Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина. Вопросы её ведения для работников индивидуального предпринимателя (ИП) часто вызывают путаницу из-за особенностей правового статуса самого работодателя. В этой статье подробно разберем, как ИП должны оформлять трудовые книжки своих сотрудников.

Ключевые особенности для ИП

Индивидуальный предприниматель, как и любое юридическое лицо, является работодателем и обязан вести трудовые книжки на своих сотрудников, с которыми у него заключен трудовой договор. Однако есть важные нюансы:

• Обязанность вести книжку возникает только при оформлении трудовых отношений (трудовой договор). Если ИП привлекает человека по гражданско-правовым договорам (ГПХ, договоры подряда, оказания услуг), вести трудовую книжку не нужно.
• ИП вправе выбрать форму ведения: электронную или (в ограниченных случаях) бумажную. Но если у работника уже имеется электронная трудовая книжка, выданная предыдущим работодателем, ИП обязан вносить в неё информацию.
• Для ИП не действует правило об обязательном наличии штатной единицы «специалист по кадрам». Все функции по кадровому делопроизводству, включая ведение ЭТК, выполняет сам предприниматель или нанятый им работник.

Когда ИП ОБЯЗАН оформить трудовую книжку?

Обязанность возникает в следующих случаях:

1. При приеме на работу впервые (с 2021 года — только ЭТК).
2. При восстановлении работника на прежней должности.
3. При переводе к другому работодателю (в т.ч. к другому ИП), если предыдущий работодатель не внес запись в ЭТК;
4. Если у работника нет трудовой книжки (бумажной или электронной) — ИП обязан оформить ему новую (ЭТК).

Порядок оформления и ведения

Оформление при приеме на работу

В день приема на работу ИП обязан:

• Сделать запись в электронной трудовой книжке работника через Единую государственную систему информации о трудовых книжках (ЕГИС ТК).
• Выдать работнику сведения о трудовой деятельности (СоТД) на бумажном носителе, если тот потребует. Это распечатанный из ЕГИС ТК документ, подписанный ИП (или уполномоченным лицом) и заверенный его печатью (если она есть).

Внесение записей в течение работы

Каждое изменение условий трудового договора (перевод, увольнение, изменение фамилии и т;д.) ИП обязан отразить в ЭТК работника в течение трех рабочих дней со дня возникновения события.

При увольнении

В день увольнения (последний рабочий день) ИП вносит в ЭТК запись об увольнении с указанием причины и основания (ссылка на статью ТК РФ). Работнику выдается трудовая книжка (СоТД) на бумажном носителе, если он об этом попросит.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Может ли ИП выдать бумажную трудовую книжку новому сотруднику?

О: Нет, не может. С бумажный бланк выдается только в двух случаях:

1. Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (оформленная до 2021 года). Тогда ИП вносит в неё записи.
2. Если работник не имеет вообще никакой книжки (ни бумажной, ни электронной). Тогда ИП оформляет ему электронную книжку, а по заявлению работника может выдать сведения о трудовой деятельности (СоТД) на бумаге.

В: Что делать, если у сотрудника уже есть электронная книжка от другого работодателя?

О: ИП обязан запросить информацию о работнике в ЕГИС ТК (через личный кабинет) и вносить все записи в уже существующую электронную книжку. Новая книжка не создается.

В: Как проверить, есть ли у сотрудника электронная трудовая книжка?

О: Проверить это можно, запросив выписку из ЕГИС ТК через официальный портал. Для этого потребуются данные паспорта работника. С 1 марта 2025 года эта услуга стала платной для работодателей.

В: Какие санкции грозят ИП за нарушение правил ведения трудовых книжек?

О: За неоформление или ненадлежащее оформление трудовой книжки (включая ЭТК) предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц (включая ИП) составляет от 1 000 до 5 000 рублей. За повторное нарушение — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Индивидуальный предприниматель, нанимающий работников по трудовому договору, обязан соблюдать те же правила ведения трудовых книжек, что и юридические лица. Ключевой принцип с 2021 года — приоритет электронной формы. ИП должен:

1. Оформлять электронную трудовую книжку каждому впервые принимаемому на работу сотруднику.
2. Вносить все записи в существующую ЭТК (или, реже, в бумажную) в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3. По письменному заявлению работника выдавать ему сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе.

Несоблюдение этих правил влечет административную ответственность. Для уточнения деталей всегда можно обратиться к актуальным материалам на сайте Минтруда России или в территориальный орган Пенсионного фонда (ПФР).

Дата актуализации информации по состоянию на 23 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить изменения в законодательстве.