Ведение трудовых книжек – одна из обязательных процедур для любого работодателя․ Правильное оформление записей позволяет избежать ошибок при проверках контролирующих органов, упрощает работу с персоналом и гарантирует соответствие Трудовому кодексу РФ․ В этой статье подробно разберём, как правильно занести запись в трудовую книжку, какие требования предъявляются к оформлению и какие нюансы следует учитывать;
Общие принципы внесения записей
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и требованиям Министерства труда, в трудовые книжки вносятся только те сведения, которые подтверждены официальным документом – приказе, распоряжением или иным основанием․ Каждая запись должна точно соответствовать тексту приказа․
- Записи вносятся не позднее недели со дня подписания приказа, а при увольнении – в день увольнения․
- Текст записи должен полностью совпадать с текстом приказа (распоряжения)․
- Все изменения в уже существующей книжке оформляются вкладышем, если закончились свободные строки․
Что именно записывается?
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- Приёме на работу (в т․ч․ по совместительству)․
- Изменении должности, условий труда, ставки оплаты․
- Переводе на другую постоянную работу․
- Получении квалификации, званий, премий․
- Награждении, благодарностях, отпуске․
- Увольнении․
Оформление записей в зависимости от типа документа
Приём на работу
При оформлении записи о приёме на работу необходимо указать:
- ФИО сотрудника․
- Дата начала работы․
- Должность и подразделение․
- Основание – номер и дата приказа (или распоряжения)․
- Условия труда (рабочее время, ставка, режим)․
Если сотрудник был принят по совместительству, в графе 4 указываются реквизиты приказа о приёме на работу по совместительству, а также период работы как совместителя․
Перевод, изменение условий и увольнение
При изменении условий труда (перевод, изменение ставки, переход на другую должность) в трудовую книжку вносятся данные о новом месте работы, дате изменения и основании – приказе, который вводит изменения․
При увольнении в графе 4 фиксируется дата увольнения, основание (приказ об увольнении) и, при необходимости, сведения о расчёте․
Награждения и премирование
Записи о премиях, премировании, присвоении звания «Лучший работник» оформляются отдельным пунктом, где указывается:
- Наименование премии или благодарности․
- Дата выдачи․
- Основание (приказ)․
Форма оформления вкладыша
Если в книжке закончились свободные строки, вкладыш оформляется следующим образом:
- Вкладка прикрепляется к концу текущей страницы․
- На титульном листе вкладыша указывается надпись «Вкладыш к трудовой книжке»․
- Вкладка должна иметь номер (например, «Вкладыш № 1», «Вкладыш № 2»)․
- На каждой странице вкладыша ставятся дата и подпись ответственного лица․
В конце каждого вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша․
Особенности записи при переходе на электронную форму
С года работодатели могут перевести сотрудников на электронный вариант трудовой книжки․ При этом в бумажную книжку вносятся записи только в следующих случаях:
- Сотрудник отказывается переходить на электронный формат․
- Необходимо зафиксировать переход в официальных документах․
Для оформления перехода следует:
- Получить от сотрудника письменное заявление о переходе․
- Внести в бумажную книжку запись о переходе, указав дату и основание․
- Сформировать информацию о переходе в отчёт ЕФС‑1 и передать в СФР․
- Заверить документ печатью организации и подписью руководителя․
Частые ошибки и как их избежать
- Несоответствие тексту приказа․ Проверяйте, чтобы каждая запись полностью совпадала с официальным документом․
- Отсутствие даты приказа․ Дата приказа обязательна в графе 4․
- Неучтённый вкладыш․ При полном заполнении страниц используйте вкладыш, а не создавайте новую книгу․
- Неправильный штамп․ На титульном листе вкладыша обязательно ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера․
- Омиссивные подписи․ Подпись ответственного лица должна быть поставлена на каждой странице, где вносится запись․
Примеры правильных записей
Приём на работу
Графа 4: Приём на работу – , основание: Приказ № 123 от «О приёме Ивана Иванова на должность менеджера отдела продаж»․
Перевод на другую должность
Графа 4: Перевод на должность старшего аналитика – , основание: Приказ № 456 от «О переводе Петрова П․П․ на должность старшего аналитика»․
Увольнение
Графа 4: Увольнение – , основание: Приказ № 789 от «Об увольнении Смирнова С․С․ по собственному желанию»․
Краткое резюме
Чтобы правильно занести запись в трудовую книжку, следует соблюдать следующие шаги:
- Получить официальное основание (приказ, распоряжение)․
- Убедиться, что запись полностью соответствует тексту документа․
- Внести данные в соответствующую графу (дата, должность, основание)․
- При отсутствии свободного места – оформить вкладыш с необходимыми штампами․
- При переходе на электронную форму зафиксировать это в бумажной книжке и оформить все необходимые документы․
Соблюдение этих рекомендаций гарантирует, что ваши записи будут соответствовать требованиям трудового законодательства и не вызовут вопросов у инспекторов по труду․
Автор статьи: кадровый консультант, 2026‑05‑22․