Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) остается основным документом, подтверждающим стаж и трудовую историю работника. Именно от правильности ее ведения зависят будущие пенсия, пособия и другие социальные гарантии. Роструд (Федеральная служба по труду и занятости) регулярно получает вопросы от граждан и работодателей и публикует официальные разъяснения в форме писем. Эти письма, хотя и не являются нормативными актами, служат важным ориентиром для правильного применения законодательства.

В данной статье систематизированы ключевые темы и позиции Роструда, изложенные в его письмах, по вопросам ведения трудовых книжек.

Внесение недействительных записей и выдача дубликата

Если в трудовой книжке была внесена неправильная или недействительная запись (например, об увольнении или переводе), работодатель обязан по письменному заявлению работника исправить ее. Если же исправить запись невозможно (например, она уже была подписана и скреплена печатью), то действует особый порядок.

Выдача дубликата

Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-5613 (на которое ссылается Роструд) прямо указывает:

Если недействительной оказалась запись об увольнении или переводе на другую работу, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись.

При этом в дубликат переносятся все записи из оригинала, кроме той, что признана недействительной. Таким образом, работник получает «чистую» историю, а некорректная запись исключается из официального документа.

Внесение записи об увольнении новым работодателем

Возникает сложная ситуация: сотрудник уволился с предыдущего места работы, но в его бумажную трудовую книжку запись об увольнении так и не была внесена. Он устраивается на новую работу. Может ли новый работодатель внести запись об увольнении с предыдущего места?

Позиция Роструда (эксперты портала): Нет, не может. Новый работодатель вносит записи только о своей работе с данным сотрудником. Запись об увольнении с предыдущего места работы должен был внести предыдущий работодатель. Если этого не произошло, работнику необходимо обратиться к бывшему работодателю с требованием исполнить обязанность по ведению трудовой книжки.

При этом, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК), и предыдущий работодатель оформил форму СТД-Р (заявление о переходе на ЭТК), это подтверждает факт выбора электронного формата. В этом случае запись об увольнении должна быть внесена в ЭТК предыдущим работодателем.

Запись о работе по совместительству

Это одна из самых частых тем для вопросов. Правила четко регламентированы статьей 66 ТК РФ и приказом Минтруда № 320н.

• Запись о работе по совместительству вносится только по письменному заявлению работника.
• Вносит такую запись исключительно основной работодатель (тот, с кем у работника основной трудовой договор).
• Запись должна содержать точные данные: наименование организации-совместителя, период работы, занимаемую должность.

Если основной работодатель отказывается вносить запись по заявлению сотрудника, это является нарушением. Работник может обратиться с жалобой в Гострудинспекцию.

Внесение сведений о награждениях и премиях

В трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) не вносятся сведения о денежных выплатах, таких как премии, надбавки, зарплата. Это разъяснено в ряде писем Роструда, например, письме от № ПГ/01311-6-1.

Что вносится? Вносятся только сведения о поощрениях, которые имеют форму награждения (например, грамота, благодарность, нагрудный знак). Формулировка должна быть официальной: «Награжден грамотой Министерства…», «Объявлена благодарность…».

Уведомление работника об отказе от бумажной книжки

С работник имеет право выбрать: получать от работодателя бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).

Важный нюанс, подчеркнутый письмом Роструда от № ПГ/26715-6-1: если работник выбрал ЭТК, работодатель НЕ ОБЯЗАН уведомлять его о том, что бумажная книжка ему не оформляется. Обязанность работодателя — вести сведения в ЭТК и предоставлять работнику доступ к ней.

При этом, если работник подал заявление о предоставлении сведений в бумажном виде, при выдаче ему бумажной книжки в нее вносится специальная запись о факте подачи такого заявления.

Использование штампов для внесения записей

Трудовым законодательством не запрещено использование штампов для стандартных записей (например, «Принят на работу», «Уволен»). Точка зрения о допустимости использования штампов подтверждается как в консультациях на портале «Онлайнинспекция.РФ», так и в отдельных письмах чиновников.

Главное требование: штамп должен быть четким, полным и содержать все обязательные реквизиты (подпись ответственного лица, дату, печать организации). Запись, сделанная штампом, имеет такую же юридическую силу, как и рукописная.

Порядок направления заявления об увольнении

Трудовым кодексом не установлен специальный способ направления работником заявления об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Поэтому заявление можно подать:

• Лично под расписку.
• Почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
• Электронной почтой (если такой порядок предусмотрен локальными актами или сложившейся практикой).

Письмо Роструда (ссылается на разъяснения) подтверждает, что в случае спора бремя доказывания факта подачи заявления лежит на работнике. Поэтому предпочтительны способы, дающие подтверждение (расписка, почтовое уведомление).

Пустые строки после последней записи

Эксперты Роструда дали разъяснение по техническому вопросу: если в бумажной книжке после последней записи остались пустые строки, это не является основанием для признания последней записи (например, об увольнении) недействительной. Пустые строки просто игнорируются при подсчете стажа. Запись считается действительной, если она содержит все обязательные реквизиты и подписана уполномоченными лицами.

Краткий итог и практические рекомендации

1. Работнику: Следите за правильностью записей. При обнаружении ошибки пишите заявление на исправление. Если запись признана недействительной — требуйте дубликат. Выбирая ЭТК, помните, что работодатель не обязан вам об этом напоминать;
2. Работодателю (кадровику): Вносите записи строго по заявлениям работников. Не вносите в книжку сведения о зарплате и премиях (только о награждениях). При переходе на ЭТК правильно оформляйте формы СТД-Р и СТД-Т. Исправляйте ошибки оперативно, чтобы избежать выдачи дубликата и претензий.
3. Важно: Письма Роструда — это официальная позиция контролирующего органа. Следуя им, можно минимизировать риски проверок и споров с работниками.

Статья подготовлена на основе анализа публичных разъяснений Роструда. Для решения конкретной ситуации рекомендуется обратиться к юристу, так как обстоятельства дел могут отличаться.