Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых процессов кадрового делопроизводства. В 2026 году‚ несмотря на активную цифровизацию‚ бумажный документооборот для многих категорий работников сохраняет свою актуальность. Особое внимание следует уделить внесению записей о работе по совместительству‚ так как здесь существует ряд нюансов‚ касающихся того‚ кто вносит запись‚ на основании каких документов и как правильно оформить прием и увольнение.
В данной статье мы подробно разберем правила заполнения‚ приведем актуальные образцы записей для внешних и внутренних совместителей‚ а также ответим на часто задаваемые вопросы.
Кто вносит запись о совместительстве?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Порядку ведения трудовых книжек‚ запись о работе по совместительству вносит только работодатель по основному месту работы сотрудника.
Работодатель‚ у которого сотрудник работает по совместительству (второе место работы)‚ не имеет права вносить записи в трудовую книжку работника. Однако именно он обязан выдать документы‚ подтверждающие факт работы‚ которые послужат основанием для внесения записи по основному месту.
Порядок действий работника:
- Сотрудник работает по совместительству;
- Получает от работодателя-совместителя заверенную копию приказа о приеме на работу (или выписку из него).
- Предоставляет этот документ в отдел кадров по основному месту работы с заявлением о внесении соответствующей записи.
Важно: Если у работника нет основного места работы (например‚ он уволился или работает по договору ГПХ)‚ он вправе обратиться к работодателю по совместительству с просьбой внести запись. В этом случае запись вносится в общем порядке.
Общие правила внесения записей
При заполнении раздела «Сведения о работе» необходимо соблюдать следующие требования:
- Запись вносится чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета.
- Не допускается использование сокращений (например‚ нельзя писать «приказ»‚ нужно писать полностью «приказ»‚ хотя на практике часто используют устоявшиеся аббревиатуры‚ но лучше следовать полному написанию).
- Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными).
- Запись о совместительстве делается отдельным блоком‚ следующим за записью о приеме на основную работу.
Образец записи о внешнем совместительстве (Прием на работу)
Внешнее совместительство — это когда сотрудник работает у другого работодателя. Запись вносится на основании заверенной копии приказа.
Пример заполнения граф трудовой книжки:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме‚ переводе‚ увольнении) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 5 | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» Принят в отдел маркетинга менеджером по внешнему совместительству. | Приказ от № 45-к |
Ключевые моменты образца:
- В графе 3 сначала указывается полное наименование организации-совместителя.
- Далее следует формулировка: «Принят в [подразделение] [должность] по совместительству».
- Указывать‚ что работа выполняется на 0‚5 ставки или в вечернее время‚ в трудовой книжке не нужно.
- В графе 4 указываются реквизиты приказа работодателя-совместителя (не основного!).
Образец записи об увольнении с работы по совместительству
При прекращении трудовых отношений с работодателем-совместителем‚ сотрудник должен принести копию приказа об увольнении по основному месту работы для внесения соответствующей записи.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 6 | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» Трудовой договор прекращен по соглашению сторон‚ пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 89-к |
Особенности внутреннего совместительства
Внутреннее совместительство — это когда работник выполняет дополнительную работу у того же работодателя по другому трудовому договору.
Нужно ли вносить запись?
Да‚ если работник изъявит такое желание. Для этого он должен написать заявление. Если работник не просит внести запись‚ работодатель не обязан делать это автоматически‚ в отличие от основной должности.
Образец записи о приеме на внутреннее совместительство:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 7 | Принят в бухгалтерию бухгалтером по совместительству. | Приказ от № 12-к |
Обратите внимание: при внутреннем совместительстве наименование организации во второй графе повторно не пишеться‚ если запись идет сразу после основной или в рамках того же блока записей данного работодателя. Однако‚ во избежание путаницы‚ многие кадровики предпочитают дублировать название или делать отступ.
Заявление о внесении записи
Для внесения записи (особенно о внешнем совместительстве или внутреннем‚ если она не велась автоматически) работник должен подать письменное заявление. Оно не имеет строгой законодательной формы‚ но должно содержать:
- ФИО работника и работодателя.
- Просьбу внести запись о работе по совместительству;
- Указание периода работы и должности.
- Ссылку на прилагаемые документы (копии приказов).
- Дату и подпись.
Частые ошибки при заполнении
- Внесение записи работодателем-совместителем. Это грубая ошибка. Запись делает только основной работодатель.
- Отсутствие основания. Запись вносится строго на основании оригинала или заверенной копии приказа.
- Указание режима работы. Фразы «на 0‚5 ставки»‚ «вечерняя смена» в трудовую книжку не вносятся.
- Нарушение хронологии. Запись о совместительстве обычно вносится после записи об основной работе‚ но если основной работы еще не было (сотрудник только устроился)‚ запись о совместительстве может быть внесена первой‚ если сотрудник предоставил соответствующие документы.
Правильное оформление записей о совместительстве в трудовой книжке в 2026 году гарантирует работнику подтверждение его стажа и квалификации. Для работодателя соблюдение этих правил минимизирует риски трудовых споров. Главное помнить: запись вносит основной работодатель на основании документов‚ предоставленных сотрудником‚ с четким указанием должности и реквизитов приказа.
Рекомендуется регулярно проверять актуальность нормативных актов‚ так как законодательство может меняться‚ однако базовые принципы‚ описанные в статье‚ остаются фундаментальными.