Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, от которого зависят будущие пенсионные права работника, расчет стажа и возможность подтверждения опыта․ Особые вопросы часто возникают при совмещении основной работы и работы по совместительству․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи, кто несет ответственность за их ведение и какие нюансы необходимо учитывать работодателю и сотруднику․
В чем разница между основной работой и совместительством?
Прежде чем переходить к правилам внесения записей, важно четко понимать юридическую разницу между этими двумя статусами:
- Основное место работы — это место, где хранится оригинал трудовой книжки сотрудника․ Здесь работник проводит большую часть рабочего времени, и именно этот работодатель несет полную ответственность за ведение документа․
- Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время․ Совместительство бывает внутренним (у того же работодателя) и внешним (у другого работодателя)․
Ключевой момент: по общему правилу, трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы․
Кто вносит записи о совместительстве?
Это один из самых частых вопросов․ Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения трудовых книжек:
- Записи о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы․
- Внесение таких записей производится только по желанию работника․
- Основанием для внесения записи служат документы, подтверждающие работу по совместительству (копия приказа о приеме, справка от второго работодателя)․
Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству (если это не основное место), не имеет права вносить записи в трудовую книжку, так как оригинал документа у него не находится․
Алгоритм действий для внесения записи о совместительстве
Если работник хочет, чтобы его опыт работы по совместительству был отражен в трудовой книжке, он должен действовать следующим образом:
- Взять у работодателя по совместительству заверенную копию приказа о приеме на работу (или справку, содержащую реквизиты приказа)․
- Предоставить этот документ в отдел кадров по основному месту работы․
- Написать заявление о внесении соответствующей записи (рекомендуется, хотя закон прямо не обязывает, это служит документальным подтверждением волеизъявления)․
- Дождаться внесения записи специалистом отдела кадров основного работодателя․
Правила оформления записей
При внесении сведений о совместительстве необходимо соблюдать строгую последовательность и форматирование, установленное законодательством․
Прием на работу по совместительству
Запись вносится в раздел «Сведения о работе»․ В графе 3 указывается:
- Наименование организации-работодателя по совместительству (если запись вносится впервые от этой организации в данной трудовой)․
- Фраза: «Принят в [название отдела/должность] по совместительству»;
- Указание на то, что работа является совместительством, обязательно․
Увольнение с работы по совместительству
При увольнении в графе 3 делается запись:
- «Уволен с должности [должность] по совместительству»․
- Указывается основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ (например, по собственному желанию)․
Важно: Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (или отдела кадров) основного работодателя, который вносил запись․
Частые ошибки и важные нюансы
Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом или при проверках, следует избегать следующих ошибок:
- Запись от имени второго работодателя․ Кадровик по основному месту работы не может подписывать документы от имени другой организации․ Запись ведется от имени основного работодателя, но со ссылкой на документы второй организации․
- Отсутствие документов-оснований․ Нельзя вносить запись о совместительстве «со слов» работника․ Обязательно требуется копия приказа или справка․
- Нарушение хронологии․ Записи вносятся строго в порядке поступления документов․ Если работник принес документы о совместительстве спустя год, запись вносится текущей датой, но с указанием дат приема и увольнения из оригинала приказа․
Электронные трудовые книжки
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) принцип остался прежним: информацию о совместительстве подает в систему ПФР (СФР) работодатель по основному месту работы на основании документов, предоставленных сотрудником․ Однако, если сотрудник выбрал электронную трудовую, он может самостоятельно запросить выписку и проверить корректность внесенных данных через портал Госуслуг․
Правильное оформление записей о совместительстве в трудовой книжке — это гарантия того, что весь трудовой стаж работника будет учтен при расчете пенсии․ Главное правило, которое нужно запомнить: оригинал трудовой книжки и ответственность за ее ведение находятся у работодателя по основному месту работы․ Именно туда следует обращаться с документами о совместительстве для внесения соответствующих записей․ Соблюдение этих правил защищает права как работника, так и работодателя․