Тема ведения трудовых книжек для сотрудников органов внутренних дел (МВД) является особой и часто вызывает вопросы у самих работников и кадровиков. Это связано с тем, что служба в полиции регулируется не Трудовым кодексом РФ в обычном понимании, а специальным законодательством. С 2021 года в России проходит масштабная реформа по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК), но для сотрудников МВД этот процесс имеет свои существенные нюансы.

Ключевой вывод: парадокс кадрового документооборота в МВД

Главное, что нужно помнить: формально кадровая служба (отдел кадров) МВД не обязана заводить и вести традиционную бумажную трудовую книжку на сотрудника, проходящего службу. Вместо этого стаж и условия службы подтверждаются иными документами. Однако при увольнении сотруднику выдается определенный пакет документов, который фактически заменяет запись в трудовой книжке.

Почему так происходит?

Служба в ОВД (органах внутренних дел) — это не обычный трудовые отношения по ТК РФ, а служебная деятельность, регулируемая Федеральным законом «О полиции» и другими ведомственными нормативными актами. Поэтому сведения о такой службе не вносятся в электронную трудовую книжку (ЕФС-1, СЗВ-ТД), которая ведется в Пенсионном фонде (СФР) для гражданских работников.

Электронные трудовые книжки: общий порядок и исключение для МВД

С 1 января 2021 года для всех новых работников, впервые устраивающихся на работу, работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ). К 2025 году переход на ЭТК был полностью завершен.

Но для сотрудников МВД это правило не действует в части внесения записей о самой службе.

• Для гражданских сотрудников (бухгалтерия, ИТ, административный персонал МВД, которые приняты по трудовому договору): их стаж и записи ведутся в общем порядке через отчет ЕФС-1 в СФР. У них формируется электронная трудовая книжка.
• Для сотрудников полиции (имеющих специальное звание, проходящих службу по контракту): сведения о периоде службы не передаются в СФР в формате трудовой записи. Их стаж учитываеться по отдельному ведомственному порядку.

Какие документы заменяют трудовую книжку сотруднику МВД?

Поскольку традиционная трудовая книжка на сотрудника полиции не заводится, для подтверждения его стажа и трудового (служебного) пути используются следующие документы:

Служебная книжка

Это основной документ, который ведется на каждого сотрудника organs внутренних дел. Порядок ее ведения устанавливается внутренними приказами и инструкциями МВД России.

• Она должна быть зарегистрирована в секретариате территориального органа МВД.
• Все листы пронумерованы.
• В ней делаются записи о приеме на службу, назначениях, поощрениях, взысканиях, об увольнении.

Справка о службе (выписка из приказа)

При увольнении сотрудник должен получить под расписку из отдела кадров:

• Справку (или выписку из приказа) о периоде своей службы в МВД, с указанием дат, должностей, званий и оснований для увольнения.
• Эта справка является основным документом для предъявления в Пенсионный фонд при назначении пенсии за выслугу лет или для подтверждения стажа в других организациях;

Документы воинского учета

Для военнообязанных, проходящих службу в МВД, также важны документы воинского учета (приписное свидетельство, удостоверение), которые могут содержать отметки о службе.

Практические вопросы и ответы

Вопрос: А что с сотрудниками МВД, которые были приняты до реформы 2021 года?

Если гражданин был принят на службу в МВД до широкого внедрения электронных книжек и у него на руках есть старая бумажная трудовая книжка (выданная, например, с предыдущего гражданского места работы), то:

• Эта книжка остается у него.
• Записи о службе в МВД в нее не вносятся. Вместо этого в разделе «Сведения о работе» может быть сделана условная запись, но чаще всего практикуется выдача отдельной служебной книжки и справки.
• При переходе на новое место работы (в другую организацию, не МВД) эта бумажная книжка с предыдущими гражданскими записями передается новому работодателю.

Вопрос: Как подтвердить стаж службы в МВД для пенсии?

Для назначения пенсии за выслугу лет сотрудник (или его наследники) обращается в Пенсионный фонд с:

1. Справкой из МВД (выпиской из приказов) с полным перечнем периодов службы, должностей, званий.
2. Служебной книжкой (если она велась).
3. Другими документами, подтверждающими стаж (приказы о назначении, увольнении).

Пенсионный фонд учитывает этот стаж на основании именно этих ведомственных документов, а не по данным электронной трудовой книжки.

Вопрос: Может ли сотрудник МВД иметь две трудовые книжки?

Нет. При поступлении на службу в МВД ранее существовавшая гражданская трудовая книжка изымается у сотрудника и хранится в его личном деле в органе; Дубликат ей не выдается. Все дальнейшие записи о службе ведутся в установленном МВД порядке (служебная книжка, справки).

Что должен делать кадровик (сотрудник отдела кадров МВД)?

Работник кадровой службы МВД должен:

• Не заводить традиционную бумажную трудовую книжку на нового сотрудника полиции (принятого по контракту).
• Завести и вести служебную книжку в соответствии с ведомственными инструкциями.
• При увольнении сотрудника в последний день службы выдать ему под расписку:
  • Заполненную служебную книжку.
  • Справку (выписку из приказа) о периоде службы.
• Для гражданских специалистов (работников по трудовому договору) вести электронные трудовые книжки в общем порядке через отчет ЕФС-1 в СФР.

Важное предупреждение для сотрудника

Если вы служите в МВД и у вас на руках есть старая бумажная трудовая книжка с записями о предыдущей гражданской работе, не теряйте ее. Это ваш ценный документ. Но помните, что записи о службе в полиции в нее вноситься не будут. Ваш стаж в МВД будет подтверждатся только служебной книжкой и справками из вашего отдела кадров.

При смене паспорта (как и для любого работника) обязательно предоставьте в кадровую службу МВД новый паспорт для внесения изменений. Водительские права, загранпаспорт или цифровые документы с портала госуслуг не могут заменить паспорт для кадрового учета.

Система документооборота для сотрудников МВД имеет ведомственный характер и существенно отличается от общей системы электронных трудовых книжек, действующей для остальных работников страны. Ключевой документ — служебная книжка и справка об увольнении. Понимание этой особенности позволяет избежать путаницы при подтверждении стажа, трудоустройстве после увольнения из МВД и при оформлении пенсии.

Примечание: Информация основана на анализе Федеральных законов № 439-ФЗ, № 436-ФЗ, Законодательства о полиции, внутренних приказов МВД России и практики кадрового делопроизводства. Для конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальным нормативным актам вашего территориального органа МВД или к юридическому консультанту.