Дата публикации: 21 мая 2026 года
Ведение трудовых книжек — один из ключевых аспектов кадрового учета и отчетности в Российской Федерации.
С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), что значительно изменяет
традиционные подходы к ведению и хранению трудовых книжек. В этой статье мы подробно рассмотрим:
- Основные способы ведения трудовых книжек
- Порядок перехода на электронную трудовую книжку
- Отчетность по трудовым книжкам
- Правила заполнения и хранения
- Особенности работы в программах 1С
Способы ведения трудовых книжек
Традиционный бумажный формат
Традиционная трудовая книжка ведется на бумажном носителе и хранится у работодателя.
Это классический способ, который применяется уже многие десятилетия.
Они должны храниться в сейфах или металлических шкафах и выдаваться ответственному лицу только по заявке.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ.
Работодатель обязан:
- Вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде
- Обеспечивать доступ работника к его электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале госуслуг
- Своевременно передавать сведения в ПФР
По состоянию на 2026 год ЭТК является основным способом ведения трудовой книжки для новых трудовых отношений.
Смешанный формат
Работник может выбрать комбинированный способ ведения трудовой книжки:
- Бумажная трудовая книжка ведется до определенного момента
- С определенного периода сведения ведутся в электронном виде
если работник не подал заявление о сохранении бумажного формата.
Порядок перехода на электронную трудовую книжку
Действия работодателя при приеме на работу
При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен:
- Предложить работнику выбрать способ ведения трудовой книжки:
- Только бумажный формат
- Только электронный формат
- Смешанный формат (с указанием даты перехода на ЭТК)
- Оформить соответствующее заявление работника (в бумажном или электронном виде)
- Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (если выбран бумажный формат)
- Зарегистрировать сведения в системе ПФР
необходимо внести запись о переходе на ЭТК с указанием даты перехода;
Порядок внесения записи о переходе
В бумажную трудовую книжку вносятся следующие записи:
«С 01 января 2024 года трудовая книжка ведется в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ»
Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).
Выдача бумажной трудовой книжки работнику
Если работник выбрал электронный формат, работодатель обязан:
- Выдать работнику его бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления
- Сделать в книге учета движения трудовых книжек отметку о выдаче
- Указать в трудовой книжке дату выдачи
Отчетность по трудовым книжкам
Единая форма Сведений (ЕФС-1)
Согласно Постановлению Правления Пенсионного фонда РФ от 31 октября 2022 г. № 245п,
работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1.
Отчетность представляется:
- Не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным
- В электронном виде через систему межведомственного электронного взаимодействия
Содержание отчета ЕФС-1
В отчете ЕФС-1 указываются следующие сведения:
- Раздел 1.1. Сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц:
- ФИО работника
- СНИЛС
- ИНН
- Сведения о приеме, переводе, увольнении
- Сведения о трудовой деятельности в электронном виде
- Раздел 1.2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование
Отчетность в других случаях
В зависимости от ситуации, работодатель может представлять дополнительные отчеты:
- При изменении персональных данных работника
- При изменении способа ведения трудовой книжки
- При выдаче дубликата трудовой книжки
Правила заполнения и хранения трудовых книжек
Общие требования к заполнению
При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:
- Записи делаются на русском языке, ручкой черного, синего или фиолетового цвета
- Не допускаются помарки, подчистки, использование корректора
- Записи должны быть четкими и разборчивыми
- Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть)
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование и т.д.)
- Сведения о выполняемой работе
- Сведения о награждениях и поощрениях
- Сведения о переходе на электронный формат (если применимо)
Например, нельзя вносить сведения о дисциплинарных взысканиях или личных качествах работника.
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки хранятся:
- У работодателя: до увольнения работника
- У работника: после увольнения (если выбран бумажный формат)
- В архиве: после ликвидации организации (в течение 75 лет)
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчетности:
- В металлических шкафах или сейфах
- Под ответственностью appointed ответственного лица
- С ведением книги учета движения трудовых книжек
Выдача дубликатов
При утрате или повреждении трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления.
