Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых процессов кадрового делопроизводства в Российской Федерации. Несмотря на активный переход на электронные форматы учета, бумажные трудовые книжки по-прежнему имеют юридическую силу для тех работников, кто не отказался от их ведения или чьи книжки были заведены ранее. В 2026 году порядок заполнения регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66), Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению.
Ниже представлен подробный разбор правил и конкретные примеры внесения записей в различных ситуациях.
Общие требования к заполнению в 2026 году
Прежде чем переходить к примерам, важно помнить базовые принципы, нарушение которых может привести к признанию записи недействительной:
- Ясность и читаемость: Все записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений (кроме общепринятых) запрещено;
- Отсутствие исправлений: Зачеркивания, подчистки и использование корректирующих средств в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» категорически запрещены. Ошибки исправляются только путем признания записи недействительной.
- Нумерация: Записи нумеруются сплошным порядком в пределах соответствующего раздела.
- Печати: С 1 сентября 2021 года использование штампов с наименованием организации вместо собственноручной записи или печати организации (где это требуется) не соответствует требованиям, хотя на практике печать организации ставится при увольнении и при выдаче дубликатов.
Пример записи о приеме на работу
Запись о приеме на работу вносится в течение недели со дня фактического начала работы (для впервые поступающих на работу — в присутствии работника). Основанием служит приказ (распоряжение) работодателя.
Алгоритм заполнения:
- В графе 3 указывается порядковый номер записи.
- В графе 4 указывается дата приема на работу (число, месяц, год).
- В графе 5 вносится наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации в точном соответствии со штатным расписанием.
- В графе 6 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Пример заполнения:
В графе 3: «Принят в отдел продаж менеджером по продажам».
В графе 6: «Приказ от № 45-к».
Пример записи о переводе на другую работу
Если работник переводится на другую должность или в другое структурное подразделение (если оно указано в трудовом договоре), это обязательно фиксируется.
Порядок внесения:
- В графе 3 указывается номер записи.
- В графе 4 — дата перевода.
- В графе 5 пишется: «Переведен в отдел логистики на должность старшего логиста».
- В графе 6 — реквизиты приказа о переводе.
Важно: Если меняется только название должности без изменения трудовой функции и подразделения, запись также вносится, если это отражено в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Пример записи об увольнении
Запись об увольнении вносится в день увольнения. Это одна из самых важных записей, так как она завершает трудовой отношения с данным работодателем.
Структура записи:
- В графе 3 — номер записи.
- В графе 4 — дата увольнения (последний рабочий день).
- В графе 5 указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 6 — дата и номер приказа об увольнении.
После внесения записи она заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии), а также подписью работника с формулировкой «С записью ознакомлен».
Исправление ошибок: как действовать правильно
Согласно актуальным правилам и разъяснениям КонсультантПлюс, если в трудовой книжке обнаружена ошибка (например, неверно указана дата увольнения или должность), зачеркивать ее нельзя.
Порядок исправления:
- Вносится новая запись с следующим порядковым номером.
- В графе 5 указывается: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
- Тут же (или следующей строкой, если требуется уточнение) вносится правильная запись.
Пример: Если при увольнении ошибочно указали статью «по собственному желанию» вместо «по соглашению сторон», то в новой строке пишут: «Запись за номером 15 недействительна. Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Особенности для совместителей
Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника. Для этого работник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (справку, копию приказа) от второго работодателя.
- Запись вносит основной работодатель.
- Основанием служит документ от работодателя-совместителя.
- Формулировка: «Принят на работу по совместительству в ООО «Вектор» на должность инженера».
Электронные трудовые книжки и переходный период
В 2026 году важно проверять статус трудовой книжки работника. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то в бумажном варианте должна быть сделана соответствующая закрывающая запись. После этой записи новый работодатель не имеет права вносить записи в бумажную трудовую книжку, за исключением случаев восстановления утерянной книжки или исправления ошибок, допущенных предыдущими работодателями.
Если трудовая книжка заведена до 1 января 2004 года, она продолжает вестись в прежнем формате до тех пор, пока не закончатся страницы. В таком случае оформляется вкладыш, который является неотъемлемой частью трудовой книжки.
Правильное ведение трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем у работодателя при проверках Государственной инспекции труда. В 2026 году ключевыми моментами остаются:
- Соблюдение хронологии и нумерации.
- Отсутствие любых зачеркиваний.
- Точное соответствие записей формулировкам Трудового кодекса и приказам.
- Своевременность внесения данных (особенно при приеме и увольнении).
Помните, что трудовая книжка — это основной документ о стаже, и ошибки в ней могут создать серьезные трудности для работника при оформлении пенсии.