Ведение трудовых книжек – один из ключевых элементов кадрового учёта.
Нарушение порядка заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек может привести к штрафам, отказу в выплате компенсаций и даже к судебным разбирательствам.
В этой статье разберём, кто и как должен выполнять эти обязанности, какие документы и какие правила применяются, а также как правильно делегировать задачу.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт, регулирующий вопросы трудового учёта.
• Приказ Минтруда РФ от № 320н – устанавливает новые правила ведения и хранения трудовых книжек (бумажных и электронных).
• Постановление Минтруда РБ от № 30 – утверждена инструкция о порядке ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 588н – перечень изменяющих документов и уточнения к инструкции.

Все эти акты требуют, чтобы работодатель организовал работу по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Ответственность за соблюдение порядка лежит на работодателе, но конкретные действия могут делегироваться.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

В большинстве организаций за ведение трудовых книжек назначают:

• Главного бухгалтера;
• Офис‑менеджера;
• Специалиста по кадрам (HR‑менеджер);
• Уполномоченное лицо, назначенное приказом.

При назначении такой функции необходимо:

1. Сформировать приказ о назначении (или распоряжение).
2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или внести изменения в должностную инструкцию сотрудника.
3. Ознакомить с приказом руководителя отдела кадров и работника, ответственного за работу с трудовыми книжками на время отсутствия основного лица.
4. При передаче обязанностей другому лицу – издать новый приказ.

Важно помнить, что делегирование не снимает ответственности работодателя за соблюдение законодательства.

Основные обязанности

Ведение и заполнение

Записи в трудовой книжке должны вноситься работодателем на основании надлежащих документов:

• Трудовой договор;
• Приказ о приёме на работу;
• Приказ о переводе, повышении, понижении, увольнении;
• Справка о стаже работы.

В каждой записи указываются:

1. Дата начала работы;
2. Должность и место работы;
3. Условия работы (зарплата, режим, и т.д.);
4. Дата окончания работы (если применимо);
5. Причина увольнения.

Хранение

Трудовые книжки должны храниться в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и кражи. В бумажном виде – в закрытом шкафу с ключом; В электронном виде – в системе электронных трудовых книжек (ЭТК) с резервным копированием.

Учет бланков

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии:

• Бланки трудовой книжки;
• Вкладыши для записей;
• Книгу учёта движения трудовых книжек.

Эта книга ведётся на бумажном носителе и содержит сведения о каждой передаче, возврате и уничтожении бланков.

Выдача и возврат

При приёме на работу работник получает первую страницу трудовой книжки. При увольнении – последняя страница с итоговым стажем. При переводе на новое место работы – вторая страница с новой записью.

Проверка и аудит

Регулярно проводятся внутренние проверки соблюдения порядка ведения. При обнаружении ошибок – необходимо внести исправления в соответствии с инструкцией и оформить исправление в виде вкладыша.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Начиная с 1 сентября 2021 г. в РФ действуют правила ведения ЭТК. Важные моменты:

• ЭТК – официально признанный документ, равный бумажной трудовой книжке.
• Записи в ЭТК вносятся через специальную систему, доступ к которой имеет уполномоченное лицо.
• Должен быть резервный копий, хранится в соответствии с требованиями ФЗ «О персональных данных».
• Переход на ЭТК должен быть согласован с работником и отражён в договоре.

Пример оформления должностной инструкции

Должностная инструкция
для специалиста по кадрам

Общие положения
 1.1. Работник подчиняется руководителю отдела кадров.
 1.2. Работник обязан соблюдать трудовой кодекс РФ и внутренние регламенты.

Основные обязанности
 2.1. Ведение и заполнение трудовых книжек.
 2.2. Хранение и учёт бланков трудовой книжки.
 2.3. Ведение книги учёта движения трудовых книжек.
 2.4. Выдача и возврат трудовых книжек.
 2.5. Обеспечение резервного копирования ЭТК.
 2.6. Проведение внутреннего аудита.

Права
 3.1. Запрашивать у работников копии документов, необходимых для заполнения.
 3.2. Вносить исправления в трудовые книжки в соответствии с инструкцией.

Ответственность
 4.1. За нарушение порядка ведения – дисциплинарная ответственность.
 4.2. За несанкционированный доступ к ЭТК – уголовная ответственность.

Условия работы
 5.1. Рабочее время – 8 ч/сутки, 5 дней/нед.
 5.2. Зарплата – 30 000 ₽/мес.

Подпись руководителя: ___________________ Дата: ___________

Шаги по делегированию обязанностей

1. Определить сотрудника, который будет ответственным.
2. Составить приказ о назначении (или распоряжение).
3. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
4. Обновить должностную инструкцию.
5. Ознакомить с приказом руководителя отдела кадров и работника, отвечающего за временный период.
6. Провести инструктаж по работе с трудовыми книжками.
7. Регулярно проверять соблюдение порядка.

• Ведение трудовых книжек – обязанность работодателя, но может делегироваться.
• Нужно оформить приказ и дополнительно изменить трудовой договор или должностную инструкцию.
• Соблюдение правил 2021 г. и 2026 г. (бумажный и электронный формат) обязательно.
• Регулярный аудит и контроль – ключ к избежанию штрафов.
• Обучение персонала и наличие чёткой инструкции – залог правильного ведения.

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете законность и надёжность кадрового учёта, защитите интересы как работодателя, так и работников, а также снизите риски возникновения конфликтов.