Для получения дубликата работник представляет:
- Заявление о выдаче дубликата
- Документы, подтверждающие трудовую деятельность (при наличии)
Работа с электронными трудовыми книжками в программах 1С
Настройка программы 1С:Зарплата и управление персоналом
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 реализованы инструменты для работы с ЭТК:
- Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»:
- Позволяет сформировать заявление работника о выборе способа ведения трудовой книжки
- Доступен в разделе «Кадры» или «Отчетность, справки»
- Документ «Прием на работу»:
- Позволяет указать способ ведения трудовой книжки
- Установить флаг «Отразить в трудовой книжке»
1. В документе «Прием на работу» установить флаг «Отразить в трудовой книжке»
2. Выбрать способ ведения: «Электронная трудовая книжка»
3. Указать дату перехода (если смешанный формат)
4. Сохранить и провести документ
Формирование отчетности в 1С
В 1С предусмотрены следующие отчеты по ЭТК:
- Отчет «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета» (ЕФС-1):
- Формируется в разделе «Отчетность»
- Представляется в ПФР не позднее 25 числа следующего месяца
- Отчет «Электронные трудовые книжки»:
- Позволяет анализировать сведения об ЭТК сотрудников
- Формируется в разделе «Кадры»
Переход с бумажного на электронный формат в 1С
При переходе работника с бумажного на электронный формат необходимо:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК
- Выдать работнику его бумажную трудовую книжку
- Зарегистрировать сведения в системе ПФР
- Сформировать отчет ЕФС-1
Ответственность за нарушения в ведении трудовых книжек
Административная ответственность
За нарушения в ведении трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
| Нарушение | Ответственность | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Не ведение трудовой книжки | Штраф от 30 000 до 50 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Несвоевременное внесение записей | Штраф от 1 000 до 5 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Несвоевременная выдача трудовой книжки | Штраф от 5 000 до 10 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Непредставление отчетности в ПФР | Штраф от 300 000 до 500 000 рублей | ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ |
Уголовная ответственность
В особо тяжких случаях (например, подделка трудовой книжки) предусмотрена уголовная ответственность
по ст. 327 УК РФ (подделка документов).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться с электронной трудовой книжки на бумажную?
Нет. После перехода на электронный формат вернуться на бумажный формат нельзя.
Работник может только сохранить бумажную трудовую книжку до определенного момента,
но после перехода на ЭТК бумажный формат становится неактуальным.
Что делать, если работник не подал заявление о выборе способа ведения?
Если работник не подал заявление, по умолчанию применяется электронный формат ведения трудовой книжки.
Работодатель обязан уведомить работника о необходимости выбора способа ведения.
Как получить доступ к электронной трудовой книжке?
Работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке через:
- Личный кабинет на портале госуслуг (https://www.gosuslugi.ru)
- Мобильное приложение «Госуслуги»
- Официальный сайт Пенсионного фонда РФ (https://www.pfrf.ru)
Можно ли вести трудовую книжку в бумажном виде после 2020 года?
Да, но только в следующих случаях:
- Если работник подал заявление о сохранении бумажного формата до 31 декабря 2022 года
- Если работник работает по совместительству
- Если работник работает у физического лица, не являющегося ИП
Ведение трудовых книжек — это ответственный процесс, который требует соблюдения множества нормативных актов
и правил. С 2020 года в России активно внедряеться электронная трудовая книжка, что значительно упрощает
ведение учета и отчетности для работодателей.
Основные выводы:
- С 2023 года новые трудовые отношения оформляются только с ведением ЭТК (если работник не подал заявление о сохранении бумажного формата)
- Работодатель обязан своевременно представлять отчетность в ПФР по форме ЕФС-1
- При переходе на ЭТК необходимо внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и выдать ее работнику
- За нарушения в ведении трудовых книжек предусмотрены административные и уголовные санкции
- Программы 1С предоставляют удобные инструменты для работы с ЭТК и формирования отчетности
чтобы обеспечить сохранность сведений о трудовой деятельности работников и своевременное представление
отчетности в государственные органы.
Полезные ресурсы
- Официальный сайт Роструда
- Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ
- Портал госуслуг
- Сайт для бухгалтеров «БУХ.1С»
Автор статьи: Специалист по кадровому учету и отчетности