Регламентирующие документы

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс РФ (статьи 16–18).
2. Постановление Правительства РФ от № 225 – Правила ведения и хранения трудовых книжек.
3. Приказ Минтруда РФ от № 320Н – утверждение новых форм трудовых книжек.
4. Приказ Минтруда РФ от – требования к заполнению на государственном и официальном языках.
5. Приказ Минтруда РФ от – новый порядок ведения трудовых книжек.

Новые формы трудовых книжек и вкладышей (2023–2026)

С 1 сентября 2023 года в России введены новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Они отличаются более простым дизайном и улучшенной структурой для удобства заполнения.

• Форма трудовой книжки 2026 года – доступна для скачивания в формате .doc. Скачать бланк.
• Вкладыш в трудовую книжку 2026 года – отдельный лист, который можно скачать по ссылке. Скачать вкладыш.

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек?

Приказ должен содержать следующую информацию:

1. Наименование организации.
2. Дата и номер приказа.
3. ФИО ответственного лица.
4. Обязанности: контроль за заполнением, хранением и возвратом трудовых книжек.
5. Сроки исполнения.
6. Ответственность за нарушение.

Пример:

ПРИКАЗ
№ 123/2026
О назначении ответственного за ведение трудовых книжек

В соответствии с пунктом 25 статьи 16 Трудового кодекса РФ и приказом Минтруда РФ от № 320Н
на основании полномочий, предоставленных мне в качестве руководителя организации,
называю
Генерального директора Иванова И.И. ответственным за ведение трудовых книжек и вкладышей,
обязанным:
контролировать своевременное заполнение и хранение трудовых книжек;
обеспечивать сохранность документов;
вести учёт движения трудовых книжек и вкладышей в соответствии с установленными правилами.
Срок исполнения – до .

Правила заполнения трудовой книжки и вкладышей

Записи в трудовой книжке и вкладышах должны быть аккуратными, выполнены черной или синей ручкой, без использования цветных маркеров. Содержимое должно быть на государственном и официальном языке.

Образец записи в трудовой книжке

Вкладка № 1 – Приём на работу

Вкладка № 2 – Увольнение

Образец вкладыша

Вкладыш содержит более подробную информацию о конкретном периоде работы:

• Обязанности и функции.
• Профессиональные навыки.
• Показатели эффективности.
• Премии и бонусы.

Пример заполнения:

ВКЛАДЫШ № 1
Период работы: – 
Должность: Менеджер по продажам
Обязанности:
- Разработка и реализация стратегии продаж
- Ведение переговоров с ключевыми клиентами
- Анализ рынка и конкурентной среды
Показатели эффективности:
- Рост продаж на 15% в 2026 году
- Увеличение клиентской базы на 20%
Премии:
- Бонус за достижение плана – 10 000 руб.

Хранение трудовых книжек и вкладышей

Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и кражи. Рекомендуется использовать:

• Кассовые ящики с замком.
• Серверы с резервным копированием (для электронных копий).
• Системы контроля доступа;

Порядок возврата трудовых книжек

При увольнении работника трудовая книжка возвращается в руки сотрудника, а запись о причинах увольнения заверяется печатью и подписью руководителя.

Практические советы по ведению трудовых книжек

• Регулярно проверяйте наличие всех необходимых бланков.
• Обучайте кадровиков правилам заполнения.
• Ведите учёт движения книжек в отдельной книге учета.
• Периодически проводите внутренний аудит.
• Соблюдайте сроки обновления форм и правил.

Где скачать образцы и бланки?

Ниже приведены ссылки на официальные ресурсы, где можно скачать актуальные бланки и образцы:

• Форма трудовой книжки 2026 года
• Вкладыш в трудовую книжку 2026 года
• Полный гайд по заполнению трудовой книжки

Правильное ведение трудовых книжек и вкладышей – это не только соблюдение закона, но и важный инструмент управления персоналом. Используйте приведённые образцы, следуйте актуальным нормативам и регулярно проводите проверки – и ваш кадровый учёт будет надёжным и прозрачным.