Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, от которого зависит стаж работника и легитимность действий работодателя. Особое внимание кадровые специалисты уделяют вопросам безопасности, так как запись по охране труда в трудовую книжку является обязательной в определенных случаях. В данной статье мы подробно разберем, когда вносится такая запись, как правильно ее оформить согласно актуальному законодательству (с учетом Приказа Минтруда № 320н) и какие ошибки чаще всего допускают работодатели.

Когда вносится запись об охране труда?

Важно понимать: сама по себе должность «специалист по охране труда» или факт прохождения инструктажа не являются автоматическим основанием для внесения записи в графу «Сведения о работе». Запись вносится в следующих основных случаях:

Прием на работу: Если работник принимается на должность, связанную с охраной труда (например, инженер по охране труда, специалист по ОТ, руководитель службы ОТ).
Переименование должности: Если должность работника переименована с добавлением или изменением функций, связанных с охраной труда.
Присвоение квалификации: Если работнику в период работы присваивается новый разряд, класс, категория или классный чин, связанный с охраной труда.
Увольнение: При прекращении трудового договора с сотрудником, занимавшимся вопросами охраны труда.

> Важно: Проведение инструктажей, обучение по охране труда или назначение ответственным за пожарную безопасность по совместительству (без изменения трудовой функции в договоре) не требуют внесения отдельной записи в трудовую книжку, если это не меняет название должности или структурного подразделения.

Основные правила заполнения (Приказ Минтруда № 320н)

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н), существуют строгие требования к оформлению записей:

• Язык: Все записи вносятся на русском языке.
• Чернила: Рекомендуется использовать световодостойкие чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.
• Запрет на сокращения: Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «ОТ» вместо «охрана труда». Все слова должны быть написаны полностью.
• Даты: Число и месяц указываются двузначными цифрами, год — четырехзначными (например, *).

Основание:* Каждая запись вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней (запись об увольнении — в день увольнения).
Отсутствие исправлений: Зачеркивание, замазывание или подделывание записей категорически не допускается. Ошибки исправляются только путем внесения новой записи об отмене предыдущей.

Образец записи при приеме на работу

При приеме сотрудника на должность, связанную с охраной труда, в разделе «Сведения о работе» (графа 3) сначала указывается полное наименование организации (можно штампом), а затем вносится запись о приеме.

Пример заполнения:

| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| :— | :— | :— | :— |
| *1* | *2* | *3* | *4* |
| 15 | | Общество с ограниченной ответственностью «Безопасность Плюс» | |
| 16 | | Принят в отдел охраны труда на должность главного специалиста по охране труда | Приказ от № 45-к |

Обратите внимание: если у работника трудовая книжка велась до 2021 года и в ней есть старые записи, новая вносится следующей свободной строкой без пропуска строк.

Запись о присвоении категории или класса

Если работающему специалисту по охране труда присваивается высшая категория или класс (например, «Специалист по охране труда I класса»), это также фиксируется в трудовой книжке.

Порядок внесения:
В графе 3 указывается должность и новая категория.
В графе 4 указываются реквизиты приказа о присвоении категории.

> Пример формулировки: «Присвоен первый класс по должности «Специалист по охране труда»».

Особенности увольнения специалиста по охране труда

При увольнении запись вносится в стандартном порядке, но с обязательной ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

Примеры формулировок:

• По собственному желанию: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• По соглашению сторон: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В связи с ликвидацией: «Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

После записи об увольнении работодатель (или уполномоченное лицо) ставит свою подпись. Если организация использует печать, запись заверяется ею. Подпись работника в трудовой книжке с 2021 года не требуется.

Частые ошибки и как их избежать

Внесение записи об инструктажах. Многие работодатели ошибочно пытаются вписать в трудовую книжку фразу «Прошел вводный инструктаж по охране труда». Этого делать не нужно. Факт обучения фиксируется в журнале регистрации инструктажей и личной карточке прохождения обучения, но не в трудовой книжке.
Сокращения. Использование аббревиатур (например, «ст. 77 ТК РФ» вместо полного написания «статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» в некоторых контекстах, хотя в графе 4 сокращения допустимы, в графе 3, нет) может привести к признанию записи недействительной при назначении пенсии.
Несоответствие штатному расписанию. Должность в трудовой книжке должна точно соответствовать наименованию в штатном расписании и трудовом договоре. Если должность дает право на льготы (ранний выход на пенсию), она должна строго соответствовать тарифно-квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.

Документальное подтверждение

Все записи в трудовой книжке специалиста по охране труда должны иметь под собойную документальную базу. Работодатель обязан хранить:

• Приказы о приеме, переводе и увольнении.
• Должностные инструкции.
• Документы об образовании и квалификации сотрудника (дипломы, удостоверения о повышении квалификации).
• Журналы и протоколы проверки знаний по охране труда (хотя они и не вносятся в ТК, они подтверждают правомерность нахождения сотрудника в должности).

Правильное ведение записей по охране труда в трудовой книжке — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работника. Ошибки в этом документе могут создать проблемы при подтверждении стажа для пенсии или при получении льгот. Помните главное правило: неточные или неправильные записи не зачеркиваются, а исправляются новой записью, поэтому внимательность при первичном внесении данных критически важна.

Используйте актуальные бланки, следите за изменениями в законодательстве (особенно в части цифровизации трудовых книжек, которая активно развивается к 2026 году) и всегда проверяйте соответствие записей текстам приказов.