Ведение трудовых книжек, одна из ключевых обязанностей работодателя в России, регулируемая Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225․ Среди всех пунктов этих правил особое внимание заслуживает пункт 45, который регулирует порядок внесения записи о прекращении трудового договора по инициативе работника — то есть при увольнении по собственному желанию․

Что именно говорит пункт 45?

Согласно пункту 45 Правил ведения трудовых книжек:

«Запись о прекращении трудового договора по инициативе работника производится на основании заявления работника с указанием причины увольнения — «по собственному желанию» — и даты увольнения, указанной в заявлении, при условии, что она не ранее чем через две недели со дня подачи заявления»․

Этот пункт содержит три важнейших элемента, которые необходимо строго соблюдать:

1. Основание для записи — только письменное заявление работника․
2. Формулировка причины — строго «по собственному желанию»․
3. Срок уведомления — не менее 14 календарных дней с момента подачи заявления․

Практическое применение пункта 45

Заявление — обязательный документ

Никакие устные заявления, смс-сообщения или электронные письма не могут заменить письменное заявление, подписанное работником․ Оно должно содержать:

• Наименование работодателя;
• ФИО работника и его должность;
• Формулировку: «Прошу уволить меня по собственному желанию»;
• Желаемую дату увольнения;
• Подпись работника и дата подачи заявления․

Пример корректного заявления:

Заявление
Прошу уволить меня по собственному желанию с 15 июня 2026 года․
Подпись: ___________ /Иванов И․И․/
Формулировка «по собственному желанию»
В трудовой книжке нельзя писать:

«уволен по собственному желанию» — неправильно (избыточное слово «уволен»);
«по инициативе работника» — неправильно (не соответствует формулировке Правил);
«по личному желанию» — неправильно (не является юридически корректной)․

Только правильная формулировка: «уволен по собственному желанию», НЕТ, а «по собственному желанию» — ДА․
В трудовой книжке запись должна выглядеть так:

 «Уволен по собственному желанию»

При этом в графе 4 (основание) указывается номер и дата приказа об увольнении, а в графе 5 — ссылка на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ («по собственному желанию»)․
Срок уведомления, 14 дней
Работник имеет право отозвать своё заявление до истечения 14-дневного срока, если на его место не приглашён другой работник, которому в соответствии с законом нельзя отказать в приёме на работу (ст․ 80 ТК РФ)․
Если работник подал заявление 1 июня, то последний день, когда он может отозвать заявление, 14 июня․ Увольнение может состояться только с 15 июня․ Однако:

Если работник и работодатель договорились об увольнении раньше — например, через 5 дней — это допустимо, но только при письменном согласии работодателя․
Если работник уходит в отпуск перед увольнением — срок в 14 дней исчисляется с момента окончания отпуска, если заявление подано до отпуска․

Что будет, если нарушить пункт 45?
Нарушение требований пункта 45 влечёт за собой:

Недействительность записи в трудовой книжке — её придётся аннулировать и внести заново с исправлением;
Риск судебных споров, работник может оспорить увольнение как незаконное, если запись составлена с нарушениями;
Штрафы со стороны Государственной инспекции труда, до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Особые случаи
Случай 1: работник подал заявление, но ушёл в отпуск
Если работник подал заявление 1 июня, а отпуск начался 5 июня и закончился 20 июня — увольнение может быть произведено только с 20 июня, так как 14-дневный срок должен быть соблюдён в календарных днях, включая отпуск․
Случай 2: работник уходит на пенсию
Если работник увольняется по достижении пенсионного возраста, он может указать в заявлении: «по собственному желанию» — и это не меняет порядок․ Однако в трудовой книжке в графе 5 можно дополнительно указать: «в связи с выходом на пенсию», но только как дополнительную информацию, не заменяя основание «по собственному желанию»․
Случай 3: работник подал заявление, но умер до увольнения
В этом случае трудовая книжка не заполняется․ Вместо этого оформляется справка о факте смерти, и в трудовой книжке делается запись: «Работник умер ․ Заявление об увольнении не было отозвано» — с указанием даты смерти и основания (пункт 45 не применяется)․
Рекомендации для кадровиков

Всегда требуйте подписанное заявление — не принимайте электронные или устные формы․
Проверяйте дату подачи и дату увольнения — не допускайте увольнения раньше 14 дней․
Используйте только строго установленную формулировку: «по собственному желанию»․
Сохраняйте копии заявлений не менее 5 лет, это требование законодательства о хранении кадровых документов․
При смене кадрового работника обязательно передавайте информацию о незавершённых увольнениях по собственному желанию․

Пункт 45 Правил ведения трудовых книжек — это не просто формальность․ Это важнейший элемент защиты прав работника и соблюдения законности в кадровой деятельности․ Несоблюдение требований этого пункта может привести к серьёзным последствиям: от аннулирования записи до судебных исков и штрафов․
Помните: точность, формальность и соблюдение сроков — залог правильного ведения трудовых книжек․ Не экономьте на внимательности — одна ошибка в записи может стоить компании десятки тысяч рублей и репутационных потерь․
Следите за изменениями: Минтруд РФ регулярно вносит поправки в правила ведения трудовых книжек․ На 2026 год пункт 45 остаётся неизменным, но всегда проверяйте актуальность норм на официальном сайте Минтруда и в КонсультантПлюс/Гарант․
Важно! Если вы сомневаетесь в правильности формулировки записи — лучше перепроверить по Правилам № 225 или проконсультироваться с юристом․ Лучше потратить 10 минут на проверку, чем потом тратить месяцы на восстановление трудовой книжки․