Ведение трудовых книжек — это ответственный процесс, требующий строгого соблюдения законодательства. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или при проверках трудовой инспекции. В данной статье мы подробно разберем, как оформлять записи в бумажной и электронной трудовой книжке (ЭТК) в соответствии с актуальными правилами.

Общие правила заполнения

Основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда № 320н. Важно помнить, что все записи должны быть четкими, без исправлений и соответствовать фактическим документам (договорам, приказам).

Ключевые моменты:

• Записи вносятся не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа или заключения договора.
• Допускается использование готовых штампов с наименованием организации и стандартными формулировками, которые дополняются данными от руки.
• Если сотрудник утратил книжку, работодатель оформляет новый документ (дубликат), начиная с титульного листа.

Прием на работу

При приеме нового сотрудника в графе 3 указывается наименование организации, а в графе 4 — основание приема.

Особенности оформления:

С 2021 года приказ о приеме на работу стал необязательным. Если он не издавался, в качестве основания указываются номер и дата трудового договора.

Пример записи:
«Принят в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста. Основание: Трудовой договор № 12-к от г.»

Переводы и изменения условий труда

Запись о переводе сотрудника на другую должность или в другое подразделение начинается со слова «Переведен».

Порядок заполнения:

1. Указываеться подразделение.
2. Указывается должность (специальность, профессия, квалификация).
3. Указывается основание (приказ или дополнительное соглашение к договору).

Прекращение трудового договора (Увольнение)

Это один из самых критических этапов. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками, предусмотренными законом.

Любое отклонение от официальной формулировки (например, вместо «по собственному желанию» написать «по личному желанию») может быть признано ошибкой.

Особенности для выборных должностей

Если работник избран на должность выборным органом, порядок следующий:

• В графе 3 указывается полное (и сокращенное, если есть) наименование выборного органа.
• Далее делается запись о том, на какую должность избран работник.
• В графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В 2026 году большинство работодателей перешли на электронный формат. ЭТК — это цифровая информация о стаже, должностях и причинах увольнения, хранящаяся в СФР (Социальном фонде России).

Переход с бумажной книжки на электронную:

Если сотрудник решил отказаться от ведения бумажной книжки:

1. Работодатель должен уведомить СФР о приеме сотрудника и его отказе от бумажного носителя (не позднее следующего рабочего дня).
2. В бумажной трудовой книжке делается запись о переходе на электронную трудовую книжку.
3. Бумажный документ выдается работнику на руки.

Резюме: Чек-лист для кадровика

Чтобы избежать ошибок, проверьте следующее:

• Сроки: запись внесена в течение 5 рабочих дней?
• Формулировки: при увольнении использована точная фраза из ТК РФ?
• Основания: указаны номер и дата договора/приказа?
• ЭТК: поданы ли сведения в СФР при переходе на электронный формат?